Un Repaso de GTD en 13 webs.

lapiz

Iniciarse en GTD o en Productividad Personal. Os voy a hacer pasar por, algunas, de las 13 mejores webs de productividad. Y 13 personas tras ellas. Todas estas webs son buenas pero no están todas.

Vamos a hacer un intensivo, un rápido, un fast track de GTD y Productividad. Para iniciarse en GTD…. y continuar.

Os facilito una serie de artículos que son de una calidad para mí impresionante. Leerse el libro de David Allen puede resultar aburrido para algunos pero ¿el leerse estos artículos? Gozareis.

1 – Iniciarte.

Lo primero es informarse qué es esto de GTD.

@bertop: Sistema GTD explicado cada uno de los 5 pasos y con ejemplos prácticos.

2 – Pensar si tienes ganas de meterte en Productividad.

@DanielGrifol: La motivación tiene que estar dentro de ti.

3 – Y comprometerte.

Ser productivo tiene un precio, ¿estás dispuesto a comprometerte?

@JeronimoSanchez: Tener disciplina y compromiso.

4 – Hacerte con el material imprescindible de Papel y Lápiz.

Solo los iniciados usan alguna aplicación informática. Yo considero importante iniciarse solo con papel y lápiz para coger la técnica de “como” apuntar notas. Os va a ser de gran utilidad para apuntar más adelante en vuestros móviles u ordenadores las tareas. Así distinguiréis qué tareas son importantes y cuales no merecen la pena apuntar, adquiriréis el hábito de soltar todo de vuestra mente (que siempre será mucho más fácil apuntarlo en papel que tirar por ejemplo de una aplicación en el móvil).

@ElCanasto: 9 razones para usar papel y lápiz

 5 – Recopilar y Procesar.

Después de seleccionar vuestras “bandejas de entrada” o “cestos”:

    • Hay que guardar todo lo que te interese fuera de tu cabeza. “La mente es buena para pensar pero pésima como agenda”.
    • Las bandejas de entrada tienen que ser las menos posibles.
    • Vaciar estas bandejas de entrada de forma regular.

@Marladif: Procesar en GTD.

6 – Organizar.

Tienes que contar con un Sistema de Organización fiable.

@JordiFortunyBad: Los 3 requisitos que debe cumplir un sistema de archivo.

7 – Revisar.

Realizar regularmente revisiones de tu sistema para cuestionar como van tus tareas.

@OptimaInfinitoLa importancia de la revisión semanal.

8 – Tener una serie de actividades que te mantengan productivo.

Del tipo de cuando usar la técnica Pomodoro, como evitar las interrupciones o cuando procrastinar.

@DavidTorne: Sistemas y Técnicas de Productividad

9 – Planificarte.

Del listado de cosas por hacer, decidir a qué te vas a dedicar y asignarle un tiempo.

@iago_fraga_tdo: La diferencia entre Planificar y Programar tareas.

10 – Y Priorizar.

@ajmasia: “Priorizar significa tomar la mejor decisión en cada momento”.

11 – Escucha a los que se iniciaron en Productividad antes que tú.

No se puede aprender sin escuchar y adaptar lo aprendido para coger lo que nos es útil. Lo de Personal que tiene la Productividad es para señalar que sólo es válido lo que a ti te funciona. Sin reglas prefijadas.

@Albarbero & @FacileThings: Conocer GTD para saber las mejoras que puede hacer a tu vida.

12.- Y tu vida cambiará.

Vas a interiorizar hábitos que, voluntariamente, te van a obligar a hacer cambios en tu entorno hasta provocar cambios en ti.

Llegará un momento en que adoptarás hábitos de sueño, de alimentación, de realizar ejercicio, de diseñar rincones en tu hogar para transformarlos en más útiles y confortables;  las viejas palabras Orden, Organización, hacer tu vida más simple o minimalismo adquirirán nuevos conceptos. Tu vida y el empleo del tiempo habrá cambiado.

@OmarBlogAR: Hábitos productivos que mejoran tu vida.

13 – Y os tocará explicar qué es esto de GTD.

Habéis adquirido una serie de hábitos nuevos que a la gente de vuestro alrededor le sorprenderá. Os tocará explicar que es esto de GTD. Buena suerte… la necesitas.

@alejandrovazque: GTD está entre la autoayuda y la Virgen de Lourdes.

¿Os he dicho que no están en este artículo recogidas todas las webs de Productividad que me parecen importantes su lectura? Un momento, ¿no recordáis si os lo he dicho? ¡Veis como la mente no es buena recordando cosas! Empezad con GTD ya.

Ahora es cuando pido que si os ha gustado este artículo fresco de verano me lo compartáis en las redes sociales o me pongáis algún comentario porque ¿no seréis capaces de haberos leído el artículo completo y después dejar la página sin dejar rastro? ¿eres de verdad capaz?

[Imagen: pierre pouliquin via photopin cc]

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Educación para la empresa: Desaprender

En torno a mi vida personal, estoy viendo a círculos de personas que han cogido el hábito de desaprender lo aprendido de sus padres para imitar lo que aprendieron sus abuelos.

  • Parto natural en lugar de acudir a un hospital “convencional”,
  • Educación con progenitores (“homeschooling” ) en lugar de la escuela “tradicional” (al parecer la tradicional no da libertad al niño de aprender jugando  y de estudiar matemáticas en el momento que lo demande).
  • Bollería y Panadería artesana en lugar de la fabricada en serie y exportada precocinada para su rápido consumo.
  • Confección de prendas y abalorios “hazlo tú mismo” (DIY)

Seguro que nuestros abuelos, allá por los años 50, envidiarían el futuro de nuestros días dónde tanta tecnología y progreso nos iba a facilitar tanto el trabajo que nuestro problema sería en qué consumir tanta cantidad de tiempo libre. Qué chasco se llevarían los pobres si vieran que compramos las patatas peladas o la cebolla ya cortada sólo por falta de tiempo.

El progreso y los avances son buenos, lo malo es el mal uso que hacemos de ellos:

Cuando comencé a trabajar hace años, una persona que admiro mucho me dio el siguiente consejo: “tú haz tu trabajo y no olvides que son compañeros de trabajo no amigos”. Era parte de la filosofía caduca y que aún veo mucho a mi alrededor de :

  • No dejes que nadie te pisotee”,
  • Yo cumplo mi horario: la empresa no tiene derecho a pedirme que me quede una hora más de mi jornada”,
  • Yo tengo mayor antigüedad que tú: a la hora de elegir, tengo preferencia en todo antes que tú

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Tenemos que aprender a desaprender. Esto es, a quitarnos las ideas que hemos heredado sin cuestionarlas.

Tenemos estas creencias tan grabadas en nuestro comportamiento que nos cuestamedium_116972725 deshacernos de ellas y nos parece imposible pensar de otra manera ante la llegada de algo nuevo. Ésta es la principal causa que nos bloquea, nos causa miedo, ante la llegada de algo nuevo en nuestro entorno laboral: aprender un nuevo idioma, sentirse mayor-viejo ante la llegada de nuevos compañeros, hacer un trabajo de forma distinta a cómo lo estábamos haciendo ahora.

Desaprender es necesario. Consiste en deshacerse de las ideas preconcebidas que nos lastran a avanzar y evolucionar. Es deshacerse de la frase “eso es así porque sí y siempre se ha hecho así”. La empresa está formada por personas y como personas que son son buenas en unas cosas y malas en otras. Cada uno tiene su ritmo natural de aprendizaje y su resistencia a desaprender. Esta capacidad de desaprender no es propia de ninguna jerarquía, la sufren desde conserjes a consejeros delegados.

En el mundo de las Tecnologías de la Información este desaprendizaje se hace más evidente. La necesidad de estar en formación continua exige adquirir nuevos conocimientos capaces de sustituir a los anteriores. La rápida adopción de nuevos modelos sin aferrarse a lo inamovible es lo que nos hace evolucionar a nosotros como profesionales y por tanto a la empresa.

GTD no es sólo una metodología de organización que lista una serie de conductas y de hábitos a adquirir para conseguir productividad personal sino que, más importante, deshacerse de viejos hábitos, de hacer las cosas distintas a como las hacíamos. Al fin y al cabo, de mismos hábitos se consigue mismos resultados. Si quieres conseguir resultados distintos tienes que partir de hábitos distintos. Causa-efecto.

La capacidad de desaprender se nos ha hecho necesaria tanto en la vida personal como profesional. Aprende a cuestionarte si todo lo que haces es válido y si no se podría hacer de otra forma más óptima aunque al principio el adoptar esta nueva forma de hacer las cosas nos conlleve un esfuerzo, tiempo y energía.

JOyG

Comparte conmigo la siguiente reflexión: ¿de qué necesitamos desprendernos para aprender nuevas cosas y por tanto ser mas flexibles en valorar nuevos comportamientos vistos en otros?

photo credit: alvazer via photopin cc

Un Sistema de Organización, necesario para tu productividad.

SOrga

La cabeza la uso para pensar pero para recordar (lo que es el archivado) utilizo la agenda.

 ¿Quieres tuitear esta frase? Pincha aquí.

¿Por qué un Sistema de Organización?

    Puedo permitirme no tener memoria porque tengo la tranquilidad de tener un sistema fiable de archivado que me va a asegurar el recordar cualquier cita o tarea que tenga que hacer y en el momento adecuado. Quiero insistir en lo del momento adecuado porque el sistema que empleo solo me muestra mis tareas actuales y las dos próximas acciones inmediatas de las tareas que tienen por mi parte alguna acción inmediata. Para mí, resulta tonto (e inútil) mantener en mi sistema ( y por tanto tenerlo siempre visualizado) una tarea que no va a suceder hasta dentro de 3 meses y cuando ahora no tengo que hacer nada.

«Cuando un sistema de organización personal te obliga a “planificar”, lo que hace es forzarte a que definas cómo van a suceder las cosas»

Artículo de Optima Infinito (@jmbolivar)

 Sistema-Archivos

¿Cómo tiene que ser TU sistema de organización?

Tienes que hacer que tu sistema de organización sea tuyo. Al menos yo, no he descubierto ningún sistema que, aislado, me funcione completamente. Lo he tenido que complementar con algún otro. Esto es, no se de nadie, que se organice “sólo con papel y boli” o “sólo con Wunderlist” o “sólo con enviarse un correo a su inbox”.

Mi sistema de organización: Personal, adaptado a mí y fácilmente consultable.

El sistema que yo manejo es básicamente:

Papel y bolígrafo (siempre van conmigo) y programa Toodledo.

—– Papel y Boli.- ¡Las más grandes herramientas por mí conocidas! Con estas recopilo, reviso, proceso al final del día, hago recopilatorio de ideas. La gran ventaja que para mí supone es tener una hoja con las tareas del día (la lista Today) y esta misma hoja me hace distintas funciones. Al terminar el día genero la nueva “lista Today” de tareas que tengo para mañana y organizo (proceso) las tareas pasándolas a agenda, descartando o registrándolo en mi sistema de organización virtual: Toodledo.

–— Programa Toodledo.- He probado distintos programas pero, hasta la fecha, únicamente ha sido Toodledo el que me permite “trabajar como yo quiero”. Al tratarse de un programa con tantas opciones en su versión gratuita, es muy fácil adaptarlo a las necesidades propias. Utilizo Toodledo para archivar todas las tareas. Os explicaré más despacio las opciones de Toodledo pero bastan las siguientes para que se haya convertido en mi programa rey:

  • Es sincronizable entre todos mis dispositivos Android,
  • Envía un recordatorio por correo o por mensaje pop-up en el minuto que quiero,
  • Me lanza cada día un recordatorio de las tareas que tengo para el día y las tareas acumuladas que no hice ayer (lista Hotlist),
  • Me muestra las tareas que tengo para mañana (para ir preparándome)
  • Y tan sólo me muestra las tareas o citas inmediatas ( ¡ muy importante para mí !): no quiero tener siempre presente cuando es mi aniversario de boda hasta que suceda. Si tuviera que comprar algo para ese día (!¡) le he puesto el aviso de  un recordatorio para la semana anterior.

Os animo a que hagáis uso de un sistema de organización y lo complementéis con los 5 pasos del método GTD. Conseguiréis poner orden en vuestra vida. Vida que al fin y al cabo la queremos con el estrés fuera de ella.

Agradecería vuestra opinión ¿que sistema de organización o programa usáis para ser mas productivos?

GTD mal empleado (humor, creo)

    Bien, ya estoy preparado para incorporar el GTD a mi vida: he leído multitud de libros y blogs de “Organizarse con Eficacia” y “Gestión del Tiempo” (gestión también eficiente). He organizado el despacho (anteriormente sala de estudio y recopilatorio de CDs ) de tal forma que haya un sitio (y uno sólo) donde archivar facturas y manuales de equipos (he ejercido de instalador de equipos de comunicaciones y estos manuales ya no se encuentran con facilidad por estar “obsoletos según fabricante”. ¡ No me desprendo de estos ni de coña !).

     Así que ya tengo organizado el ESPACIO de mi despacho y parcelado el TIEMPO que voy a dedicar a incorporar el GTD a mi existencia. Ojeo la única lista que dispongo y en la que está claramente diferenciada las áreas Personal y Profesional que tengo que atacar y estoy contento porque tengo terminadas todas (!!) las tareas URGENTE-TMI (“!Qué grande eres, coño!”, me digo) pero mi alegría noto que se va disipando: tengo apuntadas gran cantidad de tareas, algunas con fecha de febrero,  bajo el epígrafe de “Hacer algún día” o con prioridad baja. Realmente cuando anoté estas tareas de nula prioridad me di un margen para finalizarlas de cuatro meses pero he ido apuntando tantas tareas de este tipo que me encuentro hoy con 32 tareas por realizar. Eso me obliga a discernir cual de todas ellas son las 3 ó 4 más importantes para arrancar con ellas.

  • GTD no es sólo formación. No es un deporte para espectadores.
  • GTD no es hacer listas muy organizadas. Es no dedicar más tiempo del necesario por la tarea.
  • GTD es no perder ninguna actividad. Tengas o no memoria, debes tener GTD para no olvidar nada.
  • GTD es priorizar en tu vida. Cada tarea sólo es lo importante que tú la quieras hacer.
  • GTD no es estático. Si una tarea no está muerta, ella también evoluciona hasta la próxima acción.
  • GTD no es multitasking. Es dedicarte a una sola tarea en cada ocasión.
  • GTD no es tu mejor amigo. Si hay una tarea que no te apetece ahora hacer, te jodes. Esta tarea en la que estás inmerso es la tarea que mejor te conviene terminar antes por importancia , porque no te gusta que te llamen procrastinador y porque mañana te va a provocar ansiedad ver que llevas días sin atacar esta tarea.
  • GTD no es sólo vida profesional. GTD es hacer más útil el tiempo del que dispones. Sería un error aprovechar el tiempo “profesional” y relajarte en lo personal.
  • GTD es un aprendizaje. Es hacer tuyo una rutina de hábitos y sobretodo no lastrarte con viejos hábitos,  pero todo comienza en un nivel básico. Nadie corre maratones sin haber corrido antes carreras de 5 kilómetros.
Reflexión: cualquier sistema de organización que te “obligue” a dedicar excesivo tiempo solo en organizar la tarea en lugar de hacer propiamente la tarea es un sistema que se está empleando mal. De ahí la brillantez de unos pocos en seguir usando lápiz y papel. No hay sistema más bueno que otro. El bueno es el sistema organizativo que te vale a tí y en este momento. Quizá dentro de unos meses el sistema que emplees sea otro pero no habrás cambiado por mejorar el sistema sino porque hayas evolucionado y seas más eficiente en emplear el tiempo real que requiere la tarea.

Mike Murdock

Foto by http://picplz.com/user/wirayutsu/pic/q2wd9/

GTD: Tu Productividad Personal necesita Control y Perspectiva

manos-sobre-timon

Te hace falta Control y Perspectiva para usar ya GTD.

< Alcanzar los niveles de control y perspectiva que se necesitan para recuperar tu vida no es algo al alcance de unos pocos privilegiados, sino de cualquier persona comprometida con conseguirlo porque, y esto es una excelente noticia, comprender estos principios y seguir este proceso está al alcance de cualquiera que lo desee.
….
Hacer las cosas de un modo organizado y enfocarlas adecuadamente es algo necesario para cualquier aspecto de tu vida >.

– Jose Miguel Bolivar (@jmbolivar) June 27, 2013.

Puede leer el artículo completo en Óptima Infinito.