Acerca de mí (y III: preGTD básico)

Con GTD, como en muchas disciplinas, no se avanza, no se progresa, sin asentar unas sólidas bases.

≡ Se aprende subiendo escalones. Unos los suben más rápido que otros pero hay gente que subiendo a un ritmo más lento han llegado a escalones superiores de los seres rápidos. Cada cual a su ritmo natural.

Es importante mantener la constancia de dedicar a nuestro sistema de organización su tiempo sin excusas, la de no venirse abajo: si algún día algo no te salió bien, recordar que en muchas ocasiones hiciste cosas muy buenas y ahí no fuiste tan crítico en tus valoraciones. Continuar, continuar y continuar. No dejarlo. Lo mejor para HACER es mantenerse activo, con las tareas agradables y con las que no. Empezar es el primer paso.

≡ Nunca tendrás tan poco tiempo o tan baja energía como para decir “imposible” empezar ahora cualquier tarea.

prisas-running    El estrés (léase los malos rollos, los caras-agrias, los cotilleos, la gente tóxica, la impaciencia hacia nuestros hijos o mayores,  la falsa-superioridad hacia el dependiente que nos atiende,…..) hay que dejarlo fuera de nuestras vidas. No es fácil pero no es imposible porque es un hábito adquirido y heredado.  Hay que obtener un control y perspectiva de nuestras vidas que nos permita manejarnos y controlarnos en la mayoría de situaciones de nuestra vida cotidiana, que no genere una reacción desproporcionada ni por exceso ni por defecto.

≡ Tenemos  que aprender a vivir dejando el estrés fuera de nuestras vidas.

Ya al comenzar a usar GTD, el estrés se suaviza bastante al empezar a tener control de los trabajos que tenemos encomendados y priorizarlos.

Os dejo un texto de “Productividad sin estrés” de Francisco Sáez.

El incorporar GTD a vuestra vida os va a dar beneficios a corto plazo pero exige una constante revisión para asegurar que se está empleando bien.

A mí el uso de GTD me ha hecho obtener una vida más sosegada con la gente que me importa y permitiéndome hacer sólo las tareas importantes para mí.

Es lo yo denomino el ORDEN. Conocer qué tareas tengo que emprender (priorizar mejor) y cuanto tiempo le tengo que dedicar a cada una de ellas para conseguir un tiempo exclusivo para mí y de calidad donde

  • he optimizado las labores de hogar aplicando una serie de rutinas que me facilitan su labor y hacer más rápido lo que antes tardaba horas,
  • me he deshecho de reuniones no necesarias,
  • de no tener la necesidad de leerme todo lo que sale en internet de algún tema del que estoy interesado,
  • de estar con amigos más tiempo del necesario si mañana no me va a permitir disponer del tiempo que tenía dedicado a mí,
  • de ordenar el buzón de correo.

Si dispongo de 30 minutos, quiero dedicarlos a lo que quiero hacer en ese momento sin que causas externas (que no he terminado el informe, que tengo que limpiar la casa,…..) me lo imponga.

El ORDEN es Tener Control del Tiempo (y no solo del ESPACIO: armario, mesa del trabajo, cajones, carpetas,….)

Order-Chaos

         Imagen:Jennifer Hamlet

El poder, la sencillez y la eficacia “se experimentan mejor como experiencias, en tiempo real, con situaciones reales en su mundo real” (‘Organízate  con eficacia. Máxima productividad personal sin estrés.  David Allen.’).

Con GTD, con listas ToDo, con organización es semejante. No hay ningún software, no hay ningún gurú en web que te de más tiempo para que lo disfrutes donde quieras. Es un camino que debes emprender haciendo parcelas en tu vida, siendo constante, manteniendo la visión en el foco de lo que queremos conseguir.

Este Orden os lo va a dar GTD siempre que lo adaptéis a vuestras necesidades. Es difícil usar las mismas técnicas para distintos tipos de trabajo. El que tenga que trabajar con 100 tareas de 2 minutos no puede utilizar las mismas técnicas que el que maneje 4 tareas de 50 minutos:

  • El que tenga 100 tareas al realizar las tareas de Recopilar, Procesar, Organizar y Revisar debe ser especialmente bueno RECOPILANDO (para no cargarse con mas cantidad  tareas) y también PRIORIZANDO
  • El de 4 tareas tiene que ser muy bueno  ORGANIZANDO (subdividiendo en tareas más pequeñas y manejables, en descomponer las tareas en próximas acciones, en ser sabedor de cuales de ellas las puede delegar,…..).

En momentos que estéis empleando GTD os recomiendo en alguna de las pausas tomar la perspectiva de cual es el FOCO de lo que queréis hacer: Reflexión, Formación y Sentido Común.

1.- REFLEXIÓN.- sobre qué beneficios esperáis obtener con el empleo de GTD.

Preguntaros:

¿Estáis complicando el trabajo mas de lo necesario haciendo la tarea mas compleja de lo que debiera ser?,

¿Le estáis dedicando a la tarea el tiempo que se merece y que habíais estimado previamente?,

Si lleváis un porcentaje de la tarea ya realizada, ¿vais a obtener el resultado que esperabais?.

2.- FORMACIÓN.- Formación para saber en qué consiste GTD y cómo lo emplean otros.

¿Estáis usando GTD y os resulta mas complicado que con el método que usabais previamente?

¿Seguro que estáis usando GTD bien?. Si únicamente la planificación de una tarea os conlleva mas tiempo que el completar la tarea, es que el sistema no va bien.

3.- SENTIDO COMÚN para evitar que el usar GTD no os implique una tarea adicional que os robe mas tiempo al controlarlo, al revisar tareas y al discernir cuales de ellas son las importantes que el no emplearlo.

Adentraros en GTD (“¿qué es GTD para mí?”). Cambiando los hábitos, la forma de proceder ante una tarea, os hará ser mas eficientes y por tanto conseguir más tiempo. No haréis mas cosas sino que las tareas que hagáis las haréis de forma mas efectiva liberándoos un maravilloso tiempo para vuestro disfrute.

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