Un Sistema de Organización, necesario para tu productividad.

SOrga

La cabeza la uso para pensar pero para recordar (lo que es el archivado) utilizo la agenda.

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¿Por qué un Sistema de Organización?

    Puedo permitirme no tener memoria porque tengo la tranquilidad de tener un sistema fiable de archivado que me va a asegurar el recordar cualquier cita o tarea que tenga que hacer y en el momento adecuado. Quiero insistir en lo del momento adecuado porque el sistema que empleo solo me muestra mis tareas actuales y las dos próximas acciones inmediatas de las tareas que tienen por mi parte alguna acción inmediata. Para mí, resulta tonto (e inútil) mantener en mi sistema ( y por tanto tenerlo siempre visualizado) una tarea que no va a suceder hasta dentro de 3 meses y cuando ahora no tengo que hacer nada.

«Cuando un sistema de organización personal te obliga a “planificar”, lo que hace es forzarte a que definas cómo van a suceder las cosas»

Artículo de Optima Infinito (@jmbolivar)

 Sistema-Archivos

¿Cómo tiene que ser TU sistema de organización?

Tienes que hacer que tu sistema de organización sea tuyo. Al menos yo, no he descubierto ningún sistema que, aislado, me funcione completamente. Lo he tenido que complementar con algún otro. Esto es, no se de nadie, que se organice “sólo con papel y boli” o “sólo con Wunderlist” o “sólo con enviarse un correo a su inbox”.

Mi sistema de organización: Personal, adaptado a mí y fácilmente consultable.

El sistema que yo manejo es básicamente:

Papel y bolígrafo (siempre van conmigo) y programa Toodledo.

—– Papel y Boli.- ¡Las más grandes herramientas por mí conocidas! Con estas recopilo, reviso, proceso al final del día, hago recopilatorio de ideas. La gran ventaja que para mí supone es tener una hoja con las tareas del día (la lista Today) y esta misma hoja me hace distintas funciones. Al terminar el día genero la nueva “lista Today” de tareas que tengo para mañana y organizo (proceso) las tareas pasándolas a agenda, descartando o registrándolo en mi sistema de organización virtual: Toodledo.

–— Programa Toodledo.- He probado distintos programas pero, hasta la fecha, únicamente ha sido Toodledo el que me permite “trabajar como yo quiero”. Al tratarse de un programa con tantas opciones en su versión gratuita, es muy fácil adaptarlo a las necesidades propias. Utilizo Toodledo para archivar todas las tareas. Os explicaré más despacio las opciones de Toodledo pero bastan las siguientes para que se haya convertido en mi programa rey:

  • Es sincronizable entre todos mis dispositivos Android,
  • Envía un recordatorio por correo o por mensaje pop-up en el minuto que quiero,
  • Me lanza cada día un recordatorio de las tareas que tengo para el día y las tareas acumuladas que no hice ayer (lista Hotlist),
  • Me muestra las tareas que tengo para mañana (para ir preparándome)
  • Y tan sólo me muestra las tareas o citas inmediatas ( ¡ muy importante para mí !): no quiero tener siempre presente cuando es mi aniversario de boda hasta que suceda. Si tuviera que comprar algo para ese día (!¡) le he puesto el aviso de  un recordatorio para la semana anterior.

Os animo a que hagáis uso de un sistema de organización y lo complementéis con los 5 pasos del método GTD. Conseguiréis poner orden en vuestra vida. Vida que al fin y al cabo la queremos con el estrés fuera de ella.

Agradecería vuestra opinión ¿que sistema de organización o programa usáis para ser mas productivos?

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