¿Tener Disciplina? ¡Son rutinas! (2ª parte)

Tener Disciplina:

>> Es tener Hábitos (1ª parte)

>> Es tener Rutinas (2ª parte)

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     Hace muchos pero que muchos años mi madre (aún sin tener yo motivación) me enseñó el hábito de bañarme cada día y por años me estuvo bañando hasta que, dialogando los dos, decidimos que el tener yo ya 7 añazos era suficiente para hacerlo sólo. Aún así, a pesar de haber estado experimentando la ducha durante años, mi madre me dio dos duchas-lecciones más enseñándome “cómo ducharse uno eficazmente”: primero te mojas todo el cuerpo, luego te enjabonas hombros y cuellos, luego los brazos… Recuerdo que había aprendido estas pautas con el ejemplo y que me duchaba muy bien, pero que tardaba 50 minutos el completar todos los pasos de la ducha.

      Ahora me ducho también de forma eficaz pero tardando mucho, pero que mucho, menos tiempo y lo que es más importante, hago de forma automática este proceso sin ser consciente del paso que estoy dando en cada momento. Muchas veces se que me he metido en la ducha y que he salido al rato bien duchado pero he realizado de forma no consciente cada uno de los pasos. Me ducho de forma automática con mi atención puesta en las noticias de la radio o en mis pensamientos, sueños y divagaciones.

    De forma automática también desayunamos, nos vestimos, conducimos, nos maquillamos o afeitamos, apagamos el fuego después de cocinar, cerramos el agua antes de salir de viaje, metemos los múltiples cargadores y analgésicos antes de emprender un viaje. Todas estas acciones las hacemos sin pensar, sin apenas darnos cuenta. Son rutinas.

Son rutinas pero todas necesarias de hacer durante el día.

     Daros cuenta que definimos a Rutina como aquella actividad que realizamos de forma regular y periódica.

     El Hábito es la acción de aprender o adquirir una nueva habilidad para poder conseguir interiorizarla como rutina.

Por ejemplo, si te has comprometido que quieres incorporar el ejercicio en tu vida y deseas salir a andar todos los días por lo menos media hora.

El cambio vendrá de tus rutinas.

El cambio vendrá por tus rutinas.

La motivación es lo que te hace empezar y desechar excusas para no empezar,

el hábito es obligarte todos los días a dejar las zapatillas delante de la puerta de la casa para recordarte que quieres salir a andar,

y la rutina es la repetición de este hábito de tal forma que a lo largo de un tiempo (los especialistas dicen que son necesarias tres semanas; los machacados 21 días para convertir un hábito en rutina) ya no será necesario que dejes al lado de tu puerta las deportivas porque ya habrás interiorizado esa acción de salir a andar de la misma manera que aprendiste de pequeño a lavarte las manos antes de comer o a lavarte los dientes tras cada comida.

Habrás comenzado creándote un nuevo hábito hasta convertirlo en rutina en las que harás las cosas instintivamente, sin razonarlas.

Sólo dejarás de hacer, algunas de, estas rutinas cuando estés de vacaciones o también nombrado como “salir de la rutina y, por tanto, descansad del automatismo diario”.

 Rutinas particulares que “tengo” que hacer en mi trabajo:

  • Imputar horas al terminar la semana,
  • Llamar a un cliente del Servicio Técnico para comprobar que está satisfecho con la nueva instalación de un producto que se le ha hecho,
  • Documentar una incidencia tras contactar con el afectado.

    Otras rutinas que pueden servir, y mucho, en tu trabajo:

  • Crear la rutina de revisar el buzón de correo únicamente 3 veces al día,
  • Dejar los correos de la bandeja de entrada clasificados,
  • Acostumbrarse de hacer la llamada o de escribir el correo de forma directa; ir al asunto en cuestión sin perder tiempo en asuntos secundarios o triviales.

→ Rutinas de mi vida no profesional:

  • Salir a correr al menos 4 días a la semana,
  • Revisar regularmente tuits de gente “Altamente productiva”,
  • Leer todos los días de un libro de ficción,
  • Cocinar para mañana,
  • Llamar a la familia

Conseguir mejorar en la productividad es incorporar nuevos hábitos, deshacerse de otros e integrarlos en tu vida hasta que se conviertan en rutina.

En el siguiente enlace podéis comprobar las rutinas diarias creadas por mentes brillantes en distintos estadios de nuestra historia y que, viendo los resultados de calidad que engendraron, puede que fueran hábitos o rutinas extravagantes pero al menos les hacía sentirse cómodos: desde el despertarse por la mañana con un disparo de Victor Hugo hasta el permanecer despierto en la cama Charles Darwin resolviendo problemas antes de dormirse.

Here’s How The World’s Most Brilliant People Scheduled Their Days

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¿Tener Disciplina? ¡Son hábitos! (1ª parte)

Pinterest

La gente que me rodea hay veces que comentan que para mí el organizarme es fácil y que ellos no tienen tanta disciplina como yo. No es cierto. Muchas de las personas que ahora poseen mucha productividad se interesaron en productividad porque al principio eran  personas con alto grado de desorden en su vida, mal uso de la  memoria para archivar  o con gran cantidad de tareas sin terminar.

Yo tampoco he sido una excepción (leed “¿Qué hace Antonio?” si quereis saber cómo era yo con 25 años).

No existe falta de tiempo

La disciplina no es mas que una serie de rutinas diarias conociendo mis propios límites (¿cuantas pelotas en el aire eres tú capaz de soportar?) y con la virtud que he conseguido de no auto-engañarme. Estas cualidades me permiten ser franco conmigo mismo (¿para qué engañarme?) y no estar con excusas de por qué no he hecho tal tarea.

Yo sé del trabajo que tengo que hacer y al que no debo justificar a nadie sino a mí mismo. Cuando se quiere hacer algo, se consigue sacar tiempo y energía porque te sobra.

Todos hemos nacido siendo coachs de nosotros mismos. Hemos aprendido a escuchar nuestro propio yo para ir orientándonos hacia las cosas que importan en la vida. Si decides aplazar cosas, no hacerlas, planificar y no actuar, raramente se deberá a causas externas; cuando se quiere hacer algo, quizá se haga algo más tarde, pero al final lo hacemos.

Os describo mi “disciplina” para que veáis que no soy especial. A esta disciplina, algunos, les llamarán hábitos:

  • Termino el día anterior con el día planificado de lo que tengo que hacer mañana. Dejo preparado todo lo necesario para salir de casa: ropa que me voy a poner, comida, llaves de casa, dinero necesario. De esta forma tengo la seguridad que dispondré de todo lo necesario sin peligro a que algo se me olvide.
  • Las citas fijadas con hora, las tengo programadas en Toodledo para que me suene un recordatorio en el móvil una hora antes o diez minutos antes, dependiendo del tipo de cita que tenga. De esta forma evito que no sepa en qué hora vivo y dispongo de una hora para dejar todo cerrado antes de asistir a una reunión.
  • Tengo claro que tengo que por hacer muchas tareas pero que solo puede hacer las 4 o 5 más importantes. No me preocupo del resto de tareas no programadas esta semana a no ser que haya cambio en los acontecimientos que me fuerce a programarlos de nuevo.
  • Todos los días toco los 5 proyectos en los que estoy metido. Únicamente hago la excepción de si un día no toco uno de los proyectos es porque considero beneficioso dedicar más tiempo hoy a otro proyecto para darle un empujón y comprometiéndome que mañana no tocaré este proyecto para dedicarme a otro proyecto  por  el doble de tiempo.
  • Al descubrir que la mayoría de proyectos grandes los podía dividir en “trozos más pequeños” y manejables en el tiempo, decidí dar el paso y hacerlo con en el resto de mis otras tareas.

A mí por ejemplo me resulta más provechoso, más productivo, dedicar cada día 15 minutos a la limpieza de una habitación de mi casa que dedicarme 2 horas a limpiarla entera el sábado.

.: Puedo recibir una visita inesperada el sábado con lo que ya tendría tres cuartas partes de la casa ya limpia,

También me resulta más cómodo cocinarme cada día para el día siguiente que dedicar todo el domingo a hacer múltiples platos.

.: Si tengo un imprevisto el domingo, en 20 minutos ya se que soy capaz de gestionar una única cómida o llevarme (excepcionalmente) algo precocinado. No encuentro necesidad de perder horas un domingo en preparar algo que me resulta tan fácil hacer cada día dedicándole poco tiempo.

Como me he comprometido a publicar una entrada en mi blog el jueves, todos los días voy dándole forma.

.: Tiene la ventaja que puede salir un imprevisto el miércoles con lo que no me daría tiempo a publicar el jueves ya que tengo parte de la entrada del blog ya hecha.

  • Dejo la lástima y la queja de que soy un desastre, que otros hacen las cosas más rápido o mejor que yo para cosas importantes. Hay que ser flexible y quererse a uno mismo. NO hay ningún problema si algún día decides tirarte 2 horas sentado en el sofá o saltarte tus obligaciones “penosas” por algo gratificante. Disfruta, leñe. “Hasta Superman la mayoría de las veces era Clark Kent”.
  • El control de tiempos. Te lo estés pasando bien o peor, un minuto dura exactamente lo mismo (compruébalo si quieres). Es asombroso las tareas que hago en 10 minutos cuando antes era de la opinión de “para solo 10 minutos que tengo, ya lo dejo para otro día”.
  • Procrastinar y Multitarea. Sí, ¿por qué no?. Flexibilidad. Hay muchas tareas que no necesitas tener “atención plena” para realizarlas y que, además, puedes hacer a la vez.

Si os han parecido útiles estos consejos, id incorporando hábitos nuevos en vuestras vidas hasta que se conviertan en rutinas.

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¿Qué podeis hacer en vuestras vidas para que resulte más cómoda? Esto es, ¿qué hábitos debéis incorporar y de cuales os debéis deshacer para llevar una existencia más cómoda (y más feliz, que es de lo que verdaderamente se trata)?.

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Tener Disciplina:

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Prioriza: Hazte con un buen LISTADO To-Do Diario.

ListadoCompra

De todas las tareas que aún tengo pendiente por hacer, ¿cuáles de entre todas ellas selecciono para hacer hoy?

Elijo las tareas que hoy voy a hacer según los 2 hábitos (Coger y ESCoger) que he adquirido: (hábito: Dícese de la costumbre que has interiorizado haciéndolo de forma,                                       casi, automática)

  • Cojo de la Agenda. En la agenda sólo están apuntadas las tareas que tienen fecha comprometida y que sólo pueden hacerse ese día: cita para revisión de coche, cumpleaños de sobrino, reunión con cliente,…
  • ESCojo del Listado de “Cosas Pendientes”. Del listado de cosas por hacer, me hago 3 preguntas que son claves para seleccionar las 3 Tareas Más Importantes (TMI) del día:

o   ¿Qué es lo importante que tengo que hacer hoy?

o   ¿Esto lo puedo hacer sólo hoy?

o   ¿Esto me ayuda para lo que quiero conseguir esta semana o este mes?

1 – “¿Qué es lo importante que tengo que hacer hoy?”

Vamos a priorizar tareas.

Tengo mis tareas clasificadas por el tiempo que estimo que voy a tardar en finalizarlas.

Mi trabajo consiste más que en Control del Tiempo en “Control de las interrupciones y que no se me olvide anotar nada”.

Me he dado cuenta que, con atención plena y sin que se me presente ninguna interrupción, puedo trabajar de seguido 20 minutos. Por tanto, divido mis tareas de tiempo a medio gas (¿qué es tiempo a medio gas?) en periodos manejables de 20 minutos.

 De tal forma, que conforme a intervalos de 20 minutos tengo dos tipos de tareas:

  • Tareas Pequeñas y rápidas (¿a qué llamo tarea Rápida?). Aquellas tareas que estimo finalizarlas en menos de 20 minutos (incluso en un par de minutos). También son tareas que precisan poca energía. las hago en tiempos muertos o de espera o en tiempos de tránsito.
  • Tareas  Grandes. Tareas que consumen gran cantidad de tiempo.
    • Apunto la fecha tope que quiero tenerla finalizada, y
    • Divido el tiempo que estimo que voy a tardar en finalizarla en bloques, más manejables, de 20 minutos.  

          De forma que si una tarea estimo que tengo que terminarla en 2 semanas y voy a tardar en hacerla 2 horas, me planifico las dos semanas siguientes para trabajar 6 veces con esta tarea. Para impedir que por interrupciones  o por “aparición” de otras nuevas tareas, se me escape de la mano (pierda el control de la actividad), me las planifico para hacer cuanto antes en esas 2 semanas, (“Lo importante, primero”). Con esto evito pasarme el ultimo día trabajando únicamente con en esta tarea (y por tanto, dejando de hacer otras tareas, el estrés que lleva asociado, etc).

2 – “¿Esto lo puedo hacer sólo hoy?”

Observo que hay gente que hace trabajo que sí que tiene pendiente por hacer pero que igualmente lo pueden hacer otro día. Muchas veces uno se pone en modo testarudo por terminar ese trabajo que aún tiene pendiente que descuida el trabajo que le va a repercutir beneficio tenerlo terminado hoy. Descuidar la tareas de hoy son las que van a provocar desorden y estrés en tu vida.

¿Tienes que hacer compra para la comida? Un par de días puedes pasar sin hacerlo pero tu comida es más importante que cualquier proyecto del trabajo.

=> Selecciona bien qué trabajo puede hacerse “Solo Hoy”. El  trabajo de hoy           es el que debe primar sobre cualquier cosa importante.

3 – “¿Esto me ayuda para lo que quiero conseguir esta semana o este mes?”

Dado que el 20% de los efectos causan el 80% de los resultados, selecciona tus tareas TMI entre el 20% de las tareas de hoy que mayor beneficio te dé.

Pero ¿sólo elegís las 3 TMIs pensando en el trabajo? ¡ ERROR ¡. Haz la lista pensando en familia y amigos y en ti.

Cuando estoy en el trabajo no me ocupo de la familia (por lo general), pues una vez fuera del trabajo solo familia, amigos y tú.

Forma de Seleccionar:

  • Escoge sólo las 2 o 3 tareas (TMI) más importantes por día. Ponerte el límite de 3 te forzará a coger las verdaderamente importantes para ti (escoge las tareas del 20% que haces que den el 80% de beneficio).
  • Divide las tareas grandes en partes más pequeñas. “Con más o menos bocados pero al final te comes un cordero o un elefante”.
  • Fracciona tu trabajo en periodos de 20 minutos (o lo que tu concentración te permita)
  • Se flexible: trabaja de seguido 20 o 30 minutos pero que no se te olvide hacer descansos.
  • Cuando tengas que hacer una tarea y no te encuentres con energía (y/o ganas) para hacerla: ¡Empieza! Empieza aunque solo sean 5 minutos… es muy posible que tras esos 5 minutos observes que no era para tanto y decidas continuar.

IMPORTANTE 🙂 al final del día haz reflexión y balance de resultados y planifica lo que vas  a hacer mañana. Mejor hacerlo al terminar tu jornada laboral que tienes las ideas de las cosas pendientes frescas que al empezar tu jornada del día siguiente. Cumple El habito de productividad personal más importante: Reúnete contigo una vez al día.

Conclusión,

El ser productivos os dará muchos beneficios al facilitaros tiempo libre para “consumo individual” y sin tener que rendir cuentas a nadie: para pasear, para leer, para ordenar la habitación, para estar con vuestros niños, para tocar el saxofón o coleccionar etiquetas de botellas de cerveza: ¡PARA DISFRUTAR!. ¿Nos os merece la pena  hacer un poco esfuerzo para cambiar de ti lo que te roba tiempo y adquirir el virus de la productividad? Planificarse bien el día hará que te planifiques bien el mes; y mes a mes se hace una vida. Abrazos.

[photo credit: Tyrexito via photopin cc]

Trabajarás y tendrás Control de tu Tiempo.

¿Estáis seguros que un minuto dura exactamente lo mismo cuando estás en el cine que cuando estás en el dentista? ¿Lo mismo en la playa que bajo una lluvia?

Circula una frase que asegura “que el tiempo es relativo se comprueba en el baño: dependiendo en qué lado de la puerta del baño te encuentres” {Pincha aquí si quieres tuitear esta frase}.

¿Habéis notado que las personas con estrés caminan y hablan más rápido como si su tiempo (su percepción del tiempo) fuera más rápido?

He cogido 2 hábitos que me permiten tener mejor control de mi tiempo:

1.- Acotar el tiempo que voy a estar con una tarea.

Razón: Acotar para evitar que estés toda una mañana con una tarea porque te ves con “muchoreloj_mano tiempo por delante para hacerla”. No vaya a ser que te pongas a trabajar en una tarea y para terminarla consumas tiempo de otras tareas que tenía planificadas.

Evita: La Ley de Parkinson (“cualquier trabajo ocupará todo el tiempo disponible que le quieras dar”).

Cuando te pongas con una tarea, decide cuanto tiempo le vas a dedicar, y tras ese tiempo decide de nuevo qué vas a hacer a continuación:  si continuar con la tarea que estabas o pasar a otra nueva tarea nueva. Tiene la ventaja que tras terminar este lapso de tiempo te puedes obligar a hacer un descanso ya que tanto te cuesta tomarlos de “forma voluntaria”.

Trabajo con intervalos cerrados y variables de tiempo y sin saltarme los descansos. Con esto consigo dedicarle más tiempo sólo a las tareas prioritarias.

Es una variación de la Técnica Pomodoro pero con intervalos variables fijados por mi: ahora me comprometo a trabajar sin distracciones 40 minutos, ahora 15 minutos,….. cuando termine este tiempo decido según mis prioridades a qué me voy a dedicar.

2.- Calcula el tiempo que te va a llevar hacer esa tarea.

Razón: A la hora de planificar tus tareas,  importa mucho estimar el tiempo que te va a relojesllevar finalizar una tarea. Si no haces una buena estimación puedes cometer la imprudencia de querer hacer en una hora tres tareas de 45 minutos. Imposible.

¿Tienes que hacer un documento? ¿En cuánto tiempo calculas que lo vas a tener terminado? ¿Ya sabes que realizar un documento lleva una gran parte no solo de escribir el contenido sino de cuidar el diseño, de insertar gráficos,  revisión del documento, y otras tareas asociadas? No queremos ponernos a hacer el documento y estar involucrado de tal forma que tardas en finalizarlo todo el día. Es mejor ponerse a hacer el documento estimando que te va a llevar 2 horas el terminarlo y al cabo de 2 horas decidir de nuevo. Procrastinar no sólo es dejar un trabajo para hacer en otro momento sino que es también postergar su realización en el tiempo.

En mi caso, lo que más difícil me resulta, es hacer una buena estimación del tiempo que va a llevar cada tarea. Mayormente de las tareas nuevas que desconozco el tiempo que me va a llevar; pero en el trabajo cotidiano muchas son las actividades que sí conozco el trabajo que conlleva, con lo que puedo hacer una estimación bastante acertada del tiempo a aplicar.

De tal forma que sabiendo cuanto tiempo lleva cada tarea puedo insertarla en mi planificación diaria o semanal y que encajen las tareas en mi planificación como figuras de Tetris.

  • ¿Estoy de tiempo de tránsito?. Escojo tareas de 10 minutos.
  • ¿Me falta una hora antes de salir a comer? Tareas de menos de una hora (o divisiones de tareas más grandes).
  • ….

Evita: “No muerdas más de lo que puedes tragar”.

Bonus: cogiendo estos dos hábitos, obtendrás un superpoder que pocos tienen: serás capaz de apreciar cuánto vale el tiempo, valorarás lo que da tiempo a hacer en un minuto o en una hora. Disfrutarás más de tu tiempo, incluido el de ocio.

He conseguido no decir lo mismo que no me gusta escuchar en otros: “¡Se me ha ido la mañana y no se en qué!”.

Seguro que os ha pasado alguna vez que no sois conscientes de dónde ha ido vuestro tiempo: iba a hacer una consulta en internet y me he pasado una hora, iba a llamar a un cliente para una consulta de 5 minutos y se ha solapado con otra actividad,………

→  El tiempo es el mismo para todos pero el controlar qué hacemos cada uno con este tiempo es lo que nos diferencia y es responsabilidad nuestra.

¿Sabes de algún truco que te permita que tu tiempo no se evapore? Compártelo…. y buena semana primaveral. Disfruta.

[Imágenes: FJTUrban1 FJTUrban2 (sommelier d mojitos) via photopin cc]

Se Busca Persona Productiva.

Del Caos al Orden.

Del Caos al Orden.

Cuida su Salud.

  • Se acuesta y levanta a la misma hora.
  • Toma un desayuno completo antes de salir de casa.
  • Hace ejercicio regularmente porque le ayuda a poner su cabeza en orden y le libera de ansiedad.

Aprovecha mejor su tiempo.

  • Aprovecha los tiempos de tránsito: lectura, reflexión, tareas de 10 minutos,..
  • Llega al trabajo con suficiente antelación.
  • Sale del trabajo a su hora.
  • Es excepcional el día que se lleva el trabajo a casa y no trabaja en casa más de hora y media.
  • Ha establecido una norma en su trabajo que cuando tiene la puerta cerrada, por favor, no le interrumpan.
  • Antes de empezar una actividad, decide cuánto tiempo va a dedicarle a esa actividad para no coger tiempo de otras tareas.
  • Respeta el tiempo de sus compañeros igual que quiere que respeten el suyo.
  • Dedica el 20% de su tiempo a las tareas más productivas.
  • Controla las interrupciones que le hacen para que ocupen un tiempo mínimo.
  • Antes de ponerse con un trabajo, se deshace de todo lo que le pueda distraer e incluso llegan a aislarse del resto de seres.

 Mantiene Orden a su alrededor

  • Su mesa de trabajo está ordenada.
  • Tiene un sistema de organización que le permite encontrar rápidamente cualquier información.

Tiene un diseño bastante claro de su vida

  • Una vez definidas sus metas, no pierde tiempo en tareas que no le acerquen a su objetivo.
  • Tiene incluido en su agenda un tiempo de descanso para recuperar fuerzas.
  • Tiene definido un plan de futuro con perspectiva a 5 años.
  • Tiene definido cuales son los valores importantes en su vida: salud, dinero, familia,…
  • Sólo asiste a reuniones que son importantes y va preparado.
  • Ha establecido cual es su proyecto más importante y lleva toda la semana trabajando en él por más o menos tiempo pero no lo tiene aparcado.
  • Como todas las personas, en ocasiones él también siente miedo ante algunas situaciones pero lo sabe gestionar cada vez mejor.
  • Hay veces que ha dicho de hacer un trabajo y no lo ha terminado. ¡Y no se ha enfadado consigo mismo! Él sabe que estas cosas suceden a veces y que ese trabajo lo hará en otro momento porque no se quedará sin hacer.

Sigue hábitos

  • Ante la presencia de una emergencia, vuelve a priorizar sobre sus actividades.
  • Frecuentemente, hace un parón en su actividad y reflexiona sobre si lo está haciendo bien. No le importa desandar el camino para tomar de nuevo el camino correcto.
  • Cuando hablas directamente con él, compruebas que al hablar de fechas, el tipo, extrañamente, enseguida lo apunta.

Se desconoce sexo, edad y aspecto físico del individuo pero se le reconoce por:

  • Es una persona de comportamiento tranquilo,
  • Que hace su trabajo sin sentir agobio,
  • Y cuentan que tiene tiempo para su familia o aficiones.

Si le encuentra, siga su ejemplo.

A nuestro alrededor hay personas que vemos que son más productivas que nosotros. ¿Cuál de sus aptitudes nos llama más la atención y les deseamos copiar?

[ Photo credit: Wiertz Sébastien ]

Es Simple: Haz que tus tareas no se compliquen.

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    Ser productivo significa dar a cada tarea el tiempo que la tarea realmente necesita. Sin complicar la tarea ni invertir más tiempo y energía de la necesaria.

    Mantener tus tareas simples evita recaer en distracciones que suelen agotar tanto como cualquier “ladrón de tiempo”.

    ¿Por qué hay tantas entradas de productividad que recomiendan tener una mesa de trabajo limpia de todo lo innecesario? ¿Por qué hay procesadores de textos tan minimalistas que dan ganas de llorar a los diseñadores?  → Para no distraer tu atención (eso es, apartarla de tu foco) y que dispongas de más (y mejor) tiempo para la tarea a la que te estás dedicando.

¿Qué es la “Regla de los 2 minutos” sino el deseo de hacer las cosas fáciles sin necesidad de complicación? “Hazla cuando proceses y no pierdas el tiempo organizando y eligiendo la próxima acción”. Ahorras tiempo y energía.

    Si simplificas en tu vida ahorrarás energía y tiempo para dedicarlo a lo importante y no a lo superfluo. La Productividad no es hacer más tareas sino optimizar el tiempo que estás con la actividad.

    Además, simplificar en tu vida es tener el control sobre tu tiempo para no dedicarlo (y desperdiciarlo) en tareas que lo consumen: no necesitas ver tanta televisión, leer tantos blogs, estar enterado cada hora de las noticias. Selecciona a qué quieres dedicar en cada momento tu tiempo. No a la infoxicación !!!

Tienes en tus manos las riendas para hacerte con el control de tu tiempo. Estarás siendo más productivo (esto es, más feliz y con menos estrés) si tienes claro a qué te estás dedicando en todo momento. 

Vivir sencillamente es vivir sin complicaciones. Es lo contrario a una obligación, es un no-medium_3000126903hacer lo que no te da ningún provecho.

El camino de la sencillez empieza por el Orden y el orden sólo se consigue mediante la Organización de tu entorno.

Y si te organizas con eficacia, ¡¡eureka!!: has conseguido entrar en la metodología de GTD.

Te ofrezco unas pautas para que tus tareas permanezcan Simples:

  • Deshazte de tareas innecesarias. Todos siempre tenemos cosas pendientes por hacer: pintar el pasillo de casa, hacer un plano de instalación de un edificio, ordenar las fotos del móvil, ……. Muchas tareas que no deberías de apuntar: lo único que harán será colmar tu lista de tareas ToDo y angustiarte por tantas cosas que tienes por hacer. No apuntes la tarea “pintar el pasillo”; no es necesario que esto esté reclamando continuamente tu atención. No es algo útil que tengas que recordar, olvídate de esta actividad. Ya te lo recordará tu mente cuando vayas a hacer obras en casa; o lo mismo te lo recuerdan los familiares cuando vayan a tu casa 😉
  • Delega tareas. Deshazte de las tareas que no aporten nada a tus objetivos marcados. Especialmente delega las tareas que has designado como urgentes pero no importantes.
  • Automatiza las tareas repetitivas. Por ejemplo:
    • Emplea plantillas predefinidas para escribir correos o documentos como respuesta al mismo tipo de correo o de documento. 
    • Emplea atajos de teclado en los programas (pincha para ver la combinación de teclas para el correo Gmail). Aprende a usar tu ordenador sin usar el ratón (mola !!);  además si usas generalmente ordenador portátil, el no usar ratón te liberará de cargar siempre con otro cachivache más.
    • Emplea software que automatice tu escritura de forma que por ejemplo sólo haga falta poner en un correo una abreviatura “adirec” para que te escriba automáticamente  la línea “el paquete llegará a la dirección que el cliente nos ha indicado”. Recomiendo Phrase Express o Quick TextPaste para usuarios de Windows.
  • Usa software minimalista. Programas que te hagan ahorrar tiempo evitando que te distraigas. Solo recomiendo su empleo si dedicas mucho de tu tiempo a escribir documentación o a buscar información vía web.
    • Programa de procesador de texto minimalista — Q10.
    • Navegador Minimalista. —  Lightweight2:  Un navegador sin barra de direcciones.

Quiero conocer vuestra opinión. ¿Pensáis que, en general, nos complicamos la vida más de lo necesario? ¿Hay algún hábito que uséis para que vuestras tareas no se compliquen y por tanto os sea más fácil hacerlas?.

¿Me lo cuentas?

Soy el PUTO AMO gestionando mi correo.

Marie-Chantale Turgeon

¿Hasta qué punto consideras importante tener organizadas las carpetas de tu buzón de correo para tener un ORDEN en tu vida?

Como si de algo físico se tratara, lo que no vas a usar en un mes (y tengas la certeza de no tenerlo que usar en un futuro) va directamente a la BASURA.
  •  Siempre que podáis hacerlo, recomiendo separar los correos profesionales de los correos personales y la mejor forma que he encontrado es disponer de 2 cuentas de correo separadas: la cuenta de empresa y la cuenta “informal” de tu casa donde recibes el correo personal (realmente dispongo de 2 cuentas de correo personales: la <Cuenta_Importante> y la <Cuenta-BÁSICA>. El motivo y uso que le doy a cada una de ellas lo explicaré más adelante en esta entrada).
  • Uso 2 Papeleras en mi vida (¡con todo!: amistades incluidas…..): La Papelera DEFINITIVA y una carpeta “Borrar en 2 meses” que hace el uso de papelera temporal.

– La papelera DEFINITIVA es para todo aquello que no tiene ningún valor (tampoco es definitiva porque durante un  tiempo se puede recuperar 😉 ), y

– La carpeta-papelera Temporal, donde almaceno por espacio de 2 meses los correos que me llegan que no tengo claro si tendré que emplearlo dentro de un tiempo (la papelera temporal es una carpeta mas con el titulo “Borrar en Nov13“). Si debo usar algún correo de la papelera en un plazo corto, es en ese momento donde lo almaceno convenientemente. Pasados 2 meses, va con todos los honores a ELIMINADOS.

Siempre puede suceder (aunque raro es) que me hayan enviado un correo que lo pueda haber necesitado al año de haberlo recibido (info de un proyecto de instalación que arrancó hace un año, requisitos de un cliente,…..). Ese problema lo salvo, confesando al cliente que lo eliminé que por favor lo envíe de nuevo.

La mejor herramienta para un buen uso del correo es ELIMINAR y nunca ACUMULAR “porsi” (por si lo necesito en un futuro, por si voy a reenviárselo a otra persona,….)

— PARA EL CORREO PROFESIONAL:

El proceso que sigo cuando leo un correo que ha llegado a mi bandeja de entrada es el siguiente:

  • Cualquier correo sólo tiene 3 posibles destinos:
    1. o a la papelera (a la temporal o a la definitiva). No tiene ningún otro camino que seguir.
    2. o va a su carpeta correspondiente (Proyectos, Personal, Información. Cada una de estas carpetas contiene su subcarpeta explicatoria).
    3. o se queda en Inbox para cuando procese la bandeja de entrada posteriormente (caso excepcional: en el momento que he leído ese correo por primera vez, he dudado de cuál va a ser su próxima acción),
  • Si algún correo recoge una fecha, lo apunto directamente (inmediatamente) en la agenda. Si la fecha que pone el correo no me viene bien, el correo se queda en Inbox para responder al procesar la bandeja de entrada,

El procesar la bandeja de entrada la hago dos veces al día de un tirón. Me resulta mucho mas productivo dedicarle media hora al día y responderme una serie de correos de una tacada que estar respondiendo a los correos uno por uno cada vez que llegan al buzón de entrada.

  • Los correos importantes ( y no urgentes) NO los respondo en el momento; modifico el asunto poniendo un “aa” previo y lo guardo en borradores. Al final del día, respondo a todos los correos que tengo en borrador cuyo asunto empieza con “aa” y que quiero darle contestación hoy porque no pueden esperar.

Mi buzón de correo profesional soy incapaz de gestionarlo si he faltado por mas tiempo de una semana (incapaz o que “no me merece la pena” porque no voy a obtener beneficio al dedicarle más tiempo del que honestamente requiere). En definitiva cuando me ausento de la oficina por más de una semana, dejo un mensaje automático de Fuera de la Oficina avisando que no voy a estar:

“Me encontraré ausente de la oficina y sin acceso al correo hasta el 29 de septiembre. Por favor, si es algo urgente contacte con helpdesk@laparcela.com. Si el asunto puede esperar hasta mi regreso, por favor, reenvíe de nuevo el correo a partir del 29 de septiembre y yo me pondré en comunicación con usted. Gracias”.

Cuando retorno de mis vacaciones, abro mi correo y borro TODOS los correos no leídos en mi ausencia excepto los enviados por helpdesk@laparcela.com. (que me sirven para ponerme al día de lo que ha sucedido en mi ausencia). Lo puedo hacer porque :

  • Tengo la certeza que el asunto importante me volverá a entrar al correo al enviarlo de nuevo el cliente.
  • Ningún cliente se ha molestado por volver a tener que enviar el mismo correo. Ha entendido que en mi ausencia, nadie le iba a dar salida a su correo.
  • Porque no manejo información vital (en la mayoría de trabajos que conozco la información vital se maneja o en la mesa de un quirófano o en salones privados. Nunca en el correo).
  • Y porque mi trabajo me lo permite. He planificado con anterioridad el tiempo que me encuentro fuera de la oficina y, en la medida de lo posible, los plazos dados a cliente comprende este tiempo en el que no voy a trabajar en su proyecto.

Por supuesto que cuando retorno de vacaciones tengo trabajo acumulado (por encontrarse paradas las actuaciones que no se han hecho en mi ausencia) pero de igual forma que si no hubiera ELIMINADOS todos los correos al reincorporarme con la salvedad (el beneficio!!) que ahora me entrará el trabajo escalonadamete

 — PARA EL CORREO PERSONAL

Para Limitar la cantidad de correo que entra en vuestro Inbox.

  • Yo dispongo de 1 email de empresa y de 2 correos para las cosas personales (<Cuenta_Importante> y <Cuenta_BÁSICA>)).
    1.  Cuenta-Importante.- Sólo la tiene la gente allegada a mí, la gente que cuando decide enviarme un correo, se que va a contener información relevante.
    2. Cuenta_BÁSICA.- es la que empleo, por ejemplo, para LinkedIn y Facebook (para evitar las constantes actualizaciones de estado), donde recibo los avisos que ya se me han generado los recibos del  teléfono, donde recibo los correos de un grupo de niños a los que conozco de otras lides, también para la amiga ecológica que me envía toda noticia en cualquier idioma del calentamiento global que aparece en internet, donde recibo los resultados del sorteo de La Primitiva que echo cada semana, los avisos que en Twitter tengo un nuevo seguidor,……..
  • De estas 2 cuentas de correo que manejo de forma personal, sólo atiendo “ordenadamente” la Cuenta_Importante .

La otra cuenta, la Cuenta_BASICA , tengo la seguridad que no contiene ningún correo importante. No tengo que revisar/administrar esta cuenta temporal de correo….. cada 2 meses va todo a “Eliminar”. De esta forma,  tengo la seguridad que lo que recibo en Cuenta_Importante requiere mi atención y lo más importante para mí, me es muy fácil gestionar este correo en carpetas, eliminar, información relevante (vital). Y tampoco mezclo los correos de tipo personal con los profesionales.

  • En momentos de poca actividad, siempre puedo redirigir un correo a la segunda cuenta de correo,  de forma que por un momento estoy viendo todo el correo personal que me entra.

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En definitiva, mi resumen sobre la gestión del correo es:

(IMPORTANTE).- Dedica un tiempo a planificar los tipos de correo que recibes de forma que tengas conocido por anticipado en qué carpeta vas a archivar cada correo (facturas, viajes, comunidad,……)
  • Tu correo no es tan importante. No es necesario que estés continuamente en modo alerta para revisar el correo en cuanto llegue. No te engañes: nunca recibirás un correo tan importante que requiera tu atención inmediata. Te recomiendo revisar el correo 2 veces al día (la decisión de cuál debe ser la frecuencia debe ser sólo tuya).
  • Educa a la gente de tu alrededor (en el trabajo y en lo personal) que si algo les urge de verdad, te llamen directamente por teléfono.

Nota. Personalmente tenemos un pacto en la familia y con amigos de sólo llamarnos por teléfono en horario laboral para cosas urgentes. Pocas veces hacemos excepciones. Análogamente, los clientes  y compañeros de trabajo es raro que me llamen fuera del horario laboral.

  • No leas un correo 2 veces. Nada mas leerlo decide qué vas a hacer con él. Si no tiene ninguna utilidad envíalo directamente a la Basura (si no estás seguro de si te va a resultar útil, envíalo a una carpeta temporal (“Papelera de correos en cuarentena”: si en 2 meses no has usado este correo, ya te puedes deshacer de él enviándolo a la papelera DEFINITIVA (a ELIMINAR)).
  • Ármate de 2 cuentas de correo personal. Yo dispongo de 1 email en la empresa y de 2 correos para las cosas personales (importante-Familia&Amigos y Básico-Conocidos).

En momentos de poca actividad, siempre puedo redirigir un correo a otro de manera que por un momento estoy viendo todo el correo personal que me entra.

  • Responder, administrar, el correo en bloques de tiempo.  Os va a dar mas fruto (esto es, seréis mas productivos), respondiendo correos durante intervalos de media hora que estar haciéndolo cada 10 minutos en tus “ratos libres”.

Estas son los fundamentos que uso para administrar mi correo. Reflexionar sobre cuales de las cosas que os he dicho os puede resultar útil para vuestra vida diaria. Haced una búsqueda por internet sobre “Gestión eficaz del correo” para sacar distintas ideas que podáis vosotros utilizar.

El primer paso para conseguir un buzón de correo bien organizado (ordenado) empieza por querer hacerlo.

Al principio cuesta un poco hacerse con el nuevo método que decidáis emplear (realmente, lo que cuesta es hacerlo de distinta forma a cómo lo has estado haciendo hasta ahora. !Cambia de hábitos¡).

Si ansiáis un buzón ordenado, seguro que lo obtendréis con poco esfuerzo, únicamente con un poco de disciplina.

 

Saludos. Os deseo una buena organización y orden.

(Imagen: Marie-Chantale Turgeon).

Cuento sobre Gestión del Tiempo: ”El leñador y el hacha”.

Había una vez un leñador que se presentó a trabajar en una maderera. El sueldo era bueno, y las condiciones de trabajo, mejores aún, así que el leñador se propuso hacer un buen papel. El primer día se presentó al capataz, que le dio un hacha y le asignó una zona del bosque. El hombre, entusiasmado, salió al bosque a talar. En un solo día cortó dieciocho árboles. –Te felicito, sigue así –dijo el capataz. Animado por estas palabras, el leñador se decidió a mejorar su propio trabajo al día siguiente. Así que esa noche se acostó temprano.

A la mañana siguiente se levantó antes que nadie y se fue al bosque. A pesar de todo su empeño, no consiguió cortar más de quince árboles. –Debo de estar cansado –pensó. Y decidió acostarse con la puesta del sol. Al amanecer se levantó decidido a batir su marca de dieciocho árboles. Sin embargo, ese día no llegó ni a la mitad. Al día siguiente fueron siete, luego cinco, y el último día estuvo toda la tarde tratando de talar su segundo árbol. Inquieto por lo que diría el capataz, el leñador fue a contarle lo que le estaba pasando y a jurarle y perjurarle que se estaba esforzando hasta los límites del desfallecimiento.

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El capataz le preguntó: –¿Cuándo afilaste tu hacha por última vez? –¿Afilar? No he tenido tiempo para afilar: he estado demasiado ocupado talando árboles”. A veces una sola pregunta nos hace reflexionar sobre lo que estamos haciendo y como lo estamos haciendo. Es habitual en las empresas escuchar al personal quejarse de stress, de no tener tiempo, de tener demasiado trabajo, sin embargo pararse a pensar que hacha es la que tienen que afilar les llevaría unos minutos que les haría ganar muchas horas. Se trata del efecto palanca, con el mínimo esfuerzo alcanzamos el máximo resultado. Caer en la trampa de talar sin descanso solo nos llevara a nuestro máximo nivel de incompetencia.

(Fuente: http://www.coachespana.com/noticias/cuento-sobre-gestion-del-tiempo-el-lenador-y-el-hacha/)

¿Eres más productivo si cambias tus hábitos de sueño?

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Se dice de Leonardo da Vinci, ese gran genio universal del Renacimiento, que en periodos de máxima creatividad renunciaba al sueño nocturno. En su lugar, dormía cada cuatro horas una breve siesta de 15 minutos.

Salvador Dalí decía que tenía una técnica infalible para producir ideas e inspiraciones para sus cuadros. Bastaba echarse a dormir la siesta sosteniendo en la mano un cubierto (cuchara, tenedor,….) sobre un plato de hojalata. Algunos decían que lo que sostenía era un juego de llaves en la mano al iniciar el sueño. En el momento preciso en el que la mente comienza a entrar en el estado de “duermevela”, la cucharilla se caerá y nos despertará. Se despertaba de una breve siesta pero lo suficiente como para sentirse renovado. Dalí aseguraba que despertaba con una nueva idea al encontrarse de nuevo inspirado para pintar tras descansar por unos minutos. El cerebro había aminorado su ritmo y estaba listo de nuevo para retomar la “faena”.

Napoleón tan solo necesitaba 240 minutos de sueño para encontrarse enérgico para planificar batallas; los prolíficos Isaac Newton y Thomas Alva Edison tampoco pasaban más de 5 horas en la cama; y estadistas como Winston Churchill o Thomas Jefferson no dormían más de 4 horas seguidas durante la noche. Otros partidiarios de particionar las horas de sueño eran John F. Kennedy, Albert Einstein o Johannes Brahm.

Otros personajes practicantes de cambios en los hábitos de sueño los podéis encontrar en http://tecnoculto.com/2012/04/17/famosos-short-sleepers/

¿No se os asemeja esta forma de dormir a cuotas con la técnica Pomodoro de productividad?.

Una persona,  practicó este sueño polifásico  y escribió en su blog como se sentía durante los 60 días que estuvo en esta experiencia. Esto implica tener un gran control sobre los tiempos en los que estás despierto. El hacer siestas “obligadas” cuando estás a punto de terminar alguna tarea o en mitad de alguna actividad que no quieres dejar a medias, es definitivamente difícil. Dicen que el estado de alerta, la concentración, la lucidez y el control de tu entorno se agudizan pero eso sí, siempre que seas disciplinado y no postergues ningunas de tus “contadas” siestas.

A esta variedad de dormir se le llama “sueño polifásico” y permite robar tiempo de vigilia para estar despierto más tiempo al día sin sentir el cansancio del sueño monofásico (el clásico de las 8 horas).

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Claudio Stampi, el investigador del sueño de la universidad de Harvard, descubrió que solo se puede rendir realmente durante un periodo limitado siguiendo este método. En su libro “Why We Nap: Evolution, Chronobiology, and Functions of Polyphasic and Ultrashort Sleep” (1992) analiza la posibilidad de modificar el patrón de la vigilia en condiciones extremas.

Lo que se propone en este trabajo no es que el sueño polifásico sea preferible al sueño monofásico, o que todas las personas deben adoptar ahora la ‘panacea’ del comportamiento de múltiples siestas”, explica Stampi en su libro, aunque también aclara que este sueño a cuotas puede mejorar el desempeño de quienes se encuentran en situaciones de trabajo continuo, como los navegantes en solitario.

La tarea, no obstante, no es nada fácil ya que el ser humano regula sus fases de descanso gracias a un ciclo circadiano (de aproximadamente 24 horas) que está emparentado con las horas de luz y oscuridad, que además regula la temperatura del cuerpo, la frecuencia cardiaca y la producción de defensas, entre otras funciones corporales.

Lo común es que los seres humanos tengan un patrón monofásico, es decir, que descansen entre 6 y 8 horas en las noches, o incluso un modelo bifásico, o sea que dividen su sueño en un bloque nocturno (entre 5 a 7 horas) y una siesta en la tarde que dure entre 15 y 90 minutos.

Según estudios, lo más efectivo son 3 cabezadas de 30 minutos cada una y un sueño nocturno profundo de hora y media (que hace que el cuerpo tome conciencia que es de noche).

Este modelo permitió a Da Vinci pasar tantas horas investigando y creando, aunque puede tener inconvenientes para la mayoría de personas, sobre todo aquellas que tienen un horario fijo para ir a trabajar o a la escuela y no pueden tomarse una siesta de media hora.

Hay innumerables estudios que recomiendan llevar un horario fijo para encontrarse en la cama, de forma que te vayas a ella y te levantes a las mismas horas independientemente de si te encuentras de vacaciones o si has tenido que acostarte mas tarde la noche anterior. En mi caso particular, tengo la costumbre de irme a la cama a la 01:00 h y levantarme a las 07:15h y también tengo la costumbre de echarme una “siesta de Dalí” de 20 minutos antes de incorporarme de nuevo al trabajo por la tarde. Debo decir que a mí me funciona. Me despierto despejado y sin esa sensación de pesadez y de desorientación que conlleva cuando duermo durante más tiempo. Tampoco sufro dolor de cabeza. En todo este tiempo, tampoco he necesitado el uso de ningún despertador: me despierto automáticamente sin intervención de ningún dispositivo o despertador ruidoso.

¿Alguno de vosotros ha cambiado los hábitos de sueño de forma que repercutan en vuestra productividad diaria?.

Tu Profesión marca tu Productividad.

El trabajo más productivo es el que sale de las manos de un hombre contento.    – Victor Pauchet

Alfonso es una de esas personas que considero un modelo a seguir.

Es un gran profesional dentro de su campo y lo admiro desde hace tiempo. Alfonso empezó desde cero y si ha llegado a convertirse en lo que es, ha sido gracias a todas las “horas de vuelo” que ha dedicado a conocer su profesión, a través de la lectura de manuales de producto, de apertura de casos con fabricante y, como no, a la pasión que siempre pone en descubrir los pormenores del último modelo que ha salido al mercado.

A Alfonso cualquier pregunta técnica que le hagas o bien la sabe o bien empieza a toquetear comandos muy acertados y rápidamente te saca la respuesta a lo requerido. Son de esos ingenieros que cualquier problema medianamente complicado de su entorno, termina sobre su mesa para darte la solución en unos días o te aporta la idea para conducirte a cómo resolver el problema.

Reunión de hoy viernes durante el café: Alfonso comentaba que no podía atender “nuestros” problemas dado que él llevaba dos días enredado en un problema y ya no sabía qué hacer para solucionarlo. Esa actitud de técnico atareado me ha sorprendido porque es una actitud  más propia de otros técnicos (como yo) que de este ingeniero.

Indagando, con mucha curiosidad,  cual era el problema con el que se estaba enfrentando y que le tenía “al borde de un ataque de nervios”, comenta lo siguiente:

  • Alfonso es un ingeniero de Integración de Redes y Sistemas de gran variedad de las plataformas que hay en el mercado y con gran experiencia conseguida por toparse con empresas donde este equipamiento está en producción pero a Alfonso le han encomendado el trabajo de implementar en un cliente servicios de web caché y soluciones express para máquinas virtuales de las que sabía que estas funcionalidades existían pero que nunca ha trabajado en este campo. A él nunca le ha importado conocer características nuevas pero lo que ahora le encargan es que haga baterías de pruebas en un cliente real. Esto es, han encomendado a un fontanero realizar trabajo de pintor.
  • Alfonso, además, se encuentra con que su jefe ha banalizado su trabajo diciendo que es tan básico como coger una brocha y ponerse a pintar. Alfonso sabe que no es tan fácil. Primero tiene que estudiar qué requisitos debe tener el servidor donde se implementen estos servicios, realizar cambios en la topología para cerciorarse que la maquina esté en un segmento de red independiente de la red de gestión y alguna otra tarea semejante en complejidad. El jefe de Alfonso no entiende cómo a éste le está llevando tanto tiempo realizar esta tarea ya que antes se la encomendaba a otra persona (a un verdadero pintor) y se hacía mucho más rápido. Al jefe de Alfonso le está resultando poco productivo.
  • Alfonso, en su nueva calidad de pintor, tiene que reunirse con cliente para conocer qué diseño de red necesita este cliente acorde a los nuevos servicios a implementar. Tras dos reuniones con cliente, Alfonso no sabe si lo que le piden se puede realizar o es simplemente que a él le faltan los conocimientos técnicos para conocer cómo se hace lo que le requieren.

ImagenEn la empresa de Alfonso, hay fontaneros haciendo el trabajo propio de pintores, de carpinteros, de soldadores, de mecánicos y otros oficios porque nadie capacitado ha proyectado hasta qué grado de perfil técnico  se necesita en cada implementación.

Me estoy encontrando con ya varias empresas donde la mentalidad que prima es “el trabajo que antes hacían 500 personas ahora lo tendrán que hacer 300 personas” sin valorar la cualificación técnica y personal del individuo.

El resultado es que de personas altamente cualificadas como Alfonso, que sacaba el trabajo adelante, estamos creando individuos ahora apáticos en su profesión y que intentan sacar el trabajo adelante por su compromiso con cliente sin el estímulo de saberse que están realizando un buen trabajo.

Estoy seguro que en unos meses, Alfonso seguirá siendo un magnifico fontanero y habrá aprendido suficiente técnicas de pintor como para ya hacer el trabajo de un verdadero pintor, pero mientras tanto su productividad, su felicidad, su pasión por el trabajo diario está resentida.

No puedes encargar trabajo importante de pintor a un fontanero.