Soy el PUTO AMO gestionando mi correo.

Marie-Chantale Turgeon

¿Hasta qué punto consideras importante tener organizadas las carpetas de tu buzón de correo para tener un ORDEN en tu vida?

Como si de algo físico se tratara, lo que no vas a usar en un mes (y tengas la certeza de no tenerlo que usar en un futuro) va directamente a la BASURA.
  •  Siempre que podáis hacerlo, recomiendo separar los correos profesionales de los correos personales y la mejor forma que he encontrado es disponer de 2 cuentas de correo separadas: la cuenta de empresa y la cuenta “informal” de tu casa donde recibes el correo personal (realmente dispongo de 2 cuentas de correo personales: la <Cuenta_Importante> y la <Cuenta-BÁSICA>. El motivo y uso que le doy a cada una de ellas lo explicaré más adelante en esta entrada).
  • Uso 2 Papeleras en mi vida (¡con todo!: amistades incluidas…..): La Papelera DEFINITIVA y una carpeta “Borrar en 2 meses” que hace el uso de papelera temporal.

– La papelera DEFINITIVA es para todo aquello que no tiene ningún valor (tampoco es definitiva porque durante un  tiempo se puede recuperar 😉 ), y

– La carpeta-papelera Temporal, donde almaceno por espacio de 2 meses los correos que me llegan que no tengo claro si tendré que emplearlo dentro de un tiempo (la papelera temporal es una carpeta mas con el titulo “Borrar en Nov13“). Si debo usar algún correo de la papelera en un plazo corto, es en ese momento donde lo almaceno convenientemente. Pasados 2 meses, va con todos los honores a ELIMINADOS.

Siempre puede suceder (aunque raro es) que me hayan enviado un correo que lo pueda haber necesitado al año de haberlo recibido (info de un proyecto de instalación que arrancó hace un año, requisitos de un cliente,…..). Ese problema lo salvo, confesando al cliente que lo eliminé que por favor lo envíe de nuevo.

La mejor herramienta para un buen uso del correo es ELIMINAR y nunca ACUMULAR “porsi” (por si lo necesito en un futuro, por si voy a reenviárselo a otra persona,….)

— PARA EL CORREO PROFESIONAL:

El proceso que sigo cuando leo un correo que ha llegado a mi bandeja de entrada es el siguiente:

  • Cualquier correo sólo tiene 3 posibles destinos:
    1. o a la papelera (a la temporal o a la definitiva). No tiene ningún otro camino que seguir.
    2. o va a su carpeta correspondiente (Proyectos, Personal, Información. Cada una de estas carpetas contiene su subcarpeta explicatoria).
    3. o se queda en Inbox para cuando procese la bandeja de entrada posteriormente (caso excepcional: en el momento que he leído ese correo por primera vez, he dudado de cuál va a ser su próxima acción),
  • Si algún correo recoge una fecha, lo apunto directamente (inmediatamente) en la agenda. Si la fecha que pone el correo no me viene bien, el correo se queda en Inbox para responder al procesar la bandeja de entrada,

El procesar la bandeja de entrada la hago dos veces al día de un tirón. Me resulta mucho mas productivo dedicarle media hora al día y responderme una serie de correos de una tacada que estar respondiendo a los correos uno por uno cada vez que llegan al buzón de entrada.

  • Los correos importantes ( y no urgentes) NO los respondo en el momento; modifico el asunto poniendo un “aa” previo y lo guardo en borradores. Al final del día, respondo a todos los correos que tengo en borrador cuyo asunto empieza con “aa” y que quiero darle contestación hoy porque no pueden esperar.

Mi buzón de correo profesional soy incapaz de gestionarlo si he faltado por mas tiempo de una semana (incapaz o que “no me merece la pena” porque no voy a obtener beneficio al dedicarle más tiempo del que honestamente requiere). En definitiva cuando me ausento de la oficina por más de una semana, dejo un mensaje automático de Fuera de la Oficina avisando que no voy a estar:

“Me encontraré ausente de la oficina y sin acceso al correo hasta el 29 de septiembre. Por favor, si es algo urgente contacte con helpdesk@laparcela.com. Si el asunto puede esperar hasta mi regreso, por favor, reenvíe de nuevo el correo a partir del 29 de septiembre y yo me pondré en comunicación con usted. Gracias”.

Cuando retorno de mis vacaciones, abro mi correo y borro TODOS los correos no leídos en mi ausencia excepto los enviados por helpdesk@laparcela.com. (que me sirven para ponerme al día de lo que ha sucedido en mi ausencia). Lo puedo hacer porque :

  • Tengo la certeza que el asunto importante me volverá a entrar al correo al enviarlo de nuevo el cliente.
  • Ningún cliente se ha molestado por volver a tener que enviar el mismo correo. Ha entendido que en mi ausencia, nadie le iba a dar salida a su correo.
  • Porque no manejo información vital (en la mayoría de trabajos que conozco la información vital se maneja o en la mesa de un quirófano o en salones privados. Nunca en el correo).
  • Y porque mi trabajo me lo permite. He planificado con anterioridad el tiempo que me encuentro fuera de la oficina y, en la medida de lo posible, los plazos dados a cliente comprende este tiempo en el que no voy a trabajar en su proyecto.

Por supuesto que cuando retorno de vacaciones tengo trabajo acumulado (por encontrarse paradas las actuaciones que no se han hecho en mi ausencia) pero de igual forma que si no hubiera ELIMINADOS todos los correos al reincorporarme con la salvedad (el beneficio!!) que ahora me entrará el trabajo escalonadamete

 — PARA EL CORREO PERSONAL

Para Limitar la cantidad de correo que entra en vuestro Inbox.

  • Yo dispongo de 1 email de empresa y de 2 correos para las cosas personales (<Cuenta_Importante> y <Cuenta_BÁSICA>)).
    1.  Cuenta-Importante.- Sólo la tiene la gente allegada a mí, la gente que cuando decide enviarme un correo, se que va a contener información relevante.
    2. Cuenta_BÁSICA.- es la que empleo, por ejemplo, para LinkedIn y Facebook (para evitar las constantes actualizaciones de estado), donde recibo los avisos que ya se me han generado los recibos del  teléfono, donde recibo los correos de un grupo de niños a los que conozco de otras lides, también para la amiga ecológica que me envía toda noticia en cualquier idioma del calentamiento global que aparece en internet, donde recibo los resultados del sorteo de La Primitiva que echo cada semana, los avisos que en Twitter tengo un nuevo seguidor,……..
  • De estas 2 cuentas de correo que manejo de forma personal, sólo atiendo “ordenadamente” la Cuenta_Importante .

La otra cuenta, la Cuenta_BASICA , tengo la seguridad que no contiene ningún correo importante. No tengo que revisar/administrar esta cuenta temporal de correo….. cada 2 meses va todo a “Eliminar”. De esta forma,  tengo la seguridad que lo que recibo en Cuenta_Importante requiere mi atención y lo más importante para mí, me es muy fácil gestionar este correo en carpetas, eliminar, información relevante (vital). Y tampoco mezclo los correos de tipo personal con los profesionales.

  • En momentos de poca actividad, siempre puedo redirigir un correo a la segunda cuenta de correo,  de forma que por un momento estoy viendo todo el correo personal que me entra.

20130902_140143_resized

En definitiva, mi resumen sobre la gestión del correo es:

(IMPORTANTE).- Dedica un tiempo a planificar los tipos de correo que recibes de forma que tengas conocido por anticipado en qué carpeta vas a archivar cada correo (facturas, viajes, comunidad,……)
  • Tu correo no es tan importante. No es necesario que estés continuamente en modo alerta para revisar el correo en cuanto llegue. No te engañes: nunca recibirás un correo tan importante que requiera tu atención inmediata. Te recomiendo revisar el correo 2 veces al día (la decisión de cuál debe ser la frecuencia debe ser sólo tuya).
  • Educa a la gente de tu alrededor (en el trabajo y en lo personal) que si algo les urge de verdad, te llamen directamente por teléfono.

Nota. Personalmente tenemos un pacto en la familia y con amigos de sólo llamarnos por teléfono en horario laboral para cosas urgentes. Pocas veces hacemos excepciones. Análogamente, los clientes  y compañeros de trabajo es raro que me llamen fuera del horario laboral.

  • No leas un correo 2 veces. Nada mas leerlo decide qué vas a hacer con él. Si no tiene ninguna utilidad envíalo directamente a la Basura (si no estás seguro de si te va a resultar útil, envíalo a una carpeta temporal (“Papelera de correos en cuarentena”: si en 2 meses no has usado este correo, ya te puedes deshacer de él enviándolo a la papelera DEFINITIVA (a ELIMINAR)).
  • Ármate de 2 cuentas de correo personal. Yo dispongo de 1 email en la empresa y de 2 correos para las cosas personales (importante-Familia&Amigos y Básico-Conocidos).

En momentos de poca actividad, siempre puedo redirigir un correo a otro de manera que por un momento estoy viendo todo el correo personal que me entra.

  • Responder, administrar, el correo en bloques de tiempo.  Os va a dar mas fruto (esto es, seréis mas productivos), respondiendo correos durante intervalos de media hora que estar haciéndolo cada 10 minutos en tus “ratos libres”.

Estas son los fundamentos que uso para administrar mi correo. Reflexionar sobre cuales de las cosas que os he dicho os puede resultar útil para vuestra vida diaria. Haced una búsqueda por internet sobre “Gestión eficaz del correo” para sacar distintas ideas que podáis vosotros utilizar.

El primer paso para conseguir un buzón de correo bien organizado (ordenado) empieza por querer hacerlo.

Al principio cuesta un poco hacerse con el nuevo método que decidáis emplear (realmente, lo que cuesta es hacerlo de distinta forma a cómo lo has estado haciendo hasta ahora. !Cambia de hábitos¡).

Si ansiáis un buzón ordenado, seguro que lo obtendréis con poco esfuerzo, únicamente con un poco de disciplina.

 

Saludos. Os deseo una buena organización y orden.

(Imagen: Marie-Chantale Turgeon).

Anuncios

Responder

Introduce tus datos o haz clic en un icono para iniciar sesión:

Logo de WordPress.com

Estás comentando usando tu cuenta de WordPress.com. Cerrar sesión / Cambiar )

Imagen de Twitter

Estás comentando usando tu cuenta de Twitter. Cerrar sesión / Cambiar )

Foto de Facebook

Estás comentando usando tu cuenta de Facebook. Cerrar sesión / Cambiar )

Google+ photo

Estás comentando usando tu cuenta de Google+. Cerrar sesión / Cambiar )

Conectando a %s