Un Repaso de GTD en 14 webs.

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Iniciarse en GTD o en Productividad Personal. Os voy a hacer pasar por, algunas, de las 14 mejores webs de productividad. Y 14 personas tras ellas. Todas estas webs son buenas pero no están todas.

Vamos a hacer un intensivo, un rápido, un fast track de GTD y Productividad. Para iniciarse en GTD…. y continuar.

Os facilito una serie de artículos que son de una calidad para mí impresionante. Leerse el libro de David Allen puede resultar aburrido para algunos pero ¿el leerse estos artículos? Gozareis.

1 – Iniciarte.

Lo primero es informarse qué es esto de GTD.

@bertop: Sistema GTD explicado cada uno de los 5 pasos y con ejemplos prácticos.

2 – Pensar si tienes ganas de meterte en Productividad.

@DanielGrifol: La motivación tiene que estar dentro de ti.

3 – Y comprometerte.

Ser productivo tiene un precio, ¿estás dispuesto a comprometerte?

@JeronimoSanchez: Tener disciplina y compromiso.

4 – Hacerte con el material imprescindible de Papel y Lápiz.

Solo los iniciados usan alguna aplicación informática. Yo considero importante iniciarse solo con papel y lápiz para coger la técnica de “como” apuntar notas. Os va a ser de gran utilidad para apuntar más adelante en vuestros móviles u ordenadores las tareas. Así distinguiréis qué tareas son importantes y cuales no merecen la pena apuntar, adquiriréis el hábito de soltar todo de vuestra mente (que siempre será mucho más fácil apuntarlo en papel que tirar por ejemplo de una aplicación en el móvil).

@ElCanasto: 9 razones para usar papel y lápiz

 5 – Recopilar y Procesar.

Después de seleccionar vuestras “bandejas de entrada” o “cestos”:

    • Hay que guardar todo lo que te interese fuera de tu cabeza. “La mente es buena para pensar pero pésima como agenda”.
    • Las bandejas de entrada tienen que ser las menos posibles.
    • Vaciar estas bandejas de entrada de forma regular.

@Marladif: Procesar en GTD.

6 – Organizar.

Tienes que contar con un Sistema de Organización fiable.

@JordiFortunyBad: Los 3 requisitos que debe cumplir un sistema de archivo.

7 – Revisar.

Realizar regularmente revisiones de tu sistema para cuestionar como van tus tareas.

@OptimaInfinitoLa importancia de la revisión semanal.

8 – Tener una serie de actividades que te mantengan productivo.

Del tipo de cuando usar la técnica Pomodoro, como evitar las interrupciones o cuando procrastinar.

@DavidTorne: Sistemas y Técnicas de Productividad

9 – Planificarte.

Del listado de cosas por hacer, decidir a qué te vas a dedicar y asignarle un tiempo.

@iago_fraga_tdo: La diferencia entre Planificar y Programar tareas.

10 – Y Priorizar.

@ajmasia: “Priorizar significa tomar la mejor decisión en cada momento”.

11 – Escucha a los que se iniciaron en Productividad antes que tú.

No se puede aprender sin escuchar y adaptar lo aprendido para coger lo que nos es útil. Lo de Personal que tiene la Productividad es para señalar que sólo es válido lo que a ti te funciona. Sin reglas prefijadas.

@Albarbero & @FacileThings: Conocer GTD para saber las mejoras que puede hacer a tu vida.

12.- Y tu vida cambiará.

Vas a interiorizar hábitos que, voluntariamente, te van a obligar a hacer cambios en tu entorno hasta provocar cambios en ti.

Llegará un momento en que adoptarás hábitos de sueño, de alimentación, de realizar ejercicio, de diseñar rincones en tu hogar para transformarlos en más útiles y confortables;  las viejas palabras Orden, Organización, hacer tu vida más simple o minimalismo adquirirán nuevos conceptos. Tu vida y el empleo del tiempo habrá cambiado.

@OmarBlogAR: Hábitos productivos que mejoran tu vida.

13 – Y os tocará explicar qué es esto de GTD.

Habéis adquirido una serie de hábitos nuevos que a la gente de vuestro alrededor le sorprenderá. Os tocará explicar que es esto de GTD. Buena suerte… la necesitas.

@alejandrovazque: GTD está entre la autoayuda y la Virgen de Lourdes.

¿Os he dicho que no están en este artículo recogidas todas las webs de Productividad que me parecen importantes su lectura? Un momento, ¿no recordáis si os lo he dicho? ¡Veis como la mente no es buena recordando cosas! Empezad con GTD ya.

Ahora es cuando pido que si os ha gustado este artículo fresco de verano me lo compartáis en las redes sociales o me pongáis algún comentario porque ¿no seréis capaces de haberos leído el artículo completo y después dejar la página sin dejar rastro? ¿eres de verdad capaz?

[Imagen: pierre pouliquin via photopin cc]

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Soy Persona y Trabajador pero solo uno.

VidaPersonalyProfesional

David Allen propone en Getting Things Done (GTD) organizar tus tareas siguiendo el orden:

  1. Contexto
  2. Tiempo Disponible
  3. Energía Disponible
  4. Prioridad

Donde contexto puede ser o bien el lugar dónde debes encontrarte para hacer la tarea (en casa, frente al ordenador, en supermercado,…) o bien puede ser una persona (por ejemplo, un contexto puede ser “con jefe” para señalar que esa tarea solo la puedes tratar en la  reunión semanal en presencia de tu jefe). En definitiva, contexto es “donde necesitas estar o en presencia de quien debes estar para realizar la tarea”. La idea es mantener tu mente liberada de las tareas que no puedes hacer en ese momento. ¿Para qué tener hoy martes tu mente ocupada en recordar que tal asunto lo tienes que tratar con tu jefe si no vas a verle hasta el viernes? Lo que se recomienda es apuntar esa tarea en el contexto de #conjefe o #reuniónsheriff y olvidarte de este asunto hasta no encontrarte con tu jefe el viernes.

Sin embargo, hoy en día que estamos tan activos en todo momento y la tecnología nos permite estar localizables y con acceso tan fácil al correo, los contextos físicos de #casa y #trabajo se confunden: no me resulta extraño estar recibiendo correos de trabajo hasta las 22 horas (si no más tarde).  Aunque te obligues a no responder a estos correos o a no contestar a las llamadas de teléfono, el caso de saber que algún compañero está trabajando a esa hora o pensar en la respuesta que le vas a dar al día siguiente, te saca de tu zona de descanso y te obliga a ponerte otra vez en mentalidad laboral. El resultado es que no descansas ni disfrutas de tu tiempo personal como debieras.

El querer hacer mis asuntos personales solo cuando me encontraba fuera del trabajo o atender sólo asuntos de trabajo en el horario cerrado de 09-18 horas solo trajo confusión y estrés a mi vida.

Yo, al menos yo, veo ya una utopía separar mi vida personal de la laboral. He optimizado mis procesos internos, he seleccionado hábitos productivos que me ayuden, he educado a la gente que reflexionen sobre si lo que quieren decirme en el momento no puede esperar unas horas o al día siguiente para relatármelo,.. pero no he conseguido separar ambas identidades. Importante, digo separar y no diferenciar porque distinguir entre tareas personales y laborales lo hago, ya, muy bien.

De mis conflictos entre separar la vida personal y profesional no quiero echar toda la culpa a los asuntos de trabajo que invaden mi tiempo libre y personal. También me sucede a la viceversa: en el contexto en el que estoy en el trabajo me coinciden en el mismo horario en el que puedo pedir cita al dentista, vigilar al fontanero que está haciendo obras en casa o felicitar por teléfono a un amigo que está en Chile por la diferencia horaria. En definitiva, hago cosas de mi ámbito personal cuando me encuentro en el contexto de trabajo. De igual forma, me permito realizar en mi tiempo personal alguna labor de trabajo como un esquema de instalación o la planificación del día siguiente. El dedicarse solo diez minutos me va a facilitar saber el rumbo que voy a tomar al día siguiente.

Las siguientes son las acciones que me facilitan hacerme mas productivo sin la necesidad de tener por completo separados mi vida personal y profesional:

  • Lista de Proyectos Mensuales Personales y Profesionales.- Es el listado de cosas que “tengo” que hacer este mes. En él están apuntadas tanto las tareas personales como las profesionales. Separadas en cuatro apartados: personal, casa, trabajo y blog. Todas las tareas que puedo realizar están siempre recogidas en algunos de estos apartados.
  • Los asuntos personales fuera del trabajo. Tengo “educados” a mis familiares y amigos que en el horario de trabajo intenten no contactar conmigo si se pueden esperar a la tarde que esté fuera del trabajo (no correo, no whatsapp).  Que sólo me llamen si lo consideran importante (o urgente) y no pueden esperar. NUNCA me he perdido un asunto importante. Las veces que me ha llamado familia y amigos la conversación sólo ha girado en el tema en cuestión y no en banalidades.  De la misma forma intento antes de salir de trabajo dejar todo bien atado para que no tengan que recurrir a mí en mi horario personal.
  • Planificar el domingo la planificación a 3 días. Solo a 3 días porque descubrí hace meses que hacer el domingo la planificación de toda la semana laboral, con el devenir de los días, lo que tenía planificado para el jueves o viernes difiere notablemente de lo que tenía previamente planeado. Solo planifico la “semana” de lunes a miércoles y el jueves y viernes lo voy cerrando con la “sentada del día anterior” junto con las cosas que aún tengo pendiente por realizar. Con esta forma he conseguido realizar en torno a un 70% de las tareas que tenía planificadas hacer durante la semana; bastante más que planificar a una semana vista.
  • Soy productivo si tengo un mínimo de felicidad. Todos los días tengo una porción de tiempo para dedicarme a mí mismo (un paseo, mi mejor CD de música, vaso de vino,…) y tiempo para los míos (visita al vecino, llamada a los padres o a algún amigo). Puedo haber tenido el día mas productivo empresarialmente hablando pero si no me quedan ganas (energía) o tiempo para hacer lo que quiero, ¿de qué me sirve tener toda mi vida tan organizada?

 

Yo soy yo y mis circunstancias y dado que me gestiono el tiempo de igual forma en el trabajo que fuera de él lo único que hago durante todo el día es priorizar qué tarea tengo que hacer en cada momento: informes en horario laboral o paseos y amigos en horario personal. Si en horario de trabajo hago algo personal es porque tiene prioridad para mí y lo ejecuto sin remordimientos. Es por el bien de mi salud mental y es otra tarea que tacho de la lista (éste es el placer que tiene el tener tareas apuntadas en papel: hacer la acción de tachar). Fácil, ¿no? Intentadlo y me contáis.

[photo credit: infocux Technologies via photopin cc]

Educación para la empresa: Desaprender

En torno a mi vida personal, estoy viendo a círculos de personas que han cogido el hábito de desaprender lo aprendido de sus padres para imitar lo que aprendieron sus abuelos.

  • Parto natural en lugar de acudir a un hospital “convencional”,
  • Educación con progenitores (“homeschooling” ) en lugar de la escuela “tradicional” (al parecer la tradicional no da libertad al niño de aprender jugando  y de estudiar matemáticas en el momento que lo demande).
  • Bollería y Panadería artesana en lugar de la fabricada en serie y exportada precocinada para su rápido consumo.
  • Confección de prendas y abalorios “hazlo tú mismo” (DIY)

Seguro que nuestros abuelos, allá por los años 50, envidiarían el futuro de nuestros días dónde tanta tecnología y progreso nos iba a facilitar tanto el trabajo que nuestro problema sería en qué consumir tanta cantidad de tiempo libre. Qué chasco se llevarían los pobres si vieran que compramos las patatas peladas o la cebolla ya cortada sólo por falta de tiempo.

El progreso y los avances son buenos, lo malo es el mal uso que hacemos de ellos:

Cuando comencé a trabajar hace años, una persona que admiro mucho me dio el siguiente consejo: “tú haz tu trabajo y no olvides que son compañeros de trabajo no amigos”. Era parte de la filosofía caduca y que aún veo mucho a mi alrededor de :

  • No dejes que nadie te pisotee”,
  • Yo cumplo mi horario: la empresa no tiene derecho a pedirme que me quede una hora más de mi jornada”,
  • Yo tengo mayor antigüedad que tú: a la hora de elegir, tengo preferencia en todo antes que tú

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Tenemos que aprender a desaprender. Esto es, a quitarnos las ideas que hemos heredado sin cuestionarlas.

Tenemos estas creencias tan grabadas en nuestro comportamiento que nos cuestamedium_116972725 deshacernos de ellas y nos parece imposible pensar de otra manera ante la llegada de algo nuevo. Ésta es la principal causa que nos bloquea, nos causa miedo, ante la llegada de algo nuevo en nuestro entorno laboral: aprender un nuevo idioma, sentirse mayor-viejo ante la llegada de nuevos compañeros, hacer un trabajo de forma distinta a cómo lo estábamos haciendo ahora.

Desaprender es necesario. Consiste en deshacerse de las ideas preconcebidas que nos lastran a avanzar y evolucionar. Es deshacerse de la frase “eso es así porque sí y siempre se ha hecho así”. La empresa está formada por personas y como personas que son son buenas en unas cosas y malas en otras. Cada uno tiene su ritmo natural de aprendizaje y su resistencia a desaprender. Esta capacidad de desaprender no es propia de ninguna jerarquía, la sufren desde conserjes a consejeros delegados.

En el mundo de las Tecnologías de la Información este desaprendizaje se hace más evidente. La necesidad de estar en formación continua exige adquirir nuevos conocimientos capaces de sustituir a los anteriores. La rápida adopción de nuevos modelos sin aferrarse a lo inamovible es lo que nos hace evolucionar a nosotros como profesionales y por tanto a la empresa.

GTD no es sólo una metodología de organización que lista una serie de conductas y de hábitos a adquirir para conseguir productividad personal sino que, más importante, deshacerse de viejos hábitos, de hacer las cosas distintas a como las hacíamos. Al fin y al cabo, de mismos hábitos se consigue mismos resultados. Si quieres conseguir resultados distintos tienes que partir de hábitos distintos. Causa-efecto.

La capacidad de desaprender se nos ha hecho necesaria tanto en la vida personal como profesional. Aprende a cuestionarte si todo lo que haces es válido y si no se podría hacer de otra forma más óptima aunque al principio el adoptar esta nueva forma de hacer las cosas nos conlleve un esfuerzo, tiempo y energía.

JOyG

Comparte conmigo la siguiente reflexión: ¿de qué necesitamos desprendernos para aprender nuevas cosas y por tanto ser mas flexibles en valorar nuevos comportamientos vistos en otros?

photo credit: alvazer via photopin cc

Productividad y Buen Rollo.

Uno de los métodos de organización, personal y profesional, más utilizado es GTD.

GTD se basa en una premisa muy simple: todo lo que deba ser recordado hay que mantenerlo fuera de nuestra cabeza para dejar nuestra mente libre para otras actividades. Esto nos permite poder dedicarnos por entero a la tarea que en este momento estamos haciendo. Hacemos esa tarea sin temor de olvidar otra. Esto lo podemos hacer porque tenemos confianza en nuestro método y por tanto tenemos la seguridad que todo quedará registrado en nuestro sistema. Conseguimos liberar nuestra mente y dejarla en el estado de “mente como el agua“.

 Bonito panorama, ¿verdad? Idílico.

El problema viene porque nosotros, gente normal,  no somos dueños por completo de nuestra mente y ésta nos dispara recordatorios cuando menos lo deseamos: si estamos en el trabajo, estamos preocupados si el niño tiene unas décimas de fiebre; si estamos en casa intentando disfrutar de la familia estamos pensando en la presentación que debemos hacer mañana ante nuestro jefe.  No es bueno hacer una actividad cuando se está pensando en otra; cuando sientes preocupación o inquietud en el periodo de tiempo que tienes puesta la atención (foco) en la actividad: alteramos la tranquilidad mental que buscamos.

Esto es una de las base del Mindfulness y de GTD: poner nuestra atención al contexto en el que te encuentras, de disfrutar del momento del ahora.

Aprendes y aplicas Productividad Personal con la esperanza de encontrar Felicidad en el caos y desorden que se forma a tu alrededor. Es difícil integrar métodos de productividad en tu vida sin plantearte cosas como meditación, atención, reflexión y control del estrés.  Comienzas a valorar que lo que ya tienes es suficiente para llevar una vida ordenada (Ley de Segal), sin necesidad de acumular “trastos” o “personas tóxicas”.

"Trastos"

“Trastos”

Amigo que no da...

“Gente Tóxica”

Entonces si emociones malas como estrés o preocupación lastiman nuestra productividad la situación contraria, las emociones buenas (la felicidad) nos deben hacer más productivos.

Pues sí, no hay duda: cualquier tarea hecha con cierto placer se hace mejor que estar continuamente lamentándose (aunque el lamento sea en voz baja).

¿Qué es gamificación sino aprender sin apreciar esfuerzo?

¿Por qué de los despertadores están desapareciendo el sonido de campanas para interpretar sonidos naturales (y relajantes) de la naturaleza?

¿Por qué los teléfonos fijos han incorporado un nivel de volumen?,

 ¡Para conseguirnos felicidad! Vivimos en la sociedad de la máxima felicidad y el mínimo esfuerzo.

Las siguientes son acciones variopintas de conseguirnos felicidad. Seguro que ya las sabéis pero muchos ya las habréis olvidado al “haceros adultos“:

  • Aprovechar el descanso para divertirse. Descansar del trabajo no significa no-hacer-nada. Tienes que hacer cosas que te gusten.  Dejar volar la mente: ¿desde cuándo no haces un avión con una hoja de papel y lo lanzas a volar? ¿Tu jugabas a la rayuela y desde cuando no lo has vuelto a hacer? ¿Con qué persona te gustaría estar ahora? Intenta dibujarlo en una hoja con detalle. Disfruta.
  • Hacer el gesto de sonreír. Cuando no tienes motivo para sonreír es cuando más lo necesitas. No importa que no tengas ganas: sólo con hacer el gesto de una sonrisa hace que el cerebro reciba tu deseo y descargue endorfinas.

   Descubre más de los beneficios de sonreír y de los tipos de sonrisa [pincha].

  • Ni salvas vidas, ni eres un imán para atraer problemas. Y es un alivio. Muchas veces andamos con prisas y con estrés por la vida. Nos sentimos cargados de tareas porque tenemos muchas “obligaciones”. Cada uno de nosotros tenemos nuestro ritmo y nos equivocamos al acelerarlo. Somos humanos: buenos en unas cosas y malos en otras.

  Cuando sientas agobio en el trabajo piensa en lo siguiente “¿Qué pasaría si ahora       no hiciera este trabajo?” La vida se encarga de hacernos bajar el ritmo cuando          estalla nuestro ordenador o nos pone en el camino una separación sentimental           dolorosa o una enfermedad. La vida es muy buena seleccionando TUS prioridades.

  • Vudú para la gente mala. ¡Que les caiga un rayo a la mala gente! Imaginar a quien te está fastidiando el día cayéndole un piano o cayéndose por todos los peldaños de una escalera muy larga nos ayuda a levantar el ánimo. No te sientas culpable por pensar una maldad de la gente; no pasa nada y es positivo (siempre que no quieras llevarlo a la realidad _/|\_ ). Después de visionar un ratito el dolor ajeno, ponte en el lugar de esa persona y empatiza con él para entender sus motivos.
  • Respira, tómate un pincho de tortilla y vivePequeñas acciones pueden conseguir gran felicidad. Levántate de tu puesto de trabajo y mira por la ventana. El simple gesto de levantarte ya te aliviará. Mirando por la ventana siempre pasa algo nuevo e interesante por delante de tus ojos.
  • Alimentación alegre. Aunque no sepamos que es el triptófano, el zinc, el magnesio y el cómo ayuda a aumentar nuestro nivel de serotonina, tú hazme caso: ingiere pavo, pollo, leche, queso, pescado, huevos, tofu, soja, nueces y semillas de ajonjolí y de calabaza, plátanos, legumbres, verduras y germen de trigo.
  •  Invéntate un chiste. Nada sabe tan bueno que la misma comida que tú mismo te haces. Conviértete en guionista de chistes sin llegar a ser pesado. ¡Todo son ventajas!: si inventas un chiste divertido conseguirás alegrar a otros y repercutirá en tu propia felicidad. Si por el contrario, has encontrado un chiste malo donde es difícil que la gente sonría…… ríete de ti mismo y de tus ocurrencias.
  • Baila y canta. Afloja tu corbata, despéinate y descálzate y hazlo cómo si nadie te mirara. Recuerda cuando llevabas el pelo largo y “mueve tus caderas cuando todo vaya mal” (Yeah!!)

Todo esto te dirán que es hacer el tonto y  ser una persona poco sería (y por tanto poco profesional y de escasa confianza) pero aquí es donde les argumentas que lo haces por todo lo contrario: que es para recargarte de energía, que te permitirá ser más productivo y, por tanto, desempeñar mejor tu trabajo y que ser latino implica haber descubierto la gamificación antes que los americanos.

Bernard Shaw, “¡El hombre que está siempre serio en esta vida demuestra que no ha comprendido nada de nada!”

 Ea. Os mando deberes para esta semana: tenéis que detectar las “pequeñas” cosas que os dan felicidad; puede ser comer chocolate, echarse una partida de videojuegos, dibujar,…. Esas cosas os serán válidas y útiles para incorporarlas como medida de descanso en vuestro trabajo cotidiano.

Y si queréis compartir qué actividades aplicáis vosotros para conseguir estar en un reducto de felicidad por un momento, yo prometo estarte agradecido.

Un listado de Imprevistos.

    Siempre os recuerdo que la Productividad va asociado a lo Personal, que  pongáis productividad en vuestras vidas pero acorde a las circunstancias que os rodean.

    TODOwallYo vivo entre interrupciones e imprevistos. Lo asumo porque ese es mi trabajo. Gran parte de mi trabajo es saber gestionar esos imprevistos.

    El domingo por la tarde planifico las tareas que tengo que hacer durante la semana y las tareas del  día siguiente.

De esta manera comienzo la semana laboral igual que el resto de días, con dos listas:

  • Listado Semanal: las tareas que me he propuesto hacer en la semana.  Distribuyo estas tareas entre las distintas Listas Diarias que hago cada día.
  • Listado Diario: un listado con las tareas que tengo que hacer en el día conforme a las actividades de la agenda que tienen fecha acordada y con actividades del listado semanal.

    De esta forma, consigo comenzar  el día teniendo planificado  el trabajo que “quiero” hacer. Pero, como a todos vosotros os sucederá,  a lo largo de la actividad del día suceden cosas cotidianas que os hacen variar el trabajo planificado. Son los imprevistos e interrupciones (tareas reactivas).

    Pues es en este quehacer diario, en lo personal y en el negocio, donde se generan unas nuevas series de actividades que pueden sabotear el trabajo diario y apartaros del objetivo que hoy os habíais propuesto. Se trata de los imprevistos que requieren vuestra atención:  el compañero que se acerca a tu mesa y te solicita información, la llamada de teléfono que te pide organizar una nueva reunión con tres nuevos participantes, la llamada del administrador de tu comunidad para poner un  nuevo contador de agua en tu casa, nuevas citas o recordatorios  con otros, devolver llamadas de teléfono,… Son tarea que necesitan alguna acción pero no inmediata. Si me tuviera que poner en el momento con todas estas interrupciones tardaría mucho más en hacer cualquier trabajo o me obligaría a retomar un trabajo varias veces.

    Estas nuevas tareas que me surgen yo no las incluyo ni en el Listado Diario ni en el Listado Semanal; todo esto lo añado en un nuevo listado: en el Listado  “Rápido.

    La metodología GTD tiene la “Regla de los 2 minutos”: Cuando entre una nueva actividad que te va a llevar poco tiempo, hazla en el momento que decidas procesar.  Esto es, no dejes de hacer el trabajo con el que estás sino que apúntalo (recopila) y en el momento de procesar hazlo sin necesidad que generes una próxima acción.

Insisto: no hacer la nueva actividad en el mismo momento que tienes conocimiento sino cuando tú hayas decido procesar tu bandeja de entrada.

    Para esto he creado mi Listado Rápido: es un listado donde recopilar las tareas de los imprevistos diarios;  aquellas tareas que voy a tardar menos de 15 minutos en hacerlas y que no voy a hacer en el mismo momento que tenga conocimiento de ella sino más adelante en mi programación diaria.

    La incorporación de este nuevo listado, Listado Rápido, me ha permitido mejorar en mi productividad por dos características:

  1. Me permite vaciar la mente al no tener que depender de ella para que me recuerde cosas.
  2. El llevar un Listado Rápido es parte de mi Sistema de Organización y  confío en que todo quedará registrado.

Os recuerdo que la base de GTD es liberar tu memoria porque confías en tu sistema y sabes por tanto que “No necesitas tener memoria porque tienes GTD”.

Ven

En este Listado Rápido apunto lo siguiente:

  • Todo lo que me viene a la cabeza mientras estoy concentrado en un trabajo.

Si estoy haciendo un documento y me acuerdo que tengo que llamar a un cliente, lo apunto en el listado PERO no dejo de hacer el documento con el que estaba.

  • Para gestionar las interrupciones.

Si estoy todavía haciendo el documento y viene mi jefe para pedirme que le informe de tal proyecto, lo apunto en el Listado Rápido PERO no dejo de hacer el documento con el que estaba.

  • Para todo lo digno de ser apuntado.

Si voy a una reunión de la planta A a la planta B y me encuentro con 5 personas que me piden diversa información: lo apunto en el listado “Rápido” para asegurarme que no se me olvide.

¿Cómo llevar  a la acción el recopilar y procesar la Lista Rápida?

Este proceso de recopilar información lo anoto detrás de mi inseparable hoja de tareas diarias. De tal forma que llevo una cuartilla de folio donde en una cara llevo apuntadas las tareas que planifiqué el día anterior que iba a hacer hoy y por la otra cara del folio llevo el Listado Rápido.

Al procesar estas tareas, sigo estas normas (muy personales):

  • Tengo el Listado Rápido dividido en 2 mitades: a la izquierda las cosas de TRABAJO y a la derecha lo PERSONAL.
  • Proceso en el mismo momento de anotarlo: si el encargo debe hacerse hoy, le dibujo una flecha ante la tarea. Si debe hacerse otro día, al procesar o bien lo apunto en mi agenda en el día que quiero hacerlo o bien lo apunto en el Listado Diario del día siguiente que hago al final de mi jornada.
  • Estas tareas con una flecha delante las hago hoy: antes de salir del trabajo y si son personales antes de irme a la cama.
  • De estas Tareas Rápidas que tengo que hacer hoy, si veo que estoy inmerso en una actividad que, por estar tan concentrado, se me olvide el hacerlas, uso en mi teléfono Android una aplicación de “cronómetro de cuenta atrás” llamada Siesta . Es tan fácil de usar como abrirla y marcar cuando quieres que suene: a los 15 minutos, después de 1 hora, etc.…. De tal forma que cuando suena esa melodía de mi móvil se produce en mí el Efecto Pavlov que hace que me obligue a mirar el Listado Rápido y hacer la actividad. (Nota.- No subestiméis la app Siesta: es muy útil cuando es martes, te duele una muela y sólo puedes pedir cita para tu dentista los martes pero estás con mil y una cosas en el trabajo e ilógicamente nunca encuentras tiempo para hacer la llamada de 5 minutos (caso real)).

Conclusiones,

  • La Lista Rápida es la bandeja de entrada de todo lo recopilado en el día y que sea rápido (menos de 15 minutos).
  • Esta lista comprende una parte de contexto de Trabajo y otro Personal
  • Es una lista muy dinámica: entran y salen tareas continuamente.
  • La Lista Rápida yo la necesito porque estoy en el extremo (el  extremo malo) de una línea de atención al cliente donde las interrupciones por correo o por teléfono son constantes. Que cada uno lo adapte a su trabajo diario.

No confundir el Listado Rápido  con una nueva tarea que cambie tu planificación diaria: éstas las incluyo en el Listado Diario como una tarea más.

El Listado Rápido lo tengo por necesidad:

O te mantienes Productivo o las tareas te consumen a ti al robar tu tiempo útil.

<Oye, ¿a lo mejor quieres tuitear esta frase? Pues pincha aquí >

Fijaros también que soy muy fan del papel como herramienta altamente productiva y  por su versatilidad. Por este listado de cosas rápidas que voy apuntando y que debe ser muy dinámico (entran y salen tareas rápidamente) no creo que abandone este hábito en mi vida. Ni falta que me hace.

¿Qué trucos usáis en vuestro trabajo diario para tener el control de vuestras tareas? ¡Cuéntamelas! Compártelas, me interesa….

[photo credit: Dr Case via photopin cc]

Mis eternas tareas “Algún Día”.

  Todos nosotros tenemos gran cantidad de tareas que no necesitamos hacer inmediatamente pero que queremos anotar para hacerlas en otro momento más idóneo. Apuntamos estas actividades en la lista de tareas “Algún Día”.

    El problema es que utilizamos esta lista “Algún Día” para volcar en ella todo lo que se nos pasa por la cabeza obteniendo un listado de “cosas por hacer” inoperativo.

Características de las tareas del listado “Algún Día”:

  • Pequeñas tareas (algunas de estas pequeñas resultado de haber descompuesto tareas grandes).
  • No importantes.  Son tareas que “sólo nos gustaría hacer”.
  • Sin ninguna prioridad marcada
  • Ni fecha tope para realizarlas.

Estos son los pasos que recomiendo hacer para que este listado no se nos vaya de la mano:

  •  Revisa tu listado “Algún Día” una vez al mes y no tengas miedo de borrar de él las tareas que ya no te aporten nada.
  • Describe bien la información de cada tarea. Si vas a hacer alguna de estas tareas dentro de 2 meses,  necesitarás tener bien claro qué es lo que querías conseguir con esta tarea.
  • Anota la tarea con una fecha tope  en la que te gustaría tener finalizada esta tarea. Te servirá de recordatorio para impedir que esta tarea se enquiste en tu listado y nunca la hagas.
  • Que este listado sea activo y dinámico: que entren y salgan rápido de él las tareas. No tiene justificación que una tarea esté parada por meses en este listado.

Yo cada semana llevo un listado de las tareas que quiero hacer semanalmente;  en este listado semanal apunto 5 tareas que he escogido del listado “Algún Día” que voy haciendo entre semana  (los fines de semana, no quiero dedicárselos a estas tareas). Si tengo dudas de cuales 5 tareas escoger entre todas del listado, no quiero perder tiempo y elijo 5 al azar.

Infografía

    Que tengáis una buena semana y ordenada; no perdáis el control sobre vuestras tareas y ¡disfrutadla!

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GTD está entre la autoayuda y la Virgen de Lourdes.

GTD: Hay cosas que no se explican ni en 10 minutos ni se aprenden con el ejemplo ;-), de @alejandrovazque

Productividad Personal y GTD

En algunos entornos, los más alejados de mi ámbito profesional, me surge a veces la necesidad de explicar GTD,  ya que saben que ando en el tema. No es que sea complejo de entender, pero necesita,  para los nuevos, al menos unos diez minutos para centrarlo (se admiten opiniones distintas). Muchas veces, y dada mi impericia en la explicación, creo que dejo a algunas personas una idea no muy precisa que sitúan entre la autoayuda y el milagro de Lourdes. A lo mejor necesito más de diez minutos o, probablemente, debo explicarme mejor. A lo mejor también es que cada vez se habla más de productividad personal  y, la verdad, se oyen cosas un poco raras. Ni autoayuda, ni milagros,  ni soluciones vitales en dos horas, tal vez mejoras progresivas.

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Es Simple: Haz que tus tareas no se compliquen.

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    Ser productivo significa dar a cada tarea el tiempo que la tarea realmente necesita. Sin complicar la tarea ni invertir más tiempo y energía de la necesaria.

    Mantener tus tareas simples evita recaer en distracciones que suelen agotar tanto como cualquier “ladrón de tiempo”.

    ¿Por qué hay tantas entradas de productividad que recomiendan tener una mesa de trabajo limpia de todo lo innecesario? ¿Por qué hay procesadores de textos tan minimalistas que dan ganas de llorar a los diseñadores?  → Para no distraer tu atención (eso es, apartarla de tu foco) y que dispongas de más (y mejor) tiempo para la tarea a la que te estás dedicando.

¿Qué es la “Regla de los 2 minutos” sino el deseo de hacer las cosas fáciles sin necesidad de complicación? “Hazla cuando proceses y no pierdas el tiempo organizando y eligiendo la próxima acción”. Ahorras tiempo y energía.

    Si simplificas en tu vida ahorrarás energía y tiempo para dedicarlo a lo importante y no a lo superfluo. La Productividad no es hacer más tareas sino optimizar el tiempo que estás con la actividad.

    Además, simplificar en tu vida es tener el control sobre tu tiempo para no dedicarlo (y desperdiciarlo) en tareas que lo consumen: no necesitas ver tanta televisión, leer tantos blogs, estar enterado cada hora de las noticias. Selecciona a qué quieres dedicar en cada momento tu tiempo. No a la infoxicación !!!

Tienes en tus manos las riendas para hacerte con el control de tu tiempo. Estarás siendo más productivo (esto es, más feliz y con menos estrés) si tienes claro a qué te estás dedicando en todo momento. 

Vivir sencillamente es vivir sin complicaciones. Es lo contrario a una obligación, es un no-medium_3000126903hacer lo que no te da ningún provecho.

El camino de la sencillez empieza por el Orden y el orden sólo se consigue mediante la Organización de tu entorno.

Y si te organizas con eficacia, ¡¡eureka!!: has conseguido entrar en la metodología de GTD.

Te ofrezco unas pautas para que tus tareas permanezcan Simples:

  • Deshazte de tareas innecesarias. Todos siempre tenemos cosas pendientes por hacer: pintar el pasillo de casa, hacer un plano de instalación de un edificio, ordenar las fotos del móvil, ……. Muchas tareas que no deberías de apuntar: lo único que harán será colmar tu lista de tareas ToDo y angustiarte por tantas cosas que tienes por hacer. No apuntes la tarea “pintar el pasillo”; no es necesario que esto esté reclamando continuamente tu atención. No es algo útil que tengas que recordar, olvídate de esta actividad. Ya te lo recordará tu mente cuando vayas a hacer obras en casa; o lo mismo te lo recuerdan los familiares cuando vayan a tu casa 😉
  • Delega tareas. Deshazte de las tareas que no aporten nada a tus objetivos marcados. Especialmente delega las tareas que has designado como urgentes pero no importantes.
  • Automatiza las tareas repetitivas. Por ejemplo:
    • Emplea plantillas predefinidas para escribir correos o documentos como respuesta al mismo tipo de correo o de documento. 
    • Emplea atajos de teclado en los programas (pincha para ver la combinación de teclas para el correo Gmail). Aprende a usar tu ordenador sin usar el ratón (mola !!);  además si usas generalmente ordenador portátil, el no usar ratón te liberará de cargar siempre con otro cachivache más.
    • Emplea software que automatice tu escritura de forma que por ejemplo sólo haga falta poner en un correo una abreviatura “adirec” para que te escriba automáticamente  la línea “el paquete llegará a la dirección que el cliente nos ha indicado”. Recomiendo Phrase Express o Quick TextPaste para usuarios de Windows.
  • Usa software minimalista. Programas que te hagan ahorrar tiempo evitando que te distraigas. Solo recomiendo su empleo si dedicas mucho de tu tiempo a escribir documentación o a buscar información vía web.
    • Programa de procesador de texto minimalista — Q10.
    • Navegador Minimalista. —  Lightweight2:  Un navegador sin barra de direcciones.

Quiero conocer vuestra opinión. ¿Pensáis que, en general, nos complicamos la vida más de lo necesario? ¿Hay algún hábito que uséis para que vuestras tareas no se compliquen y por tanto os sea más fácil hacerlas?.

¿Me lo cuentas?

Un Sistema de Organización, necesario para tu productividad.

SOrga

La cabeza la uso para pensar pero para recordar (lo que es el archivado) utilizo la agenda.

 ¿Quieres tuitear esta frase? Pincha aquí.

¿Por qué un Sistema de Organización?

    Puedo permitirme no tener memoria porque tengo la tranquilidad de tener un sistema fiable de archivado que me va a asegurar el recordar cualquier cita o tarea que tenga que hacer y en el momento adecuado. Quiero insistir en lo del momento adecuado porque el sistema que empleo solo me muestra mis tareas actuales y las dos próximas acciones inmediatas de las tareas que tienen por mi parte alguna acción inmediata. Para mí, resulta tonto (e inútil) mantener en mi sistema ( y por tanto tenerlo siempre visualizado) una tarea que no va a suceder hasta dentro de 3 meses y cuando ahora no tengo que hacer nada.

«Cuando un sistema de organización personal te obliga a “planificar”, lo que hace es forzarte a que definas cómo van a suceder las cosas»

Artículo de Optima Infinito (@jmbolivar)

 Sistema-Archivos

¿Cómo tiene que ser TU sistema de organización?

Tienes que hacer que tu sistema de organización sea tuyo. Al menos yo, no he descubierto ningún sistema que, aislado, me funcione completamente. Lo he tenido que complementar con algún otro. Esto es, no se de nadie, que se organice “sólo con papel y boli” o “sólo con Wunderlist” o “sólo con enviarse un correo a su inbox”.

Mi sistema de organización: Personal, adaptado a mí y fácilmente consultable.

El sistema que yo manejo es básicamente:

Papel y bolígrafo (siempre van conmigo) y programa Toodledo.

—– Papel y Boli.- ¡Las más grandes herramientas por mí conocidas! Con estas recopilo, reviso, proceso al final del día, hago recopilatorio de ideas. La gran ventaja que para mí supone es tener una hoja con las tareas del día (la lista Today) y esta misma hoja me hace distintas funciones. Al terminar el día genero la nueva “lista Today” de tareas que tengo para mañana y organizo (proceso) las tareas pasándolas a agenda, descartando o registrándolo en mi sistema de organización virtual: Toodledo.

–— Programa Toodledo.- He probado distintos programas pero, hasta la fecha, únicamente ha sido Toodledo el que me permite “trabajar como yo quiero”. Al tratarse de un programa con tantas opciones en su versión gratuita, es muy fácil adaptarlo a las necesidades propias. Utilizo Toodledo para archivar todas las tareas. Os explicaré más despacio las opciones de Toodledo pero bastan las siguientes para que se haya convertido en mi programa rey:

  • Es sincronizable entre todos mis dispositivos Android,
  • Envía un recordatorio por correo o por mensaje pop-up en el minuto que quiero,
  • Me lanza cada día un recordatorio de las tareas que tengo para el día y las tareas acumuladas que no hice ayer (lista Hotlist),
  • Me muestra las tareas que tengo para mañana (para ir preparándome)
  • Y tan sólo me muestra las tareas o citas inmediatas ( ¡ muy importante para mí !): no quiero tener siempre presente cuando es mi aniversario de boda hasta que suceda. Si tuviera que comprar algo para ese día (!¡) le he puesto el aviso de  un recordatorio para la semana anterior.

Os animo a que hagáis uso de un sistema de organización y lo complementéis con los 5 pasos del método GTD. Conseguiréis poner orden en vuestra vida. Vida que al fin y al cabo la queremos con el estrés fuera de ella.

Agradecería vuestra opinión ¿que sistema de organización o programa usáis para ser mas productivos?

Acerca de mí (y III: preGTD básico)

Con GTD, como en muchas disciplinas, no se avanza, no se progresa, sin asentar unas sólidas bases.

≡ Se aprende subiendo escalones. Unos los suben más rápido que otros pero hay gente que subiendo a un ritmo más lento han llegado a escalones superiores de los seres rápidos. Cada cual a su ritmo natural.

Es importante mantener la constancia de dedicar a nuestro sistema de organización su tiempo sin excusas, la de no venirse abajo: si algún día algo no te salió bien, recordar que en muchas ocasiones hiciste cosas muy buenas y ahí no fuiste tan crítico en tus valoraciones. Continuar, continuar y continuar. No dejarlo. Lo mejor para HACER es mantenerse activo, con las tareas agradables y con las que no. Empezar es el primer paso.

≡ Nunca tendrás tan poco tiempo o tan baja energía como para decir “imposible” empezar ahora cualquier tarea.

prisas-running    El estrés (léase los malos rollos, los caras-agrias, los cotilleos, la gente tóxica, la impaciencia hacia nuestros hijos o mayores,  la falsa-superioridad hacia el dependiente que nos atiende,…..) hay que dejarlo fuera de nuestras vidas. No es fácil pero no es imposible porque es un hábito adquirido y heredado.  Hay que obtener un control y perspectiva de nuestras vidas que nos permita manejarnos y controlarnos en la mayoría de situaciones de nuestra vida cotidiana, que no genere una reacción desproporcionada ni por exceso ni por defecto.

≡ Tenemos  que aprender a vivir dejando el estrés fuera de nuestras vidas.

Ya al comenzar a usar GTD, el estrés se suaviza bastante al empezar a tener control de los trabajos que tenemos encomendados y priorizarlos.

Os dejo un texto de “Productividad sin estrés” de Francisco Sáez.

El incorporar GTD a vuestra vida os va a dar beneficios a corto plazo pero exige una constante revisión para asegurar que se está empleando bien.

A mí el uso de GTD me ha hecho obtener una vida más sosegada con la gente que me importa y permitiéndome hacer sólo las tareas importantes para mí.

Es lo yo denomino el ORDEN. Conocer qué tareas tengo que emprender (priorizar mejor) y cuanto tiempo le tengo que dedicar a cada una de ellas para conseguir un tiempo exclusivo para mí y de calidad donde

  • he optimizado las labores de hogar aplicando una serie de rutinas que me facilitan su labor y hacer más rápido lo que antes tardaba horas,
  • me he deshecho de reuniones no necesarias,
  • de no tener la necesidad de leerme todo lo que sale en internet de algún tema del que estoy interesado,
  • de estar con amigos más tiempo del necesario si mañana no me va a permitir disponer del tiempo que tenía dedicado a mí,
  • de ordenar el buzón de correo.

Si dispongo de 30 minutos, quiero dedicarlos a lo que quiero hacer en ese momento sin que causas externas (que no he terminado el informe, que tengo que limpiar la casa,…..) me lo imponga.

El ORDEN es Tener Control del Tiempo (y no solo del ESPACIO: armario, mesa del trabajo, cajones, carpetas,….)

Order-Chaos

         Imagen:Jennifer Hamlet

El poder, la sencillez y la eficacia “se experimentan mejor como experiencias, en tiempo real, con situaciones reales en su mundo real” (‘Organízate  con eficacia. Máxima productividad personal sin estrés.  David Allen.’).

Con GTD, con listas ToDo, con organización es semejante. No hay ningún software, no hay ningún gurú en web que te de más tiempo para que lo disfrutes donde quieras. Es un camino que debes emprender haciendo parcelas en tu vida, siendo constante, manteniendo la visión en el foco de lo que queremos conseguir.

Este Orden os lo va a dar GTD siempre que lo adaptéis a vuestras necesidades. Es difícil usar las mismas técnicas para distintos tipos de trabajo. El que tenga que trabajar con 100 tareas de 2 minutos no puede utilizar las mismas técnicas que el que maneje 4 tareas de 50 minutos:

  • El que tenga 100 tareas al realizar las tareas de Recopilar, Procesar, Organizar y Revisar debe ser especialmente bueno RECOPILANDO (para no cargarse con mas cantidad  tareas) y también PRIORIZANDO
  • El de 4 tareas tiene que ser muy bueno  ORGANIZANDO (subdividiendo en tareas más pequeñas y manejables, en descomponer las tareas en próximas acciones, en ser sabedor de cuales de ellas las puede delegar,…..).

En momentos que estéis empleando GTD os recomiendo en alguna de las pausas tomar la perspectiva de cual es el FOCO de lo que queréis hacer: Reflexión, Formación y Sentido Común.

1.- REFLEXIÓN.- sobre qué beneficios esperáis obtener con el empleo de GTD.

Preguntaros:

¿Estáis complicando el trabajo mas de lo necesario haciendo la tarea mas compleja de lo que debiera ser?,

¿Le estáis dedicando a la tarea el tiempo que se merece y que habíais estimado previamente?,

Si lleváis un porcentaje de la tarea ya realizada, ¿vais a obtener el resultado que esperabais?.

2.- FORMACIÓN.- Formación para saber en qué consiste GTD y cómo lo emplean otros.

¿Estáis usando GTD y os resulta mas complicado que con el método que usabais previamente?

¿Seguro que estáis usando GTD bien?. Si únicamente la planificación de una tarea os conlleva mas tiempo que el completar la tarea, es que el sistema no va bien.

3.- SENTIDO COMÚN para evitar que el usar GTD no os implique una tarea adicional que os robe mas tiempo al controlarlo, al revisar tareas y al discernir cuales de ellas son las importantes que el no emplearlo.

Adentraros en GTD (“¿qué es GTD para mí?”). Cambiando los hábitos, la forma de proceder ante una tarea, os hará ser mas eficientes y por tanto conseguir más tiempo. No haréis mas cosas sino que las tareas que hagáis las haréis de forma mas efectiva liberándoos un maravilloso tiempo para vuestro disfrute.