Reflexión es hábito de vida.

     "Pausa"      El aplicar Productividad Personal a mi vida me ha dotado de dos hábitos que todos tenemos aunque muchos hayamos olvidado: la capacidad de reflexionar y de no preocuparse innecesariamente.

    En la mayoría de ocasiones consigo conocer qué tareas tengo inmediatamente pendientes por hacer porque las tengo registradas en mi sistema. Esto me permite disfrutar del momento, puedo estar en mi cafetería preferida con dos buenos amigos y gozándolo:

  • Se que por espacio de dos horas voy a estar completamente dedicado a ellos porque las tareas que tengo pendientes por hacer ya las tengo delimitadas cuando las voy a hacer. Ahora me abandono a disfrutar.
  • Por ese espacio de dos horas soy la persona más libre haciendo realmente una única tarea.
  • Estoy donde quiero estar y haciendo lo que quiero sin evadirse mi mente hacia el trabajo que tengo pendiente para mañana o si tengo tomates en la nevera.

Esto lo puedo hacer porque previamente he hecho reflexión al planificar mi día o semana.Reflexionar Sería tonto tener que preocuparme por si tengo que finalizar un informe o realizar una llamada pendiente si en ese momento (en ese preciso momento de dos horas) no puedo hacer nada. Estoy DESpreocupado: actitud que no siempre consigo al no tener la mente en calma por pensar en mil y una cosas que tendría que hacer.

     Es importante el uso de la reflexión cuando practicas productividad.

     Yo me la he dividido en dos parcelas: de pecho para afuera y de pecho para adentro  o lo que es lo mismo:

  • Reflexión externa: es aquella que no haces las cosas sin control; que no haces las tareas porque te han encomendado hacerlas sino que sabes cual es el objetivo de tenerla finalizado y tú mismo te programas el tiempo que vas a estar con ella.
  • Reflexión interior: Reflexión hacia dentro para cuestionar con tu mejor amigo (contigo mismo) si crees que lo estás haciendo bien y si no hay otra manera mejor de efectuarlo; de optimizar tus labores.

Reflexión externa

La gente cambia con el tiempo y yo, como gente que soy, no soy ninguna excepción.

Hay teorías que opinan que no es bueno echar la vista atrás porque sigues poniendo tu atención en vivir en el pasado y, como almacenar recuerdo en una estantería, te lastran en la vida; esto es, supone un peso que no te permite avanzar hacia adelante, hacia convertirte en la persona que quieres ser. Cuando conocí el término de Gestión del Tiempo me gustó porque me daba un tiempo “extra” para dedicarlo a lo que me producía placer. Cada uno disfruta no solo cuando puede sino también cuando quiere. Yo en ocasiones echo la vista atrás para comprobar cómo he evolucionado comparándome con quien yo era hace 10 años. Es una sensación agradable ver el camino recorrido y comprobar que no todo lo has hecho mal. Saber qué lecciones has aprendido en este tiempo.

Reflexión interior

Es aquel tiempo de reflexión que empleo en cuestionarme cómo lo estoy haciendo no sólo con las tareas encomendadas que me he encomendado, a las que me he comprometido, sino en

  • conocer si honestamente estoy empleando bien mi tiempo en hacer las cosas que yo quiero hacer y no en cumplir satisfacer a otros,
  • si no estoy descuidando a gente muy cercana a mí por no disponer de tiempo y por tanto no prestándoles atención,
  • si estoy cumpliendo con los planes que tengo trazados para mí (ver cual es el rumbo del barco donde me encuentro).

Psicológicamente es más fácil y cómodo no hacer ninguna reflexión para evitar el tener que reunirse con uno mismo y mirarse cara a cara tus virtudes y sin duda tus defectos aumentados. Yo se de personas (yo mismo también lo he hecho) que hacía en el día mil cosas distintas para tener la mente ocupada y no quedarse a solas con tiempo libre para evitar pensar y no tener que darme cuenta que no estaba llevando una vida que me gustara.

Es la táctica del avestruz de enterrar la cabeza en la arena y pretender que los problemas no existen, que si no los atacas los problemas desaparecerán solos.

La reflexión te permite tomar altura para cuestionar si el mapa de ruta trazado lo estás verdaderamente siguiendo y en caso que sea que no, desandar el camino para volver a elegir el camino correcto.

                                                         ———- o O o ———-

 

La próxima semana hablaré de la despreocupación. Mientras tanto, reflexiona de cuantas cosas nos preocupamos sin que sucedan, de cuantas cosas tenemos miedo y ya una vez pasadas hemos comprobado que no eran para tanto y que era inutil el tiempo dedicada a esta preocupación.

Buena semana. Disfrutadla y aprovechadla. Sea buena o mala, nunca va a volverse a dar.

[photo credit: ZEMOS 98 via photopin cc]

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Soy Persona y Trabajador pero solo uno.

VidaPersonalyProfesional

David Allen propone en Getting Things Done (GTD) organizar tus tareas siguiendo el orden:

  1. Contexto
  2. Tiempo Disponible
  3. Energía Disponible
  4. Prioridad

Donde contexto puede ser o bien el lugar dónde debes encontrarte para hacer la tarea (en casa, frente al ordenador, en supermercado,…) o bien puede ser una persona (por ejemplo, un contexto puede ser “con jefe” para señalar que esa tarea solo la puedes tratar en la  reunión semanal en presencia de tu jefe). En definitiva, contexto es “donde necesitas estar o en presencia de quien debes estar para realizar la tarea”. La idea es mantener tu mente liberada de las tareas que no puedes hacer en ese momento. ¿Para qué tener hoy martes tu mente ocupada en recordar que tal asunto lo tienes que tratar con tu jefe si no vas a verle hasta el viernes? Lo que se recomienda es apuntar esa tarea en el contexto de #conjefe o #reuniónsheriff y olvidarte de este asunto hasta no encontrarte con tu jefe el viernes.

Sin embargo, hoy en día que estamos tan activos en todo momento y la tecnología nos permite estar localizables y con acceso tan fácil al correo, los contextos físicos de #casa y #trabajo se confunden: no me resulta extraño estar recibiendo correos de trabajo hasta las 22 horas (si no más tarde).  Aunque te obligues a no responder a estos correos o a no contestar a las llamadas de teléfono, el caso de saber que algún compañero está trabajando a esa hora o pensar en la respuesta que le vas a dar al día siguiente, te saca de tu zona de descanso y te obliga a ponerte otra vez en mentalidad laboral. El resultado es que no descansas ni disfrutas de tu tiempo personal como debieras.

El querer hacer mis asuntos personales solo cuando me encontraba fuera del trabajo o atender sólo asuntos de trabajo en el horario cerrado de 09-18 horas solo trajo confusión y estrés a mi vida.

Yo, al menos yo, veo ya una utopía separar mi vida personal de la laboral. He optimizado mis procesos internos, he seleccionado hábitos productivos que me ayuden, he educado a la gente que reflexionen sobre si lo que quieren decirme en el momento no puede esperar unas horas o al día siguiente para relatármelo,.. pero no he conseguido separar ambas identidades. Importante, digo separar y no diferenciar porque distinguir entre tareas personales y laborales lo hago, ya, muy bien.

De mis conflictos entre separar la vida personal y profesional no quiero echar toda la culpa a los asuntos de trabajo que invaden mi tiempo libre y personal. También me sucede a la viceversa: en el contexto en el que estoy en el trabajo me coinciden en el mismo horario en el que puedo pedir cita al dentista, vigilar al fontanero que está haciendo obras en casa o felicitar por teléfono a un amigo que está en Chile por la diferencia horaria. En definitiva, hago cosas de mi ámbito personal cuando me encuentro en el contexto de trabajo. De igual forma, me permito realizar en mi tiempo personal alguna labor de trabajo como un esquema de instalación o la planificación del día siguiente. El dedicarse solo diez minutos me va a facilitar saber el rumbo que voy a tomar al día siguiente.

Las siguientes son las acciones que me facilitan hacerme mas productivo sin la necesidad de tener por completo separados mi vida personal y profesional:

  • Lista de Proyectos Mensuales Personales y Profesionales.- Es el listado de cosas que “tengo” que hacer este mes. En él están apuntadas tanto las tareas personales como las profesionales. Separadas en cuatro apartados: personal, casa, trabajo y blog. Todas las tareas que puedo realizar están siempre recogidas en algunos de estos apartados.
  • Los asuntos personales fuera del trabajo. Tengo “educados” a mis familiares y amigos que en el horario de trabajo intenten no contactar conmigo si se pueden esperar a la tarde que esté fuera del trabajo (no correo, no whatsapp).  Que sólo me llamen si lo consideran importante (o urgente) y no pueden esperar. NUNCA me he perdido un asunto importante. Las veces que me ha llamado familia y amigos la conversación sólo ha girado en el tema en cuestión y no en banalidades.  De la misma forma intento antes de salir de trabajo dejar todo bien atado para que no tengan que recurrir a mí en mi horario personal.
  • Planificar el domingo la planificación a 3 días. Solo a 3 días porque descubrí hace meses que hacer el domingo la planificación de toda la semana laboral, con el devenir de los días, lo que tenía planificado para el jueves o viernes difiere notablemente de lo que tenía previamente planeado. Solo planifico la “semana” de lunes a miércoles y el jueves y viernes lo voy cerrando con la “sentada del día anterior” junto con las cosas que aún tengo pendiente por realizar. Con esta forma he conseguido realizar en torno a un 70% de las tareas que tenía planificadas hacer durante la semana; bastante más que planificar a una semana vista.
  • Soy productivo si tengo un mínimo de felicidad. Todos los días tengo una porción de tiempo para dedicarme a mí mismo (un paseo, mi mejor CD de música, vaso de vino,…) y tiempo para los míos (visita al vecino, llamada a los padres o a algún amigo). Puedo haber tenido el día mas productivo empresarialmente hablando pero si no me quedan ganas (energía) o tiempo para hacer lo que quiero, ¿de qué me sirve tener toda mi vida tan organizada?

 

Yo soy yo y mis circunstancias y dado que me gestiono el tiempo de igual forma en el trabajo que fuera de él lo único que hago durante todo el día es priorizar qué tarea tengo que hacer en cada momento: informes en horario laboral o paseos y amigos en horario personal. Si en horario de trabajo hago algo personal es porque tiene prioridad para mí y lo ejecuto sin remordimientos. Es por el bien de mi salud mental y es otra tarea que tacho de la lista (éste es el placer que tiene el tener tareas apuntadas en papel: hacer la acción de tachar). Fácil, ¿no? Intentadlo y me contáis.

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El cliente, ¿es un ladrón de tiempo?

 

Seneca-tiempo

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Veo que hay mucha información sobre ladrones de tiempo: mal uso del correo, de las reuniones de oficina,  de las llamadas de teléfono, del uso de internet,…. ¿pero qué pasa cuando lo que consume tu tiempo son las reuniones de negociación con tu cliente?

Dijo Steve Jobs “la gente no sabe lo que quiere hasta que se lo muestras“. Esto se extrapoló, frivolamente, a las necesidades del cliente diciendo que “el cliente nunca sabe lo que quiere“. Esto es lo que denominamos crear necesidades en cliente: venderle algo que no está usando en su negocio pero que le aseguras que le va a reportar muchos beneficios; que le va a resultar una mejora.

En el contacto con el cliente, es importante para tu productividad entenderte fluidamente con él si no quieres estar toda la vida del proyecto haciendo reuniones reiterativas sobre el mismo tema porque algo “no ha quedado claro”, reculando sobre las decisiones tomadas o retrocediendo los pasos de lo ya hecho porque el resultado parcial no ha satisfecho al cliente. Una forma de aumentar tu productividad sería eliminar lo innecesario en tu relación con cliente: establecer una comunicación fluida con él para recabar la información de lo que el cliente necesita.

La empresa está cambiando. Esto es, las necesidades de las personas que la forman y a los clientes a los que se dirige.  La fidelidad del cliente, ahora más que nunca, no es un valor fijo sino que solo asegura un relación duradera el cubrir de continuo sus necesidades pero las reales: el estar ahí dando un servicio de ayuda no a la caza de realizar una venta.

Orientación a cliente = Trabajar pensando en el cliente y asumiendo los continuos cambios que va a incluir en el proyecto.

MyWay

Recomiendo recoger cada cierto tiempo el feedback del cliente de cómo lo estamos haciendo y si lo obtenido hasta ahora le satisface. No vaya a ser que le presentemos a cliente al cabo del mes el desarrollo de nuestro trabajo y sea el cliente el que nos lo eche para atrás porque no le convence = Colaboración constante con cliente.

Me alegra saber que estos problemas de cambios constantes en el proyecto por variación de las necesidades de cliente y dejar fijados los requisitos del cliente no son solo míos. Observo que en los métodos Ágiles ya incorporaron estas incertidumbres añadiendo el término de “Alineamiento”, esto es, el equipo de trabajo y el cliente trabajan juntos (!!juntos¡¡) en los requisitos que precisa el proyecto y ambos supervisan el buen rumbo que se lleva a cabo. Esto además asegura eliminar del proyecto todo lo que no aporte valor al cliente porque no ha sido el cliente el que lo ha solicitado: funcionalidades adicionales, documentación técnica demasiado extensa,….. Optimiza y simplifica el trabajo que se entrega porque al colaborar estrechamente con el cliente y obtener sus continuos aportes de información, el resultado del proyecto se ajusta a lo solicitado por el cliente en todo momento y minimiza “las sorpresas” que puedan surgir al mostrar al cliente el trabajo realizado esperando que lo acate y se adapte. 

Como veis, seguimos cuestionándonos qué labores ejercemos en todo momento y reflexionamos sobre el valor (o no) que nos aporta a nuestro proyecto. En las reuniones y en el desarrollo de un proyecto, el foco debe estar también puesto en el cliente.

 

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Educación para la empresa: Desaprender

En torno a mi vida personal, estoy viendo a círculos de personas que han cogido el hábito de desaprender lo aprendido de sus padres para imitar lo que aprendieron sus abuelos.

  • Parto natural en lugar de acudir a un hospital “convencional”,
  • Educación con progenitores (“homeschooling” ) en lugar de la escuela “tradicional” (al parecer la tradicional no da libertad al niño de aprender jugando  y de estudiar matemáticas en el momento que lo demande).
  • Bollería y Panadería artesana en lugar de la fabricada en serie y exportada precocinada para su rápido consumo.
  • Confección de prendas y abalorios “hazlo tú mismo” (DIY)

Seguro que nuestros abuelos, allá por los años 50, envidiarían el futuro de nuestros días dónde tanta tecnología y progreso nos iba a facilitar tanto el trabajo que nuestro problema sería en qué consumir tanta cantidad de tiempo libre. Qué chasco se llevarían los pobres si vieran que compramos las patatas peladas o la cebolla ya cortada sólo por falta de tiempo.

El progreso y los avances son buenos, lo malo es el mal uso que hacemos de ellos:

Cuando comencé a trabajar hace años, una persona que admiro mucho me dio el siguiente consejo: “tú haz tu trabajo y no olvides que son compañeros de trabajo no amigos”. Era parte de la filosofía caduca y que aún veo mucho a mi alrededor de :

  • No dejes que nadie te pisotee”,
  • Yo cumplo mi horario: la empresa no tiene derecho a pedirme que me quede una hora más de mi jornada”,
  • Yo tengo mayor antigüedad que tú: a la hora de elegir, tengo preferencia en todo antes que tú

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Tenemos que aprender a desaprender. Esto es, a quitarnos las ideas que hemos heredado sin cuestionarlas.

Tenemos estas creencias tan grabadas en nuestro comportamiento que nos cuestamedium_116972725 deshacernos de ellas y nos parece imposible pensar de otra manera ante la llegada de algo nuevo. Ésta es la principal causa que nos bloquea, nos causa miedo, ante la llegada de algo nuevo en nuestro entorno laboral: aprender un nuevo idioma, sentirse mayor-viejo ante la llegada de nuevos compañeros, hacer un trabajo de forma distinta a cómo lo estábamos haciendo ahora.

Desaprender es necesario. Consiste en deshacerse de las ideas preconcebidas que nos lastran a avanzar y evolucionar. Es deshacerse de la frase “eso es así porque sí y siempre se ha hecho así”. La empresa está formada por personas y como personas que son son buenas en unas cosas y malas en otras. Cada uno tiene su ritmo natural de aprendizaje y su resistencia a desaprender. Esta capacidad de desaprender no es propia de ninguna jerarquía, la sufren desde conserjes a consejeros delegados.

En el mundo de las Tecnologías de la Información este desaprendizaje se hace más evidente. La necesidad de estar en formación continua exige adquirir nuevos conocimientos capaces de sustituir a los anteriores. La rápida adopción de nuevos modelos sin aferrarse a lo inamovible es lo que nos hace evolucionar a nosotros como profesionales y por tanto a la empresa.

GTD no es sólo una metodología de organización que lista una serie de conductas y de hábitos a adquirir para conseguir productividad personal sino que, más importante, deshacerse de viejos hábitos, de hacer las cosas distintas a como las hacíamos. Al fin y al cabo, de mismos hábitos se consigue mismos resultados. Si quieres conseguir resultados distintos tienes que partir de hábitos distintos. Causa-efecto.

La capacidad de desaprender se nos ha hecho necesaria tanto en la vida personal como profesional. Aprende a cuestionarte si todo lo que haces es válido y si no se podría hacer de otra forma más óptima aunque al principio el adoptar esta nueva forma de hacer las cosas nos conlleve un esfuerzo, tiempo y energía.

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Comparte conmigo la siguiente reflexión: ¿de qué necesitamos desprendernos para aprender nuevas cosas y por tanto ser mas flexibles en valorar nuevos comportamientos vistos en otros?

photo credit: alvazer via photopin cc

Maslow: Tener las necesidades cubiertas.

    No trabajamos solos. Las relaciones, todas, pueden ser difíciles de mantener.  Cada persona aporta a un equipo de trabajo no solo su conocimiento sino sus emociones, virtudes, miedos y comportamientos que debemos compatibilizar entre nosotros.

    También en la vida personal nos sucede lo mismo: en mayor o menor medida todos (quizá no todos, pero eso será un debate para otro día) necesitamos de los otros para hacernos oír, para darnos ideas, afecto y  amistad.

    Las personas que han alcanzado el éxito reconocen tener siempre a su lado a una persona que supone un gran apoyo y estímulo para ellos.

    En realidad, en el trabajo no queremos como compañero al mejor profesional de nuestro campo sino a la persona que nos resulta agradable estar a su lado y en la que podamos confiar sin ser necesariamente las personas que nos ofrezcan el trabajo de mayor calidad.

En sociología existe la Teoría de la Pirámide de Maslow que argumenta que el individuo una vez satisfechas sus necesidades básicas (alimento, sueño, abrigo,..) desarrolla nuevas necesidades y deseos más elevados. Por el contrario, sólo nos ocuparemos de necesidades de niveles superiores una vez hayamos satisfecho las de los niveles inferiores (y con la salvedad que dos individuos pueden no tener las mismas necesidades en el mismo nivel de la pirámide).

Ahondando en esta teoría se descubren dos cosas:

  • Sólo las necesidades no satisfechas influyen en nuestro comportamiento pues la necesidad satisfecha no genera comportamiento alguno. Esto es, si tras finalizar un trabajo buscamos estima de otros o reconocimiento de nuestros superiores es que tenemos alguna carencia (¿afectiva? ¿éxito?) que nuestro cuerpo (¿alma?) anhela. Y la teoría de Maslow se “complica” añadiendo que buscamos la carencias únicamente en individuos que nos atraen de tal forma que no nos vale recibir afecto de cualquier persona solo de la persona que nosotros queremos. En esto se basa la, enfermiza, dependencia entre personas, una de las cuales vive una vida desagradable con el único fin de agradar al otro.

Yo al estar en domicilio de cliente, solo y durante semanas, salgo a la calle con la necesidad imperiosa de hablar, de comunicarme con alguien humano y no sólo con máquinas.

  • Solo se llega a la autorrealización (nivel 5 de la Pirámide) cuando están satisfechas las necesidades de los 4 niveles inferiores.

Igual que hemos descubierto que uno no es productivo cuando siente preocupación por alguna cosa ya que la mente divaga constantemente en el problema sin dejar posibilidad de liberar la mente como recomienda GTD, igualmente nos sucede cuando no tenemos las necesidades cubiertas. No solo las necesidades básicas sino las necesidades de reconocimiento, éxito, afecto, familiar,…

Tener satisfechas tus necesidades te libera enormemente de tu estrés. No únicamente satisfechas las necesidades financieras sino las necesidades afectivas y de tiempo libre. Este será el principal motivo por el que nos levantemos cada mañana y luchemos. ¡A por ello!

Epílogo: El  ser humano busca la felicidad y el mínimo esfuerzo en toda construcción e invención que nos facilite la vida. ¿Intentamos ser felices para ser más productivos o ser productivos para alcanzar la felicidad? Aquí es donde da paso el mundo minimalista y de simplificar tu vida: deshacerse de todo (incluido personas) que no aporten nada y, por tanto, nos complique la vida.

Otro epílogo: No estoy seguro que con tanta teoría, avances tecnológicos, estrés y espectáculos  vivamos hoy mejor que en los años 50´s. O si. Tampoco me hagáis mucho caso: no he dormido mucho estos días y el sueño ya se que es una necesidad sin que nadie me lo marque en una Teoría. Buena semana. Disfrutadla y localizad vuestras necesidades para cubrirlas o que os las cubran bien. Os recuerdo que trabajamos para tener más dinero y éste solo sirve cuando tenemos tiempo y energía.

Trabajo en Equipo III – El hoy del Trabajo Colaborativo

» Trabajo en Equipo I – Aptitud para ser Grupo.

» Trabajo en Equipo II – Distribución de la Información.

» Trabajo en Equipo III – El hoy del Trabajo Colaborativo.

Trabajo Individual

Solemos olvidar que estamos en permanente evolución y que no necesariamente hemos alcanzado la cota de progreso en todos los campos. Aún nos queda (¿mucho?) por mejorar.

Hace un año José Miguel Bolívar de Optima Infinito  nos presentaba el siguiente artículo “El método de productividad ‘Getting Things Done’ (GTD), que funciona con éxito en Silicon Valley, llega a España

Le comentaba que estaba asombrado por el artículo ya que había oído a mi alrededor hablar (y practicar) GTD desde hace tiempo. Las palabras de @jmbolivar fueron casi proféticas:

“GTD es muy conocido entre determinados colectivos, como los informáticos o emprendedores en general pero fuera de ahí… a nivel de organizaciones, te sorprendería lo desconocido que sigue siendo. No creo que llegue ni al 10% de ellas”

Un año después (poco tiempo ha pasado) ¿creéis que ha cambiado mucho la visión que tiene la empresa de lo que es Productividad?

Se sigue pensando que la Productividad Personal es gestionar el tiempo para terminar las cosas más rápido y así disponer de más tiempo para hacer más cosas: estrés para terminar tareas y estrés por ver el trabajo que aún queda por hacer.

Vamos a hacer un juego. Imaginaros que por una semana tenéis completo poder para hacer a vuestra empresa más productiva según vuestra experiencia. ¿Qué haríais?  Lo siguiente son las respuestas más votadas que he recibido:

  • Conseguir la flexibilidad Laboral y Conciliación Familiar. “Trabajo mejor pudiendo entrar a las 10 h habiendo solucionado un asunto en el banco que entrar a las 9h. y estar todo el día preocupado (esto es, con la mente ocupada en otras labores “nada productivas”) en cuando podré ir al banco”. De igual forma para atender a la familia, averías en casa, teletrabajo,….. Supongo que habrá “aún” mucho empleado que abuse de esta confianza que deposita la empresa. Yo conozco managers muy organizados y productivos cuyos mandos superiores no le han dejado llevar a cabo sus ideas . ¿No es para desmoralizarse?.
  • Reuniones más cortas y con menos gente. “Hay veces que va gente a la reunión que solo va por ser parte integrante de un departamento pero que resulta que después de la reunión no tiene ninguna responsabilidad adquirida”.
  • Presencialismo de oficina. “Hay veces que si me dejaran me daría una vuelta por el barrio de la oficina para liberar carga negativa”. Pero se insiste e insiste no sólo en permanecer en la oficina sino al lado del teléfono que te corresponde.

Hace unos años en Madrid se hicieron parques industriales como la Ciudad de las Comunicaciones y la Ciudad de las Finanzas donde podías contar con todos los servicios necesarios para tu vida: peluquero, guardería,  restaurantes con varios tipos de comida, canchas de baloncesto, oficinas de banco,……. No requería que el trabajador “perdiera” tiempo haciendo gestiones: el Hermano Mayor te suministraba todo.  Me encantaría saber si esto ha causado más felicidad en los trabajadores (y por tanto más motivación y como consecuencia, más productividad).

No todo es negativo. He visitado varias empresas donde se han incorporado servicios que yo envidio:

  • Salas de café más divertidas y alegres. Alguna con videojuegos.
  • Salas de relax. Con sillones y tumbonas donde prima el respeto al descanso o concentración del compañero.
  • Actividades fuera de la oficina. Senderismo, barbacoas,…..
  • Actividades grupales en la empresa. Sesiones de coaching, juegos, risoterapia,…

Las personas, las unidades individuales que forman las empresas, pueden desarrollar un cierto sentido de victimización para justificar su inactividad, excusar su ineficiencia e intentar racionalizar un bajo rendimiento. Pero a su vez, cuando estas mismas personas aceptan su responsabilidad sobre la forma en la que hacen las cosas logran imponerse a su propia victimización para superar obstáculos.

Considero que deben ser los Recursos Humanos de la empresa los primeros en evolucionar y diferenciar de dónde provienen estos comportamientos, cuáles son sus principales indicios, cómo podemos hacer para revertir las conductas nocivas y fomentar las positivas. Para ello es preciso unos “nuevos” Recursos Humanos que conozcan las necesidades que precisan las empresas de hoy.

El modelo de gestión tradicional está siendo reemplazado por formas más participativas, más colaborativas y más humanas de hacer empresa. Las organizaciones de empresa están integrados por personas, y las personas tienen comportamientos, emociones, deseos, e inteligencia emocional. Si en lugar de minimizar estos factores, los comprendemos y los incluimos en la gestión, empatizamos con ellos, pronto comenzaremos a presenciar increíbles mejoras.

La productividad no solo es cuanto se produce, sino qué relaciones laborales mantenemos en el contexto profesional.

Los tiempos de la gestión “Yo ordeno y mando” deberían haber acabado por completo y no haber dejado huella en el campo humano para no estar heredándolos de una generación a otra.

Aún estamos creando la nueva empresa que queremos y que dejaremos en herencia a nuestros hijos.

Buena Semana. Y Productiva. Disfrutadla………….

photo credit: mielconejo via photopin cc

Trabajo en Equipo II – Distribución de la Información.

» Trabajo en Equipo I – Aptitud para ser Grupo.

» Trabajo en Equipo II – Distribución de la Información.

» Trabajo en Equipo III – El hoy del Trabajo Colaborativo.

jerarquiaSe denomina Proyecto en GTD al resultado que requiere más de una acción para ser completado.

Cuando el resultado necesita más de una persona, ya le podemos llamar Equipo de Trabajo.

En servidores con sistema operativo Windows, las ideas iniciales de Grupos de Trabajo de Red evolucionaron para crear Dominios de Trabajo y Unidades Organizativas.

Un Dominio Windows es un conjunto de recursos organizados para el acceso en una red informática.

La explicación breve de Unidad organizativa es que se tratan de conjuntos que incluyen los dominios. Esta unidad organizativa está definida por estructuras jerárquicas y lógicas dentro del dominio que pueden comprender grupos de trabajo, equipos de impresión u otras unidades organizativas. Luego existe la definición de Directiva de grupo que son los permisos que existen entre los pertenecientes a ese grupo y lo que pueden hacer en otras unidades organizativas distintas a la suya (la confianza).

Un rollo técnico, vale, pero funciona también al pasar este modelo a personas en la vida real.

 ¿Desde hace cuanto tiempo tenemos las oficinas segmentadas en parcelas llamadas departamentos, jefaturas, plantas, áreas,…..?

¿Cuales de las siguientes estructuras son equipos de Trabajo en una empresa?

* Toda la empresa en sí enfocada en un objetivo común.

* El Equipo del departamento de Arquitectura de red,

* El equipo de Desarrollo de Pruebas del departamento de Arquitectura de red.

 ¡Todos son equipos de trabajo!

Esto es, puede haber tantos equipos como estructuras jerárquicas o lógicas se requieran. Semejante a como trabajan ordenadores en una red informática.

 Pero en la empresa (y en lo personal) ¿es lo mismo Equipo de Trabajo que Grupo de Trabajo?

¤ Grupo de trabajo

Es un conjunto de personas que realizan dentro de una organización una labor similar.

    • Suelen estar próximos físicamente.
    • Suelen tener el mismo jefe.
    • Realizan el mismo tipo de trabajo pues tienen una formación y cualificación semejante.
    • Cada participante del grupo es responsable individual de su trabajo.
    • Cada participante realiza su trabajo individualmente sin necesidad de requerir información de otro participante.

¤ Equipo de Trabajo

Es un Grupo de Trabajo en un Entorno Colaborativo. Esto es, un conjunto de personas que utilizan todas sus características para ponerlas en común por un mismo objetivo. Cada equipo no fabrica el mejor coche sino la mejor pieza que debe tener un coche para que se pueda nombrar como “mejor coche”.

    • El trabajo conseguido es el resultado de todos sus miembros.
    • Cada miembro del grupo de trabajo realiza una función. Y cada miembtro complementa el trabajo de otros miembros del equipo.
    • Hay colaboración entre los miembros del equipo.
    • La jerarquía es secundaria. Hay un Cabeza de Equipo con una serie de Responsables y Coordinadores. Cada miembro tiene una serie de responsabilidades y todos se necesitan entre ellos para finalizar el trabajo.

    Veamos cómo se distribuyen lógicamente los miembros del equipo según el trabajo a realizar. La distribución de recursos (personas) está condicionado por el tipo de información que tienen que compartir entre sus miembros.

Cada miembro del equipo puede estar formado por una única persona o por un grupo de trabajo.

1.- Bus o Lineal.

busEl equipo de trabajo más básico. Todas las personas sentadas ante la misma mesa haciendo un trabajo individual que cuando requiere de nueva información que obra en poder de otro miembro se levanta y le pregunta. Fácilmente pueden delegarse entre ellos o sustituir a un miembro del equipo. Cada miembro del equipo realiza su trabajo de forma independiente sin depender de otros.

Ejemplo de Lineal: Cinco personas con el mismo objetivo común de encontrar una persona por el mundo hablando cada una de ellas un idioma. Si falta uno de los miembros del equipo, el trabajo se continuará haciendo y cuando se incorpore el miembro que faltaba (o un sustituto) continuará por donde lo había dejado.

2.- Estrella.

Seis miembros del equipo preguntando a la misma figura central que es la que tiene el

estrella conocimiento (nodo raíz). El trabajo se sacará adelante siempre que esté operativo el miembro de la figura central (nodo raíz). Por el contrario, si el nodo central no está operativo (problemas médicos, sobrecarga de trabajo, persona poco colaborativa que no difunde su conocimiento por temor, a veces, que no sepan más que él), el trabajo no resulta en éxito.

Cuando eres ajeno al equipo y realizas una consulta al equipo y te responden “El que está no sabe y el sabe no está” ya te están avisando que están en formación de estrella sin la presencia del nodo raíz en el equipo.

3.-  Anillo o Circular.

anilloLa información fluye en un sentido del anillo de forma que cuando uno termina su trabajo, el proyecto pasa inmediatamente al siguiente miembro de su lado.

Ej: Confeccionar un Documento de Instalación de Equipamiento donde cada miembro completa el trabajo realizado por él mismo. Es el trabajo típico que se hace en una cadena de montaje.

4.- Doble Anillo.

La información no espera a que termine cada miembro del equipo sino que puede rdoble anilloequerir
información que tenga otro miembro del equipo. El trabajo va pasando varias veces por cada miembro del equipo hasta que todos sus miembros dan el visto bueno al trabajo realizado ya que no hay nada nuevo que incorporar. La información va en anillo en ambos sentidos.

5.- Árbol o Jerárquico.

arbolEs el trabajo que requiere pasar por distintos departamentos para llegar a éxito. Se puede hacer trabajo en paralelo hasta conseguir finalizarlo. Por ejemplo, la confección de un nuevo programa informático que requiere unos pasos previos de Diseño y Arquitectura antes de pasarlo a Ingeniería.

El trabajo se detiene cuando falla uno de los miembros del equipo (y no hay sustituto para él).

6.- Malla.

La información necesaria para finalizar el trabajo está repartida entre los miembros demallal equipo de manera que ante una consulta es posible que sean varias personas del equipo las que dispongan de la misma información que el compañero. Únicamente hay colaboración entre algunos miembros del equipo de forma que la información que se requiera no esté almacenada entre todos los miembros del equipo. La Productividad Personal está delegada al bien común. Es el Entorno Colaborativo por excelencia donde prima no sólo el conocimiento técnico de cada miembro del equipo sino las Habilidades Personales de cada miembro al tener que hacer uso de autoridad, tacto, poder de negociación y capacidad de convicción.

En este entorno, hay miembros que no pueden darte la información que precisas pero te indican correctamente quien te puede dar esa información: te redirigen al que sabe.

7.- Malla Conectada.

MallaConectadaLa información del proyecto está en todos y cada uno de sus miembros. Si alguno de los miembros falla o se ausenta, el trabajo se sigue haciendo sin interrupciones. Todos se preguntan todo y la información entre miembros se trata “entre iguales”: miembros con la misma formación a los que se pueden mantener un diálogo con el mismo lenguaje que empleas ya que todos los miembros disponen de la misma cualificación y formación. Es un entorno típico de Especialización.

En resumen, dos o más personas seguro que forman un grupo de trabajo pero formar un equipo, eso, es más difícil. Para ello hay que dejar en segundo plano el bien personal, adaptarse a los tiempos de otros, relacionarse e interactuar convenientemente con el resto de miembros. Que el resultado llegue a éxito te reportará haber conseguido algo que tú, como miembro de un equipo, también deseabas. Conocer cómo vas a compartir la información con tu equipo  también te ayuda a ser Productivo.

Trabajo en Equipo es Colaborativo.

 

No publico… Santa Semana

Buenas,

Lectores, compañeros y/o amigos: sorpresas te da la vida………. Tenía planificado esta semana continuar hablando del Trabajo en Equipo pero el perro se ha comido mis deberes (o algo así). El caso es que tengo escrito el post en modo borrador en la nube de WordPress “únicamente” a falta de incorporarle unos gráficos necesarios para explicar lo que comento del reparto de información entre un equipo de trabajo; el problema es que mi portátil sufre recaídas (creo que es astenia primaveral) con lo que no me deja acceder a estos archivos de imágenes => El caso es que no puedo terminar el post => Espero no desilusionar a muchos (bueno, en realidad, sí: espero que lo echéis de menos).

Espero encontraros de nuevo el próximo jueves. Os pido disculpas pero publicar un post hoy entraña robar ahora tiempo e interferir (para mal) en la planificación de otras personas.

Cualquiera que sea el sistema de Productividad Personal que emplees debe asignar prioridad alta a tus seres queridos como prioridad uno que son o deberían ser.

Espero que esta lección la aprendamos pronto todos. La Vida se encarga de recordarte que el tiempo que no estás donde quieres es tiempo perdido……. nunca recuperable.

Ésta quizá sea la lección que hemos aprendido esta semana: la Productividad Personal es también ser capaz de gestionar los imprevistos de última hora que hace cambiar tu planificación inicial; la capacidad de reflexionar en ese momento y valorar los pros y contras de tirar por una opción u otra. Y la capacidad de recuperarse ante tal “problema”.

Disfrutad MI Semana Santa independientemente del género, país, lado del charco o religión que practiquéis. Lo que no podéis dejar de practicar es el disfrute del tiempo.

Os quiero. Abrazos……………

Trabajo en Equipo I – Aptitud para ser Grupo.

» Trabajo en Equipo I – Aptitud para ser Grupo.

» Trabajo en Equipo II – Distribución de la Información.

» Trabajo en Equipo III – El hoy del Trabajo Colaborativo.

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Eres una persona preocupada por tu productividad porque ser productivo te ha ayudado en tu trabajo y fuera de él haciendo que organices tus horas y tengas en mente una planificación. Estás satisfecho porque, aunque todavía tengas cosas por mejorar, has conseguido un nivel de productividad que ha simplificado tu vida. Has conseguido obtener mayor felicidad porque has conseguido tiempo para, por ejemplo, tu familia y tus aficiones que, antes, tenías abandonadas.

Esto es, te has preocupado en coger hábitos productivos y ya tienes controlado tu entorno.

Pero seguro que no trabajas solo (muchos emprendedores sí trabajan solos ¡al ser cada uno de ellos mismos un equipo!). Vivimos en sociedad y todo lo referente a interrelaciones humanas, empatía,  ideología y temperamento lo llevamos a nuestras relaciones en el trabajo. Tu forma de organizarte, planificar y tus horarios internos no son los mismos que los de tus compañeros como tampoco lo son tu motivación y energía y sin embargo es necesario hacerte entender con el resto de compañeros para finalizar actividades (que es tu objetivo personal).

Pero ¿la ejecución de un trabajo realizado por dos personas con un nivel  del 60% en las métricas de productividad va a resultar un trabajo colaborativo del 60%?,  ¿la producción de un equipo es la suma de sus partes? Pues no.

El trabajo es como el amor: no siempre una pareja forman uno y hay veces que 1+1 es más de 2.

Uno puede ser bastante productivo pero a la hora de formar parte de un equipo o grupo puede resultar ya no serlo tanto ya que tiene que amoldarse a otros hábitos y experiencias nuevas: la productividad de un grupo de trabajo es más que la productividad individual de cada elemento del equipo; es dar al grupo su talento y su capacidad (su esencia, su marca personal) de manera que aumente el valor del grupo. No solo es importante cumplir los objetivos individuales sino el saberse integrar en un grupo y ser colaborativo (los expertos de recursos humanos seguro que tienen claro que no coinciden “trabajo individual” con “trabajo en grupo”).

Un nuevo entorno se abre a tu alrededor:

A: Dos nuevas herramientas aparecen en tu vida productiva: las reuniones y el calendario colaborativo:
    • Reuniones “bajo demanda. Resulta poco útil fijar un día de la semana para hacer reuniones para poder compartir la información; mejor montar reuniones efectivas cuando se necesiten: reuniones aproximadas de 20 minutos da tiempo para compartir el estado actual de trabajo y orientarse de nuevo hacia un objetivo común. También funcionan muy bien la reunión entre los distintos jefes de grupo: una reunión informal de 10 minutos, estando de pie, para conocer y comunicar el estado actual del trabajo. Y mejor hacer una reunión “en vivo” o por videoconferencia o mensajería instantánea que enviar un correo explicatorio con copia a todos los interesados y tener que esperar la respuesta, que se entienda bien lo que querías decir, nuevas dudas que surjan,…..
    • Calendario de hitos importantes para superponer los distintos tiempos de actividades paralelas. Importante adquirir unos compromisos de fechas.

B: Dos Malas Prácticas aumentadas en el trabajo en equipo:

    • Que una de las partes quiera destacar por encima de las otras.
    • La no colaboración entre los grupos con mal actitud “sutil”: “lo mío funciona es tu parte lo que falla”,

C: Características del trabajo en Equipo:

    • Capacidad de interdependencia y autonomía entre los miembros.
    • Cada miembro es dueño, responsable y ejecutor de su trabajo.
    • Cada miembro colabora en el grupo dando su esencia, lo que mejor sabe hacer, para ofrecérselo al grupo.
    • Confianza entre los miembros del equipo
    • Comunicación fluida entre todos los miembros.
    • Mucha paciencia, empatía y asertividad.  Y respeto (a nivel de trato y de respetar los tiempos de otros para no interrumpir en “mal momento”)
    • Forman equipo y desechan el individualismo.
    • Delegar el trabajo especializado al individuo mejor preparado.
    • Buena Intención.

Y la figura más importante del grupo, el líder, que tiene la misión, entre otras, de asegurar que la concordia, la distribución de tareas  y la marcha del grupo sea en  positivo. Para ello el líder es integrante del grupo y debe recibir retroalimentación del resto de participantes.

Hay dos modelos que me arranca un buen líder:

1.- La paternalista. El buen líder debe ser como el padre de una familia de 12 hijos atento a escuchar todas las voces y compartir información con su igual en horizontal (la madre)

2.- La sentimental. Uno de los mayores lideres los podéis ver representando la figura de Capataz en los tronos de Semana Santa de Málaga (Pincha aquí si no sabes que es un Capataz de Tronos). Si tenéis ocasión de ver el paso de un trono de la Semana Santa, fijaros en la figura del Capataz y preguntaros: ¿hay mayor ejemplo de liderazgo, dirección y motivación que “convencer” a treinta personas, al unísono, a aguantar una tirada sobre sus hombros o espaldas de 100 kilos por más de 3 horas?.

 

Cristo de la Buena Muerte (Semana Santa Málaga – Legión España- 2012).

[ Imagen: Chema Concellon via photopin cc ]

Productividad y Buen Rollo.

Uno de los métodos de organización, personal y profesional, más utilizado es GTD.

GTD se basa en una premisa muy simple: todo lo que deba ser recordado hay que mantenerlo fuera de nuestra cabeza para dejar nuestra mente libre para otras actividades. Esto nos permite poder dedicarnos por entero a la tarea que en este momento estamos haciendo. Hacemos esa tarea sin temor de olvidar otra. Esto lo podemos hacer porque tenemos confianza en nuestro método y por tanto tenemos la seguridad que todo quedará registrado en nuestro sistema. Conseguimos liberar nuestra mente y dejarla en el estado de “mente como el agua“.

 Bonito panorama, ¿verdad? Idílico.

El problema viene porque nosotros, gente normal,  no somos dueños por completo de nuestra mente y ésta nos dispara recordatorios cuando menos lo deseamos: si estamos en el trabajo, estamos preocupados si el niño tiene unas décimas de fiebre; si estamos en casa intentando disfrutar de la familia estamos pensando en la presentación que debemos hacer mañana ante nuestro jefe.  No es bueno hacer una actividad cuando se está pensando en otra; cuando sientes preocupación o inquietud en el periodo de tiempo que tienes puesta la atención (foco) en la actividad: alteramos la tranquilidad mental que buscamos.

Esto es una de las base del Mindfulness y de GTD: poner nuestra atención al contexto en el que te encuentras, de disfrutar del momento del ahora.

Aprendes y aplicas Productividad Personal con la esperanza de encontrar Felicidad en el caos y desorden que se forma a tu alrededor. Es difícil integrar métodos de productividad en tu vida sin plantearte cosas como meditación, atención, reflexión y control del estrés.  Comienzas a valorar que lo que ya tienes es suficiente para llevar una vida ordenada (Ley de Segal), sin necesidad de acumular “trastos” o “personas tóxicas”.

"Trastos"

“Trastos”

Amigo que no da...

“Gente Tóxica”

Entonces si emociones malas como estrés o preocupación lastiman nuestra productividad la situación contraria, las emociones buenas (la felicidad) nos deben hacer más productivos.

Pues sí, no hay duda: cualquier tarea hecha con cierto placer se hace mejor que estar continuamente lamentándose (aunque el lamento sea en voz baja).

¿Qué es gamificación sino aprender sin apreciar esfuerzo?

¿Por qué de los despertadores están desapareciendo el sonido de campanas para interpretar sonidos naturales (y relajantes) de la naturaleza?

¿Por qué los teléfonos fijos han incorporado un nivel de volumen?,

 ¡Para conseguirnos felicidad! Vivimos en la sociedad de la máxima felicidad y el mínimo esfuerzo.

Las siguientes son acciones variopintas de conseguirnos felicidad. Seguro que ya las sabéis pero muchos ya las habréis olvidado al “haceros adultos“:

  • Aprovechar el descanso para divertirse. Descansar del trabajo no significa no-hacer-nada. Tienes que hacer cosas que te gusten.  Dejar volar la mente: ¿desde cuándo no haces un avión con una hoja de papel y lo lanzas a volar? ¿Tu jugabas a la rayuela y desde cuando no lo has vuelto a hacer? ¿Con qué persona te gustaría estar ahora? Intenta dibujarlo en una hoja con detalle. Disfruta.
  • Hacer el gesto de sonreír. Cuando no tienes motivo para sonreír es cuando más lo necesitas. No importa que no tengas ganas: sólo con hacer el gesto de una sonrisa hace que el cerebro reciba tu deseo y descargue endorfinas.

   Descubre más de los beneficios de sonreír y de los tipos de sonrisa [pincha].

  • Ni salvas vidas, ni eres un imán para atraer problemas. Y es un alivio. Muchas veces andamos con prisas y con estrés por la vida. Nos sentimos cargados de tareas porque tenemos muchas “obligaciones”. Cada uno de nosotros tenemos nuestro ritmo y nos equivocamos al acelerarlo. Somos humanos: buenos en unas cosas y malos en otras.

  Cuando sientas agobio en el trabajo piensa en lo siguiente “¿Qué pasaría si ahora       no hiciera este trabajo?” La vida se encarga de hacernos bajar el ritmo cuando          estalla nuestro ordenador o nos pone en el camino una separación sentimental           dolorosa o una enfermedad. La vida es muy buena seleccionando TUS prioridades.

  • Vudú para la gente mala. ¡Que les caiga un rayo a la mala gente! Imaginar a quien te está fastidiando el día cayéndole un piano o cayéndose por todos los peldaños de una escalera muy larga nos ayuda a levantar el ánimo. No te sientas culpable por pensar una maldad de la gente; no pasa nada y es positivo (siempre que no quieras llevarlo a la realidad _/|\_ ). Después de visionar un ratito el dolor ajeno, ponte en el lugar de esa persona y empatiza con él para entender sus motivos.
  • Respira, tómate un pincho de tortilla y vivePequeñas acciones pueden conseguir gran felicidad. Levántate de tu puesto de trabajo y mira por la ventana. El simple gesto de levantarte ya te aliviará. Mirando por la ventana siempre pasa algo nuevo e interesante por delante de tus ojos.
  • Alimentación alegre. Aunque no sepamos que es el triptófano, el zinc, el magnesio y el cómo ayuda a aumentar nuestro nivel de serotonina, tú hazme caso: ingiere pavo, pollo, leche, queso, pescado, huevos, tofu, soja, nueces y semillas de ajonjolí y de calabaza, plátanos, legumbres, verduras y germen de trigo.
  •  Invéntate un chiste. Nada sabe tan bueno que la misma comida que tú mismo te haces. Conviértete en guionista de chistes sin llegar a ser pesado. ¡Todo son ventajas!: si inventas un chiste divertido conseguirás alegrar a otros y repercutirá en tu propia felicidad. Si por el contrario, has encontrado un chiste malo donde es difícil que la gente sonría…… ríete de ti mismo y de tus ocurrencias.
  • Baila y canta. Afloja tu corbata, despéinate y descálzate y hazlo cómo si nadie te mirara. Recuerda cuando llevabas el pelo largo y “mueve tus caderas cuando todo vaya mal” (Yeah!!)

Todo esto te dirán que es hacer el tonto y  ser una persona poco sería (y por tanto poco profesional y de escasa confianza) pero aquí es donde les argumentas que lo haces por todo lo contrario: que es para recargarte de energía, que te permitirá ser más productivo y, por tanto, desempeñar mejor tu trabajo y que ser latino implica haber descubierto la gamificación antes que los americanos.

Bernard Shaw, “¡El hombre que está siempre serio en esta vida demuestra que no ha comprendido nada de nada!”

 Ea. Os mando deberes para esta semana: tenéis que detectar las “pequeñas” cosas que os dan felicidad; puede ser comer chocolate, echarse una partida de videojuegos, dibujar,…. Esas cosas os serán válidas y útiles para incorporarlas como medida de descanso en vuestro trabajo cotidiano.

Y si queréis compartir qué actividades aplicáis vosotros para conseguir estar en un reducto de felicidad por un momento, yo prometo estarte agradecido.