Guía Diaria I: La Productividad de cada día.

No lo niegues: no tienes el mismo rendimiento a lo largo de tu día.

Yo, a fuerza de chocar varias veces y aprender de mis errores, os listo las prácticas diarias que sigo de forma que hagan mi vida más fácil y efectiva.

Este es mi ejemplo, una jornada de 8 horas con 1 hora para comer.

Los rendimientos profesionales que me marco a lo largo del día son los siguientes:

•    Rendimiento 100 % – Tiempo a tope.small_4550903693
•    Rendimiento   60 % – Tiempo a medio gas.
•    Rendimiento   40 % – Tiempo Lego.
•    Rendimiento   10 % – Tiempo de Tránsito.
•    Rendimiento     0 % – Tiempo en Días no laborables.

De forma que, dependiendo de la hora del día que sea, trabajo y me organizo de distinta forma:

Antes de dormir.

  • Deja preparado la noche anterior todo lo que vayas a necesitar el día siguiente desde el mismo momento que te levantas hasta antes de salir de casa:
  • Ropa elegida, libro, mp3,…
  • Cartera, portátil, llaves,…
  • Comida o almuerzo si te vas a llevar.
  • Documentación.
  • Prepara la comida que tienes que llevarte para mañana.
  • Ordena y limpia un poco la casa. Una visita rápida por habitaciones de la casa te hará mantener el orden de tu casa a rajatabla.
  • Planifica tu listado ToDo para mañana.  Planea las rutinas y tareas que quieres realizar mañana. Recuerda que para ti deben tener prioridad las tareas acotadas en fecha (las que te urge hacerlas pronto) y las tareas que te aporte algún beneficio personal y que no tienen por qué ser las tareas mas entretenidas!  ;-( .
  • Relájate antes de dormir. Baila, diseña un jardín zen, lee, visiona el último programa de la tele… lo que sea que te aporte un placer y que sea una actividad distinta al trabajo que haces habitualmente.

♦ Al levantarte.

  • Desayuna. ¿Acaso no necesitas energía para el día?.
  • Sal temprano de tu casa. No puedes empezar el día estresado porque hay retenciones en coche, huelga de transporte…. Así puedes empezar el día sin tensiones.

♦ Rendimiento A TOPE. (Rendimiento: 100%).

Las dos primeras horas de la mañana son las horas mas productivas del día.

  • Aíslate y evita las interrupciones y los “ladrones de tiempo”.

En esas 2 horas, en la medida de lo posible, me vuelvo invisible en la oficina.

Este tiempo de desconexión de todo lo que no sea tu trabajo te hará rendir al máximo. El dedicarte a las tareas para ti mas prioritarias, te permite adelantar trabajo por si a lo largo de tu jornada se presentasen “emergencias” que te hagan modificar tu planificación inicial.

  • Empieza por las tareas para ti más desagradables. Ahora que tu mente está fresca, estas tareas las harás más rápido y con mejor predisposición.
  • Márcate el tiempo que vas a estar con esta tarea. Cuando termines con este tiempo, descansa lo suficiente para descargar tu mente pero sin perder el grado de concentración y decide si retomar la tarea con la que estabas o realizar otra nueva.

Rendimiento A MEDIO GAS (Rendimiento: 60%).

Este es el trabajo que realizo por la mañana tras mis 2 horas de mayor productividad y el trabajo por la tarde tras la pausa para la comida. Me dedico a las tareas cotidianas e imprevistos que surgen durante el día y al resto de tareas de mi planificación.

Como no estoy al tope de mi rendimiento, eso me permite aguantar durante más tiempo sin necesidad de hacer largos descansos.

  • Ten claro en todo momento cual es tu prioridad.
  • Revisa las tareas que tienes decidido hacer durante el día e identifica qué cantidad de tiempo necesita hasta completarla.
  • Si es una tarea o actividad grande, divídela en periodos de tiempo más manejables para trabajar sobre ella.
  • Escoge las actividades que vas a realizar siguiendo el siguiente orden:
    1. Tiempo disponible,
    2. Prioridad
    3. Grado de energía con la que te encuentres.

Antes la Prioridad que la Energía no vaya a ser que confundas cansancio con dejadez o hastío hacia esa tarea. Utiliza el sentido común: si has comenzado una tarea pero notas que no rindes lo suficiente en esa tarea, es mejor que pases a otra que requiera menos de tu atención que estar “sin hacer nada bueno”.

  • Apunta en tu listado las nuevas actividades que te surjan: te servirá para conocer durante tu revisión diaria a dónde ha ido a parar tu tiempo.
  • A tarea finalizada, actividad tachada. Borra de la lista las tareas cuando las acabes.

Una hora después de comer (Rendimiento 40%).

Una hora después de comer, vengo todo desconectado del trabajo y con sopor después de la comida. Es mi hora menos productiva.

Para aprovecharla lo mejor posible, hago dos cosas:

1.- Reflexiono cómo va el día y hago balance: “¿tengo alguna tarea importante por terminar?”, reviso las prioridades de las tareas que tengo a la vista, proceso mi bandeja de entrada,……..

2.- Hago las “tareas Lego”: hago las múltiples pequeñas tareas que tengo pendientes (y que me he dado cuenta que, por consumir poco tiempo y tan poca prioridad, son las que más tiendo a descuidar, a procrastinar).

Al irte del trabajo.

  • Acostúmbrate a irte a tu hora del trabajo. Cuando te es necesario quedarte muchos días  unos horas más en el trabajo, algo está fallando en tu sistema de productividad. Esto dista de hacerte parecer más productivo, puede indicar que no eres eficaz haciendo tu trabajo en el tiempo establecido.
  • Ordena tu escritorio antes de irte.

 

♦ Tiempo de TRÁNSITO (Rendimiento: 10%).

Tiempo de tránsito es aquel tiempo que tardo, especialmente, en ir y volver del trabajo. Os hablo de 15 horas por semana. ¿No sería tonto desperdiciar tal cantidad de tiempo?. Aprovecha el tiempo muerto, aprovéchalo tanto para lo personal como para lo profesional. En el metro o el autobús, mientras aguardas una consulta médica, antes de una cita con alguien: lee un libro, revisa tu correo, revisa blogs, haz la lista de la compra, realiza llamadas de teléfono, … cualquier cosa que te haga ser productivo. Es muy importante aprovechar de forma efectiva todas las horas que puedas tanto en tu trabajo como fuera del mismo

♦ ¿Y qué pasa sábados, domingos y fiestas de guardar?.

Sábado, domingo y festivos: no se trabaja. Pues haz cualquier cosa que no esté en el contexto de trabajo. Importante aprovechar este tiempo para recargar tus pilas. En fin de semana no tienes excusa para hacer lo que habías descuidado: llamadas a tu familia y amigos, organización de facturas en casa, cocinar y comer bien, exposiciones………..Disfruta de los momentos que hacen recargar tus pilas y renuevan tu motivación.

BONUS:

  • Mantente flexible. Es normal que durante el día se presenten multitud de ocasiones que he haga modificar tu planificación.
  • Procesa. Cuando lleves media jornada ya trabajada, párate a revisar cómo llevas tu día productivo y observar qué tareas te faltan por completar.
  • Intenta hacer la tarea lo mejor posible y dedícale el tiempo que estimes que necesita la tarea. Sin compararte a cómo lo haría otra persona.
  • Cuando tengas nuevas actividades “no esperadas” (tareas reactivas), no te pongas inmediatamente con esta actividad: decide cuándo lo vas a hacer.
  • Es importante hacer un breve descanso tras cada actividad (mi cuerpo está descansado pero noto mi mente “embotada” y no soy capaz de mantener la concentración: éste es el momento de hacer una pausa). A lo largo de la mañana, hago una pausa más larga donde aprovecho para tomar un almuerzo.

                    – – – o O o – – –  §  – – – o O o – – –

Como conclusión, el rendimiento vendrá marcado por adaptar tus niveles de energía al trabajo que vas a desempeñar. Descubre cuando eres más enérgico para programar en este tiempo las tareas mas pesadas. 
El próximo post, será la segunda y última parte “ y Guía Diaria II: Aritmética de mi Productividad .

[photo credit: stevendepolo via photopin cc]

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