Un Repaso de GTD en 14 webs.

lapiz

Iniciarse en GTD o en Productividad Personal. Os voy a hacer pasar por, algunas, de las 14 mejores webs de productividad. Y 14 personas tras ellas. Todas estas webs son buenas pero no están todas.

Vamos a hacer un intensivo, un rápido, un fast track de GTD y Productividad. Para iniciarse en GTD…. y continuar.

Os facilito una serie de artículos que son de una calidad para mí impresionante. Leerse el libro de David Allen puede resultar aburrido para algunos pero ¿el leerse estos artículos? Gozareis.

1 – Iniciarte.

Lo primero es informarse qué es esto de GTD.

@bertop: Sistema GTD explicado cada uno de los 5 pasos y con ejemplos prácticos.

2 – Pensar si tienes ganas de meterte en Productividad.

@DanielGrifol: La motivación tiene que estar dentro de ti.

3 – Y comprometerte.

Ser productivo tiene un precio, ¿estás dispuesto a comprometerte?

@JeronimoSanchez: Tener disciplina y compromiso.

4 – Hacerte con el material imprescindible de Papel y Lápiz.

Solo los iniciados usan alguna aplicación informática. Yo considero importante iniciarse solo con papel y lápiz para coger la técnica de “como” apuntar notas. Os va a ser de gran utilidad para apuntar más adelante en vuestros móviles u ordenadores las tareas. Así distinguiréis qué tareas son importantes y cuales no merecen la pena apuntar, adquiriréis el hábito de soltar todo de vuestra mente (que siempre será mucho más fácil apuntarlo en papel que tirar por ejemplo de una aplicación en el móvil).

@ElCanasto: 9 razones para usar papel y lápiz

 5 – Recopilar y Procesar.

Después de seleccionar vuestras “bandejas de entrada” o “cestos”:

    • Hay que guardar todo lo que te interese fuera de tu cabeza. “La mente es buena para pensar pero pésima como agenda”.
    • Las bandejas de entrada tienen que ser las menos posibles.
    • Vaciar estas bandejas de entrada de forma regular.

@Marladif: Procesar en GTD.

6 – Organizar.

Tienes que contar con un Sistema de Organización fiable.

@JordiFortunyBad: Los 3 requisitos que debe cumplir un sistema de archivo.

7 – Revisar.

Realizar regularmente revisiones de tu sistema para cuestionar como van tus tareas.

@OptimaInfinitoLa importancia de la revisión semanal.

8 – Tener una serie de actividades que te mantengan productivo.

Del tipo de cuando usar la técnica Pomodoro, como evitar las interrupciones o cuando procrastinar.

@DavidTorne: Sistemas y Técnicas de Productividad

9 – Planificarte.

Del listado de cosas por hacer, decidir a qué te vas a dedicar y asignarle un tiempo.

@iago_fraga_tdo: La diferencia entre Planificar y Programar tareas.

10 – Y Priorizar.

@ajmasia: “Priorizar significa tomar la mejor decisión en cada momento”.

11 – Escucha a los que se iniciaron en Productividad antes que tú.

No se puede aprender sin escuchar y adaptar lo aprendido para coger lo que nos es útil. Lo de Personal que tiene la Productividad es para señalar que sólo es válido lo que a ti te funciona. Sin reglas prefijadas.

@Albarbero & @FacileThings: Conocer GTD para saber las mejoras que puede hacer a tu vida.

12.- Y tu vida cambiará.

Vas a interiorizar hábitos que, voluntariamente, te van a obligar a hacer cambios en tu entorno hasta provocar cambios en ti.

Llegará un momento en que adoptarás hábitos de sueño, de alimentación, de realizar ejercicio, de diseñar rincones en tu hogar para transformarlos en más útiles y confortables;  las viejas palabras Orden, Organización, hacer tu vida más simple o minimalismo adquirirán nuevos conceptos. Tu vida y el empleo del tiempo habrá cambiado.

@OmarBlogAR: Hábitos productivos que mejoran tu vida.

13 – Y os tocará explicar qué es esto de GTD.

Habéis adquirido una serie de hábitos nuevos que a la gente de vuestro alrededor le sorprenderá. Os tocará explicar que es esto de GTD. Buena suerte… la necesitas.

@alejandrovazque: GTD está entre la autoayuda y la Virgen de Lourdes.

¿Os he dicho que no están en este artículo recogidas todas las webs de Productividad que me parecen importantes su lectura? Un momento, ¿no recordáis si os lo he dicho? ¡Veis como la mente no es buena recordando cosas! Empezad con GTD ya.

Ahora es cuando pido que si os ha gustado este artículo fresco de verano me lo compartáis en las redes sociales o me pongáis algún comentario porque ¿no seréis capaces de haberos leído el artículo completo y después dejar la página sin dejar rastro? ¿eres de verdad capaz?

[Imagen: pierre pouliquin via photopin cc]

Un listado de Imprevistos.

    Siempre os recuerdo que la Productividad va asociado a lo Personal, que  pongáis productividad en vuestras vidas pero acorde a las circunstancias que os rodean.

    TODOwallYo vivo entre interrupciones e imprevistos. Lo asumo porque ese es mi trabajo. Gran parte de mi trabajo es saber gestionar esos imprevistos.

    El domingo por la tarde planifico las tareas que tengo que hacer durante la semana y las tareas del  día siguiente.

De esta manera comienzo la semana laboral igual que el resto de días, con dos listas:

  • Listado Semanal: las tareas que me he propuesto hacer en la semana.  Distribuyo estas tareas entre las distintas Listas Diarias que hago cada día.
  • Listado Diario: un listado con las tareas que tengo que hacer en el día conforme a las actividades de la agenda que tienen fecha acordada y con actividades del listado semanal.

    De esta forma, consigo comenzar  el día teniendo planificado  el trabajo que “quiero” hacer. Pero, como a todos vosotros os sucederá,  a lo largo de la actividad del día suceden cosas cotidianas que os hacen variar el trabajo planificado. Son los imprevistos e interrupciones (tareas reactivas).

    Pues es en este quehacer diario, en lo personal y en el negocio, donde se generan unas nuevas series de actividades que pueden sabotear el trabajo diario y apartaros del objetivo que hoy os habíais propuesto. Se trata de los imprevistos que requieren vuestra atención:  el compañero que se acerca a tu mesa y te solicita información, la llamada de teléfono que te pide organizar una nueva reunión con tres nuevos participantes, la llamada del administrador de tu comunidad para poner un  nuevo contador de agua en tu casa, nuevas citas o recordatorios  con otros, devolver llamadas de teléfono,… Son tarea que necesitan alguna acción pero no inmediata. Si me tuviera que poner en el momento con todas estas interrupciones tardaría mucho más en hacer cualquier trabajo o me obligaría a retomar un trabajo varias veces.

    Estas nuevas tareas que me surgen yo no las incluyo ni en el Listado Diario ni en el Listado Semanal; todo esto lo añado en un nuevo listado: en el Listado  “Rápido.

    La metodología GTD tiene la “Regla de los 2 minutos”: Cuando entre una nueva actividad que te va a llevar poco tiempo, hazla en el momento que decidas procesar.  Esto es, no dejes de hacer el trabajo con el que estás sino que apúntalo (recopila) y en el momento de procesar hazlo sin necesidad que generes una próxima acción.

Insisto: no hacer la nueva actividad en el mismo momento que tienes conocimiento sino cuando tú hayas decido procesar tu bandeja de entrada.

    Para esto he creado mi Listado Rápido: es un listado donde recopilar las tareas de los imprevistos diarios;  aquellas tareas que voy a tardar menos de 15 minutos en hacerlas y que no voy a hacer en el mismo momento que tenga conocimiento de ella sino más adelante en mi programación diaria.

    La incorporación de este nuevo listado, Listado Rápido, me ha permitido mejorar en mi productividad por dos características:

  1. Me permite vaciar la mente al no tener que depender de ella para que me recuerde cosas.
  2. El llevar un Listado Rápido es parte de mi Sistema de Organización y  confío en que todo quedará registrado.

Os recuerdo que la base de GTD es liberar tu memoria porque confías en tu sistema y sabes por tanto que “No necesitas tener memoria porque tienes GTD”.

Ven

En este Listado Rápido apunto lo siguiente:

  • Todo lo que me viene a la cabeza mientras estoy concentrado en un trabajo.

Si estoy haciendo un documento y me acuerdo que tengo que llamar a un cliente, lo apunto en el listado PERO no dejo de hacer el documento con el que estaba.

  • Para gestionar las interrupciones.

Si estoy todavía haciendo el documento y viene mi jefe para pedirme que le informe de tal proyecto, lo apunto en el Listado Rápido PERO no dejo de hacer el documento con el que estaba.

  • Para todo lo digno de ser apuntado.

Si voy a una reunión de la planta A a la planta B y me encuentro con 5 personas que me piden diversa información: lo apunto en el listado “Rápido” para asegurarme que no se me olvide.

¿Cómo llevar  a la acción el recopilar y procesar la Lista Rápida?

Este proceso de recopilar información lo anoto detrás de mi inseparable hoja de tareas diarias. De tal forma que llevo una cuartilla de folio donde en una cara llevo apuntadas las tareas que planifiqué el día anterior que iba a hacer hoy y por la otra cara del folio llevo el Listado Rápido.

Al procesar estas tareas, sigo estas normas (muy personales):

  • Tengo el Listado Rápido dividido en 2 mitades: a la izquierda las cosas de TRABAJO y a la derecha lo PERSONAL.
  • Proceso en el mismo momento de anotarlo: si el encargo debe hacerse hoy, le dibujo una flecha ante la tarea. Si debe hacerse otro día, al procesar o bien lo apunto en mi agenda en el día que quiero hacerlo o bien lo apunto en el Listado Diario del día siguiente que hago al final de mi jornada.
  • Estas tareas con una flecha delante las hago hoy: antes de salir del trabajo y si son personales antes de irme a la cama.
  • De estas Tareas Rápidas que tengo que hacer hoy, si veo que estoy inmerso en una actividad que, por estar tan concentrado, se me olvide el hacerlas, uso en mi teléfono Android una aplicación de “cronómetro de cuenta atrás” llamada Siesta . Es tan fácil de usar como abrirla y marcar cuando quieres que suene: a los 15 minutos, después de 1 hora, etc.…. De tal forma que cuando suena esa melodía de mi móvil se produce en mí el Efecto Pavlov que hace que me obligue a mirar el Listado Rápido y hacer la actividad. (Nota.- No subestiméis la app Siesta: es muy útil cuando es martes, te duele una muela y sólo puedes pedir cita para tu dentista los martes pero estás con mil y una cosas en el trabajo e ilógicamente nunca encuentras tiempo para hacer la llamada de 5 minutos (caso real)).

Conclusiones,

  • La Lista Rápida es la bandeja de entrada de todo lo recopilado en el día y que sea rápido (menos de 15 minutos).
  • Esta lista comprende una parte de contexto de Trabajo y otro Personal
  • Es una lista muy dinámica: entran y salen tareas continuamente.
  • La Lista Rápida yo la necesito porque estoy en el extremo (el  extremo malo) de una línea de atención al cliente donde las interrupciones por correo o por teléfono son constantes. Que cada uno lo adapte a su trabajo diario.

No confundir el Listado Rápido  con una nueva tarea que cambie tu planificación diaria: éstas las incluyo en el Listado Diario como una tarea más.

El Listado Rápido lo tengo por necesidad:

O te mantienes Productivo o las tareas te consumen a ti al robar tu tiempo útil.

<Oye, ¿a lo mejor quieres tuitear esta frase? Pues pincha aquí >

Fijaros también que soy muy fan del papel como herramienta altamente productiva y  por su versatilidad. Por este listado de cosas rápidas que voy apuntando y que debe ser muy dinámico (entran y salen tareas rápidamente) no creo que abandone este hábito en mi vida. Ni falta que me hace.

¿Qué trucos usáis en vuestro trabajo diario para tener el control de vuestras tareas? ¡Cuéntamelas! Compártelas, me interesa….

[photo credit: Dr Case via photopin cc]

Lo Prohibido y Obligado para tu Productividad.

sea-newYo te recomiendo prohibirte y obligarte a realizar las siguientes actividades; ¿por qué?, porque a mí  me han valido.

 Te vas a prohibir:

  • Prohibido no Decidir: De entre todas las tareas que tienes pendiente de hacer en el día, escoge en cada momento cual es la que más beneficio te aporta enfrentarte a ella. Distingue lo urgente de lo importante. A primera hora de la mañana generalmente es cuando estás más cargado de energía,  cuando más liberado estás de reuniones. Es en ese momento cuando debes decidir:

O haces la tarea más pesada del día, la que más pereza te dé. El objetivo es finalizar esta tarea “pesada” del día cuanto antes y si empiezas, antes terminarás. El beneficio es que cuando termines esta tarea, ya solo te quedan por hacer las tareas gratificantes.

– O haces la tarea más prioritaria del día. Esa tarea que, personalmente, te urge por plazos, por interés acabarla cuanto antes.

Mantén el foco sobre lo que hoy quieres conseguir.Ten claro cuáles son tus objetivos del día y cuáles de las tareas que te has asignado te ayudan a conseguirlo.

  • Prohibida la multitarea. Debes estar con tu concentración plena en una única tarea. Aunque creas que puedas llevar varias tareas a la vez, notarás que puedes realizar mejor tus tareas dedicándote cada vez por entero a sólo una de ellas.

Las preocupaciones entran en el área de multitarea. O te preocupas o trabajas productivamente. Las dos cosas a la vez no puedes hacer. Decide hoy qué vas a hacer: preocuparte o trabajar.

  • Prohibido empezar con una tarea sin fijarte el plazo de tiempo que vas  a estar realizando esta tarea. El motivo es que no estés por tiempo indefinido dedicado a una única tarea, para no correr el riesgo de que el tiempo dedicado a la tarea se expanda por tiempo indefinido.

 La ley de Parkinson afirma que el trabajo se expande hasta llenar el tiempo disponible para que se termine.

  •  Prohibido no hacer pausas en el trabajo. Descansa después del  tiempo que te hayas establecido y decide si te pones con otra tarea distinta o continúas con la que estabas realizando. Cuanto más mono-tarea seas, mejor lo estarás haciendo. Estar con una sola tarea es estar empleando todo tu potencial de concentración en la tarea que tienes entre manos y no en estar atento si te llegan nuevos correos,  si llega un compañero del departamento de administración porque le tienes que consultar un dato,…Tu móvil y tu ordenador solo lo utilizarás como herramienta de trabajo. Evita las distracciones.
  • Prohibido no ser flexible con tu lista de tareas. Planificarás tareas diarias, tareas semanales y hasta tareas a seis meses vista…… y raramente harás en el día únicamente esas tareas. Vas a tener que aprender a decidir sobre la marcha. La vida está llena de imprevistos y tareas reactivas. Eso es lo bonito de la vida y lo que te llenará de orgullo: medirte cada día, cada mes,…. E hincharte de orgullo de lo bien que has sido capaz de gestionar imprevistos.
  • Prohibido no atender a la familia y amigos. Cuando algún ser querido te pida algo y tú dudes si hacerlo porque tienes otra cosa que hacer es que tu productividad personal la estás haciendo mal. La capacidad de decir NO está sobrevalorada.  Si priorizas a tus seres queridos, la vida no te irá mal.

Tú eres una persona importante: resérvate un tiempo de ocio para ti. Un tiempo de disfrute que te beneficie y te haga repostar de energía.

Oblígate a:

  • Obligado a hacer una tarea fuera del campo de actividad por la que te pagan.  Disfrutes mucho con tu trabajo (o no) debes descansar tu mente realizando una tarea ajena al trabajo que realizas normalmente.  Apúntate a un taller de teatro (si no eres actor o actriz o figurante), a clases de baile (si no eres gogó), a clases de cocina (si no eres pinche, cocinero)
  • Obligado a Formarte y Aprender: En los cursos además de aprender habilidades nuevas perfeccionaras las que ya tienes y descubrirás otras formas distintas de hacer lo que has estado haciendo durante años: Apúntate a un taller de teatro (si eres actor o actriz o figurante), a clases de baile (si eres gogó), a clases de cocina (si eres pinche, cocinero),…
  •  Obligado a dormir las horas que necesites: Si entre semana no se te permite descansar lo suficiente, resérvate un día para dormir a pierna suelta todo lo que necesites. Márcate en tu agenda que será el sábado el día que duermas todo lo que necesites o entre semana  intenta irte una noche más pronto a la cama.
  • Obligado a hacer la pausa para comer: Y cuando estés comiendo, sólo debes estar comiendo. Aprovecha para alternar con compañeros y sociabilizar. Prohibido comer delante del ordenador, revisando tu Smartphone o leyendo algún documento.
  • Obligado a entender los descansos que pida tu cuerpo: Cuando realizas una tarea,  tardas un tiempo en meterte en la tarea y alcanzar la concentración que requieres.  Oblígate a hacer suficientes descansos donde la duración del descanso la marques tú. Lo ideal es que hagas un descanso donde notes que tu cabeza ha dejado de estar tan embotada pero no se ha relajado demasiado como para tener que empezar a coger la concentración desde cero.

Tus niveles de energía son biorritmos: habrá días en que a pesar de tenerlo todo bien planificado, notarás como tu cuerpo no responde con la energía de otros días. Te entretendrás en otras tareas, te levantarás otras veces a almorzar algo para obtener más energía,……. Y así se habrá terminado todo tu día sin acometer las tareas TMI que tenías planificadas. No te amargues. Otro día seguro que serás más productivo.

  • Obligado a ser flexible contigo mismo. Sé flexible. ¿Te has dado cuenta que eres más flexible, comprensivo y condescendiente con los demás que contigo mismo? ¿Qué aguantas mejor “errores” en otros que los tuyos propios? El dueño de tu vida tienes que ser tú. No hagas un drama ni te defraudes por no hacer varios días el trabajo que tenías pensado.
  • No te compares con nadie. Tu eres tú y tus circunstancias. Si Io haces lo mejor posible, no te puedes exigir más.  Pregúntate: ¿Podría haber hecho esta tarea de forma mucho más productiva, esto es, de manera más eficiente y con menor tiempo?

Si al realizar el listado ToDo eres benevolente contigo mismo, harás menos tareas de las que eres capaz de hacer; a la larga te aburrirás al no estar motivado y, lo peor, pensarás que eres más productivo de lo que realmente eres con lo que en periodos de mucho trabajo habrá mucha gente que te superará. La caída desde tu podio va a ser dolorosa.

Si por el contrario, te pones tareas por encima de tus límites, nunca terminarás el listado ToDo de cosas que tienes por hacer, te abrumarás y agobiarás y caerás en el error de pensar que eres poco productivo cuando en realidad estás por encima de la media.

¿Sabes por qué lo llaman Productividad Personal?

1.- Porque te permitirá hacer las tareas que para ti sí son importantes. Las tareas que tú te has marcado para alcanzar los objetivos que tienes en mente.

2.- Porque es muy personal. Lo que es válido para otra persona, raramente te será válido a ti al cien por ciento. Lee libros y textos en internet de las personas que se han iniciado antes que tú en hacer su vida (y la de otros) más productivas. Escoge de entre todo lo leído lo que pienses que a ti te puede resultar útil. Y llévalo a la práctica. Equivócate (que es gratis), diviértete utilizando todas las aplicaciones Apps que encuentres de productividad, usa papel y lápiz o Excel en tu ordenador o la última aplicación de moda en para GTD, ……. .  En la priorización de tareas no hay leyes solo reglas. Tú decide si las infringes o las respetas. A lo largo de los días iras adquiriendo unos hábitos, iras haciendo tuyos estos nuevos hábitos y terminarás haciéndolo de forma automática de forma que se habrán incorporado a tu vida diaria. Escoge de entre todo las enseñanzas lo que a ti sí te vale.

Te adelanto que sólo hay una forma de atacar una tarea: EMPEZAR,  HACER y TERMINAR.

Lo que se salga de esta dinámica terminarás aplazándolo para más adelante o no has sido capaz de priorizarlo convenientemente.

Pon en práctica las recomendaciones que estimes oportunas e intégralas en tu vida. Quisiera conocer cómo te ha ido y cuales otros hábitos tienes aprendido que os funciona a la perfección, ¿me lo cuentas?.

Acerca de mí (y III: preGTD básico)

Con GTD, como en muchas disciplinas, no se avanza, no se progresa, sin asentar unas sólidas bases.

≡ Se aprende subiendo escalones. Unos los suben más rápido que otros pero hay gente que subiendo a un ritmo más lento han llegado a escalones superiores de los seres rápidos. Cada cual a su ritmo natural.

Es importante mantener la constancia de dedicar a nuestro sistema de organización su tiempo sin excusas, la de no venirse abajo: si algún día algo no te salió bien, recordar que en muchas ocasiones hiciste cosas muy buenas y ahí no fuiste tan crítico en tus valoraciones. Continuar, continuar y continuar. No dejarlo. Lo mejor para HACER es mantenerse activo, con las tareas agradables y con las que no. Empezar es el primer paso.

≡ Nunca tendrás tan poco tiempo o tan baja energía como para decir “imposible” empezar ahora cualquier tarea.

prisas-running    El estrés (léase los malos rollos, los caras-agrias, los cotilleos, la gente tóxica, la impaciencia hacia nuestros hijos o mayores,  la falsa-superioridad hacia el dependiente que nos atiende,…..) hay que dejarlo fuera de nuestras vidas. No es fácil pero no es imposible porque es un hábito adquirido y heredado.  Hay que obtener un control y perspectiva de nuestras vidas que nos permita manejarnos y controlarnos en la mayoría de situaciones de nuestra vida cotidiana, que no genere una reacción desproporcionada ni por exceso ni por defecto.

≡ Tenemos  que aprender a vivir dejando el estrés fuera de nuestras vidas.

Ya al comenzar a usar GTD, el estrés se suaviza bastante al empezar a tener control de los trabajos que tenemos encomendados y priorizarlos.

Os dejo un texto de “Productividad sin estrés” de Francisco Sáez.

El incorporar GTD a vuestra vida os va a dar beneficios a corto plazo pero exige una constante revisión para asegurar que se está empleando bien.

A mí el uso de GTD me ha hecho obtener una vida más sosegada con la gente que me importa y permitiéndome hacer sólo las tareas importantes para mí.

Es lo yo denomino el ORDEN. Conocer qué tareas tengo que emprender (priorizar mejor) y cuanto tiempo le tengo que dedicar a cada una de ellas para conseguir un tiempo exclusivo para mí y de calidad donde

  • he optimizado las labores de hogar aplicando una serie de rutinas que me facilitan su labor y hacer más rápido lo que antes tardaba horas,
  • me he deshecho de reuniones no necesarias,
  • de no tener la necesidad de leerme todo lo que sale en internet de algún tema del que estoy interesado,
  • de estar con amigos más tiempo del necesario si mañana no me va a permitir disponer del tiempo que tenía dedicado a mí,
  • de ordenar el buzón de correo.

Si dispongo de 30 minutos, quiero dedicarlos a lo que quiero hacer en ese momento sin que causas externas (que no he terminado el informe, que tengo que limpiar la casa,…..) me lo imponga.

El ORDEN es Tener Control del Tiempo (y no solo del ESPACIO: armario, mesa del trabajo, cajones, carpetas,….)

Order-Chaos

         Imagen:Jennifer Hamlet

El poder, la sencillez y la eficacia “se experimentan mejor como experiencias, en tiempo real, con situaciones reales en su mundo real” (‘Organízate  con eficacia. Máxima productividad personal sin estrés.  David Allen.’).

Con GTD, con listas ToDo, con organización es semejante. No hay ningún software, no hay ningún gurú en web que te de más tiempo para que lo disfrutes donde quieras. Es un camino que debes emprender haciendo parcelas en tu vida, siendo constante, manteniendo la visión en el foco de lo que queremos conseguir.

Este Orden os lo va a dar GTD siempre que lo adaptéis a vuestras necesidades. Es difícil usar las mismas técnicas para distintos tipos de trabajo. El que tenga que trabajar con 100 tareas de 2 minutos no puede utilizar las mismas técnicas que el que maneje 4 tareas de 50 minutos:

  • El que tenga 100 tareas al realizar las tareas de Recopilar, Procesar, Organizar y Revisar debe ser especialmente bueno RECOPILANDO (para no cargarse con mas cantidad  tareas) y también PRIORIZANDO
  • El de 4 tareas tiene que ser muy bueno  ORGANIZANDO (subdividiendo en tareas más pequeñas y manejables, en descomponer las tareas en próximas acciones, en ser sabedor de cuales de ellas las puede delegar,…..).

En momentos que estéis empleando GTD os recomiendo en alguna de las pausas tomar la perspectiva de cual es el FOCO de lo que queréis hacer: Reflexión, Formación y Sentido Común.

1.- REFLEXIÓN.- sobre qué beneficios esperáis obtener con el empleo de GTD.

Preguntaros:

¿Estáis complicando el trabajo mas de lo necesario haciendo la tarea mas compleja de lo que debiera ser?,

¿Le estáis dedicando a la tarea el tiempo que se merece y que habíais estimado previamente?,

Si lleváis un porcentaje de la tarea ya realizada, ¿vais a obtener el resultado que esperabais?.

2.- FORMACIÓN.- Formación para saber en qué consiste GTD y cómo lo emplean otros.

¿Estáis usando GTD y os resulta mas complicado que con el método que usabais previamente?

¿Seguro que estáis usando GTD bien?. Si únicamente la planificación de una tarea os conlleva mas tiempo que el completar la tarea, es que el sistema no va bien.

3.- SENTIDO COMÚN para evitar que el usar GTD no os implique una tarea adicional que os robe mas tiempo al controlarlo, al revisar tareas y al discernir cuales de ellas son las importantes que el no emplearlo.

Adentraros en GTD (“¿qué es GTD para mí?”). Cambiando los hábitos, la forma de proceder ante una tarea, os hará ser mas eficientes y por tanto conseguir más tiempo. No haréis mas cosas sino que las tareas que hagáis las haréis de forma mas efectiva liberándoos un maravilloso tiempo para vuestro disfrute.

Acerca de mí ( II: preGTD básico).

Os contaba en la entrada anterior que estaba tan agobiado con todas las tareas que yo me había asignado (con mi padre en una residencia: tardaba una hora “sólo” en ir a verle, con la casa sin poder recibir visitas: las sillas con cargas de ropa a planchar y lavar, con mi pareja viéndola con prisas solo el fin de semana: con lo que me gustaba antes que se quedara en mi casa y acostarme tarde a su lado; y sin poder salir a correr a diario (!tanto que me gustaba!)  o ir al teatro). Salía del trabajo sintiendo que había estado ocupado todo el día pero que no había hecho nada útil ni nada de lo que tenía pensado.

reloj de la vida tiempo

Tenía mucho estrés en mi vida. Quizá tuve que ponerme en manos de psicólogos (en serio) pero estimé que lo que él iba a hacer era emplear la mayéutica en mí con lo que intenté desacelerar el ritmo y encontrar yo las respuestas : no ocupaba ningún cargo directivo ni mantenía una gran familia como para estar tan agobiado con un calendario programado repleto de tareas. ¡Todas “importantes y urgentes”!.

Me dispuse a observar a la gente de mi alrededor (de niños y ancianos tenemos que aprender tanto del uso del tiempo… pero este es otro tema). De la gente de mi alrededor saqué la conclusión que, básicamente, los podía etiquetar en dos grupos indistintamente de los trabajos que desempeñaran y la vida familiar que tuviesen:

1.- Los que hacían menos que yo. Son gente que asume que su jornada tiene 8 horas y que sólo va a hacer lo que le dé tiempo en este periodo. Si el trabajo se va acumulando, alguien (distinto a él) lo tendrá que solucionar.

2.- Un grupo de personas increíbles: hacían incluso más actividades que yo dentro y fuera del trabajo. Ni que decir tiene que esta gente, sin pretenderlo,  minaba mi autoestima.

Este segundo grupo es el que nos interesa.  Nombrémoslo a partir de ahora como “Los Ideales”.

Me dediqué a “parcelar” sus aptitudes:

  • Son gente que disfruta con el trabajo que hacen.

Y si bien, el trabajo encomendado no era un trabajo gratificante, lo hacían con un entusiasmo y una falta de queja (quejarse, solo produce una falta de tiempo. Para ti y para tus compañeros) que conseguían finalizar el trabajo con éxito. Sabían que tenían que finalizar ese trabajo y no buscaban excusas.

≡ “Los Ideales” no buscan EXCUSAS ni remolonean haciendo el trabajo.

  • Son gente que cuestionan el trabajo que les han encomendado.

Gente  que cuando le encomendaban un trabajo no lo aceptaban sin rechistar hasta no estar conforme con lo que tenían que hacer. O bien, si la tarea encomendada creían que podía hacerse mejor, lo cuestionaban con el cliente hasta entender lo que el cliente esperaba de él (sin necesidad de que el trabajador genere “lo que él ha entendido”, el cliente lo devuelva corregido, necesidad de una segunda reunión para encauzar el proyecto,…… y vuelta al ciclo).

Más vale dedicar un tiempo previo en concretar lo que el trabajo requiere para conocer el tiempo que nos va a llevar realizarlo en su totalidad

≡ “Los Ideales” PLANIFICAN y son personas ORGANIZADAS.

  • Son gente que controlaban el volumen de trabajo que podían manejar y conocían sus límites para llevarlo a cabo.

Esta gente sabía el trabajo organizado que tenían que hacer y cuando algún trabajo recaía en su mesa, tras pensar el tiempo y beneficios que le iba a aportar, lo rechazaban o hacían ver que no podían llevar todos los trabajos encomendados si querían que se hicieran con la misma calidad que si se trataran por separados.

≡ “Los Ideales” son personas ASERTIVAS: sabían decir no cuando no tenían claro la consecución de sus objetivos.

  • Son personas que ante una tarea no se distraen pensando o haciendo otras cosas.

Si estaban con la tarea, estaban concentrados en esa tarea: no tenían la preocupación de comprar un regalo para el cumpleaños de su hijo (ahora era inútil pensar en ello ya que no se encontraba en un superalmacén) ni se preocupaban en tomarse un café con los compañeros (básico: ahora no se tomaba el café porque estaba trabajando. Ya se lo tomaría cuando tuviera que descansar), no era tampoco el momento de hacer esa llamada telefónica que tenían pendiente,……  Estaban concentrados en la tarea (fácil, ¿no?).

≡ “Los Ideales” son MONOTAREA. No iban saltando de una tarea a otra dependiendo de prioridades externas.

Mantenían el CONTROL de las tareas con las que se habían comprometido y mantenían PERSPECTIVA de cuales tenían que ser las próximas acciones a realizar para concluirlas.

y

  • “Los Ideales” siempre trabajaban, misteriosamente, con los auriculares puestos.

Ahí no he encontrado ningún nexo en común:  unos escuchaban una lectura en inglés, otros escuchaban ópera y otros el más puro hard-core-heavy metal.

≡ “Los Ideales” mientras trabajan se aíslan de toda distracción.

Quisiera saber vuestra opinión: ¿qué conductas observáis en otros que os gustaría copiar en vosotros?.

     ———————————————————- o O o ———————————————

Ya os he dicho cual es para mí el uso correcto que se le debe dar a GTD. En la próxima entrada, (la podéis leer aquí), os haré participe de cuales deben ser la aptitudes correctas en todo momento del uso de GTD: Reflexión sobre qué beneficios esperáis obtener con su empleo, Formación para saber en qué consiste GTD y cómo lo emplean otros y Sentido Común para evitar que el usar GTD no os implique una tarea adicional que os robe mas tiempo al controlarlo, al revisar tareas y al discernir cuales de ellas son las importantes que el no emplearlo.

Salud y buenos hábitos !!!!.

(Imagen de: Itzel)

Acerca de mí ( I: preGTD básico)

Mi nombre es Antonio. Y referente a organización he sido un desastre.

No siempre ha sido así. De jovenzuelo era capaz de “hacer malabarismos manteniendo varias pelotas en el aire: manteniendo un orden, una organización a mi alrededor, fácilmente gestionable por mí.

Me sobraba tiempo para hacer las obligaciones y el ocio que requería.

Young-Adult-old

Después, al entrar en la edad adulta e incorporarme a la vida laboral, después de varios trabajos y de desempeñar  varias funciones en cada trabajo, llegué a un estado en el que el tiempo físico con el que contaba cada día no me era suficiente (eso creía yo por entonces) para realizar todos los compromisos que había adquirido.Ya no era capaz de hacer malabarismos manteniendo pelotas en el aire.

Desconocía cuales eran mis límites y hacía las tareas sin ningún control ni planificación.

Los días que yo consideraba más productivos y que por tanto debían de ser los más felices, me descubría robando tiempo de mi familia, de mi pareja (que encima estaba con ella con prisas para pode recogerme pronto y descansar para hacer mas tareas al día siguiente). O a mi perro (que sus paseos por el parque eran más cortos o que su baño mensual se dilataba para bañarle cada vez por más tiempo). Mi casa también se resentía: mantenía mi hogar (¡mi hogar!) bajo mínimos por si me visitaba algún familiar o amigo y siempre tenía algún desarreglo por solucionar (un pulsador de luz por sustituir, la revisión del coche por pasar, la maleta de viaje por reparar una de las ruedas,……). De mis aficiones, tenía el despacho lleno de la cantidad de libros que había comprado para leer (cosa que, además, empeoraba el desorden-caos que imperaba en el despacho de mi casa); libros que había comprado y que ni siquiera había comenzado a leer.

Tenía anotadas las películas de cine u obras de teatro por ver como si fuera capaz de ver 2 obras de teatro y 2 películas por semana.

Estrés-sin-planificar3

Os cuento todo esto para que os podáis hacer idea del estado en el que me encontraba. (Aviso: he conocido mas casos como el mío. Resulta tan fácil caer en una vida caótica que llega un momento que uno se sale con suma facilidad de lo que antes llamaba una vida normal).  El estrés que siempre había tenido (que, en ocasiones, me ha dado la adrenalina para realizar alguna tarea como un titán) había alcanzado cuotas inaguantables haciendo de mí una copia de persona que no me gustaba ser (de las peores cosas que recuerdo es que hacía que la gente me contara el motivo deprisa, me resumiera, lo que tenía que decirme porque notaba que el tiempo que poseía se me escapaba).

En la siguiente entrada, parte II: preGTD, os relato como conseguí encauzar, poco a poco, mi vida. Para los mas avezados, no fue “el gran descubrimiento del GTD” que llegó a mi vida y la solucionó  como si de un milagro se tratase. La solución pasó (¡tan necesaria !) por hacer un alto en el camino para reflexionar a dónde me dirigía si no ponía pronta solución a este estado de nerviosismo (de desorden) que no hacía nada por mejorar y que llevaba meses con el mismo ritmo. Un agobio.

GTD mal empleado (humor, creo)

    Bien, ya estoy preparado para incorporar el GTD a mi vida: he leído multitud de libros y blogs de “Organizarse con Eficacia” y “Gestión del Tiempo” (gestión también eficiente). He organizado el despacho (anteriormente sala de estudio y recopilatorio de CDs ) de tal forma que haya un sitio (y uno sólo) donde archivar facturas y manuales de equipos (he ejercido de instalador de equipos de comunicaciones y estos manuales ya no se encuentran con facilidad por estar “obsoletos según fabricante”. ¡ No me desprendo de estos ni de coña !).

     Así que ya tengo organizado el ESPACIO de mi despacho y parcelado el TIEMPO que voy a dedicar a incorporar el GTD a mi existencia. Ojeo la única lista que dispongo y en la que está claramente diferenciada las áreas Personal y Profesional que tengo que atacar y estoy contento porque tengo terminadas todas (!!) las tareas URGENTE-TMI (“!Qué grande eres, coño!”, me digo) pero mi alegría noto que se va disipando: tengo apuntadas gran cantidad de tareas, algunas con fecha de febrero,  bajo el epígrafe de “Hacer algún día” o con prioridad baja. Realmente cuando anoté estas tareas de nula prioridad me di un margen para finalizarlas de cuatro meses pero he ido apuntando tantas tareas de este tipo que me encuentro hoy con 32 tareas por realizar. Eso me obliga a discernir cual de todas ellas son las 3 ó 4 más importantes para arrancar con ellas.

  • GTD no es sólo formación. No es un deporte para espectadores.
  • GTD no es hacer listas muy organizadas. Es no dedicar más tiempo del necesario por la tarea.
  • GTD es no perder ninguna actividad. Tengas o no memoria, debes tener GTD para no olvidar nada.
  • GTD es priorizar en tu vida. Cada tarea sólo es lo importante que tú la quieras hacer.
  • GTD no es estático. Si una tarea no está muerta, ella también evoluciona hasta la próxima acción.
  • GTD no es multitasking. Es dedicarte a una sola tarea en cada ocasión.
  • GTD no es tu mejor amigo. Si hay una tarea que no te apetece ahora hacer, te jodes. Esta tarea en la que estás inmerso es la tarea que mejor te conviene terminar antes por importancia , porque no te gusta que te llamen procrastinador y porque mañana te va a provocar ansiedad ver que llevas días sin atacar esta tarea.
  • GTD no es sólo vida profesional. GTD es hacer más útil el tiempo del que dispones. Sería un error aprovechar el tiempo “profesional” y relajarte en lo personal.
  • GTD es un aprendizaje. Es hacer tuyo una rutina de hábitos y sobretodo no lastrarte con viejos hábitos,  pero todo comienza en un nivel básico. Nadie corre maratones sin haber corrido antes carreras de 5 kilómetros.
Reflexión: cualquier sistema de organización que te “obligue” a dedicar excesivo tiempo solo en organizar la tarea en lugar de hacer propiamente la tarea es un sistema que se está empleando mal. De ahí la brillantez de unos pocos en seguir usando lápiz y papel. No hay sistema más bueno que otro. El bueno es el sistema organizativo que te vale a tí y en este momento. Quizá dentro de unos meses el sistema que emplees sea otro pero no habrás cambiado por mejorar el sistema sino porque hayas evolucionado y seas más eficiente en emplear el tiempo real que requiere la tarea.

Mike Murdock

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