Lo Prohibido y Obligado para tu Productividad.

sea-newYo te recomiendo prohibirte y obligarte a realizar las siguientes actividades; ¿por qué?, porque a mí  me han valido.

 Te vas a prohibir:

  • Prohibido no Decidir: De entre todas las tareas que tienes pendiente de hacer en el día, escoge en cada momento cual es la que más beneficio te aporta enfrentarte a ella. Distingue lo urgente de lo importante. A primera hora de la mañana generalmente es cuando estás más cargado de energía,  cuando más liberado estás de reuniones. Es en ese momento cuando debes decidir:

O haces la tarea más pesada del día, la que más pereza te dé. El objetivo es finalizar esta tarea “pesada” del día cuanto antes y si empiezas, antes terminarás. El beneficio es que cuando termines esta tarea, ya solo te quedan por hacer las tareas gratificantes.

– O haces la tarea más prioritaria del día. Esa tarea que, personalmente, te urge por plazos, por interés acabarla cuanto antes.

Mantén el foco sobre lo que hoy quieres conseguir.Ten claro cuáles son tus objetivos del día y cuáles de las tareas que te has asignado te ayudan a conseguirlo.

  • Prohibida la multitarea. Debes estar con tu concentración plena en una única tarea. Aunque creas que puedas llevar varias tareas a la vez, notarás que puedes realizar mejor tus tareas dedicándote cada vez por entero a sólo una de ellas.

Las preocupaciones entran en el área de multitarea. O te preocupas o trabajas productivamente. Las dos cosas a la vez no puedes hacer. Decide hoy qué vas a hacer: preocuparte o trabajar.

  • Prohibido empezar con una tarea sin fijarte el plazo de tiempo que vas  a estar realizando esta tarea. El motivo es que no estés por tiempo indefinido dedicado a una única tarea, para no correr el riesgo de que el tiempo dedicado a la tarea se expanda por tiempo indefinido.

 La ley de Parkinson afirma que el trabajo se expande hasta llenar el tiempo disponible para que se termine.

  •  Prohibido no hacer pausas en el trabajo. Descansa después del  tiempo que te hayas establecido y decide si te pones con otra tarea distinta o continúas con la que estabas realizando. Cuanto más mono-tarea seas, mejor lo estarás haciendo. Estar con una sola tarea es estar empleando todo tu potencial de concentración en la tarea que tienes entre manos y no en estar atento si te llegan nuevos correos,  si llega un compañero del departamento de administración porque le tienes que consultar un dato,…Tu móvil y tu ordenador solo lo utilizarás como herramienta de trabajo. Evita las distracciones.
  • Prohibido no ser flexible con tu lista de tareas. Planificarás tareas diarias, tareas semanales y hasta tareas a seis meses vista…… y raramente harás en el día únicamente esas tareas. Vas a tener que aprender a decidir sobre la marcha. La vida está llena de imprevistos y tareas reactivas. Eso es lo bonito de la vida y lo que te llenará de orgullo: medirte cada día, cada mes,…. E hincharte de orgullo de lo bien que has sido capaz de gestionar imprevistos.
  • Prohibido no atender a la familia y amigos. Cuando algún ser querido te pida algo y tú dudes si hacerlo porque tienes otra cosa que hacer es que tu productividad personal la estás haciendo mal. La capacidad de decir NO está sobrevalorada.  Si priorizas a tus seres queridos, la vida no te irá mal.

Tú eres una persona importante: resérvate un tiempo de ocio para ti. Un tiempo de disfrute que te beneficie y te haga repostar de energía.

Oblígate a:

  • Obligado a hacer una tarea fuera del campo de actividad por la que te pagan.  Disfrutes mucho con tu trabajo (o no) debes descansar tu mente realizando una tarea ajena al trabajo que realizas normalmente.  Apúntate a un taller de teatro (si no eres actor o actriz o figurante), a clases de baile (si no eres gogó), a clases de cocina (si no eres pinche, cocinero)
  • Obligado a Formarte y Aprender: En los cursos además de aprender habilidades nuevas perfeccionaras las que ya tienes y descubrirás otras formas distintas de hacer lo que has estado haciendo durante años: Apúntate a un taller de teatro (si eres actor o actriz o figurante), a clases de baile (si eres gogó), a clases de cocina (si eres pinche, cocinero),…
  •  Obligado a dormir las horas que necesites: Si entre semana no se te permite descansar lo suficiente, resérvate un día para dormir a pierna suelta todo lo que necesites. Márcate en tu agenda que será el sábado el día que duermas todo lo que necesites o entre semana  intenta irte una noche más pronto a la cama.
  • Obligado a hacer la pausa para comer: Y cuando estés comiendo, sólo debes estar comiendo. Aprovecha para alternar con compañeros y sociabilizar. Prohibido comer delante del ordenador, revisando tu Smartphone o leyendo algún documento.
  • Obligado a entender los descansos que pida tu cuerpo: Cuando realizas una tarea,  tardas un tiempo en meterte en la tarea y alcanzar la concentración que requieres.  Oblígate a hacer suficientes descansos donde la duración del descanso la marques tú. Lo ideal es que hagas un descanso donde notes que tu cabeza ha dejado de estar tan embotada pero no se ha relajado demasiado como para tener que empezar a coger la concentración desde cero.

Tus niveles de energía son biorritmos: habrá días en que a pesar de tenerlo todo bien planificado, notarás como tu cuerpo no responde con la energía de otros días. Te entretendrás en otras tareas, te levantarás otras veces a almorzar algo para obtener más energía,……. Y así se habrá terminado todo tu día sin acometer las tareas TMI que tenías planificadas. No te amargues. Otro día seguro que serás más productivo.

  • Obligado a ser flexible contigo mismo. Sé flexible. ¿Te has dado cuenta que eres más flexible, comprensivo y condescendiente con los demás que contigo mismo? ¿Qué aguantas mejor “errores” en otros que los tuyos propios? El dueño de tu vida tienes que ser tú. No hagas un drama ni te defraudes por no hacer varios días el trabajo que tenías pensado.
  • No te compares con nadie. Tu eres tú y tus circunstancias. Si Io haces lo mejor posible, no te puedes exigir más.  Pregúntate: ¿Podría haber hecho esta tarea de forma mucho más productiva, esto es, de manera más eficiente y con menor tiempo?

Si al realizar el listado ToDo eres benevolente contigo mismo, harás menos tareas de las que eres capaz de hacer; a la larga te aburrirás al no estar motivado y, lo peor, pensarás que eres más productivo de lo que realmente eres con lo que en periodos de mucho trabajo habrá mucha gente que te superará. La caída desde tu podio va a ser dolorosa.

Si por el contrario, te pones tareas por encima de tus límites, nunca terminarás el listado ToDo de cosas que tienes por hacer, te abrumarás y agobiarás y caerás en el error de pensar que eres poco productivo cuando en realidad estás por encima de la media.

¿Sabes por qué lo llaman Productividad Personal?

1.- Porque te permitirá hacer las tareas que para ti sí son importantes. Las tareas que tú te has marcado para alcanzar los objetivos que tienes en mente.

2.- Porque es muy personal. Lo que es válido para otra persona, raramente te será válido a ti al cien por ciento. Lee libros y textos en internet de las personas que se han iniciado antes que tú en hacer su vida (y la de otros) más productivas. Escoge de entre todo lo leído lo que pienses que a ti te puede resultar útil. Y llévalo a la práctica. Equivócate (que es gratis), diviértete utilizando todas las aplicaciones Apps que encuentres de productividad, usa papel y lápiz o Excel en tu ordenador o la última aplicación de moda en para GTD, ……. .  En la priorización de tareas no hay leyes solo reglas. Tú decide si las infringes o las respetas. A lo largo de los días iras adquiriendo unos hábitos, iras haciendo tuyos estos nuevos hábitos y terminarás haciéndolo de forma automática de forma que se habrán incorporado a tu vida diaria. Escoge de entre todo las enseñanzas lo que a ti sí te vale.

Te adelanto que sólo hay una forma de atacar una tarea: EMPEZAR,  HACER y TERMINAR.

Lo que se salga de esta dinámica terminarás aplazándolo para más adelante o no has sido capaz de priorizarlo convenientemente.

Pon en práctica las recomendaciones que estimes oportunas e intégralas en tu vida. Quisiera conocer cómo te ha ido y cuales otros hábitos tienes aprendido que os funciona a la perfección, ¿me lo cuentas?.
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