Productividad para Familias (III): El Jefe no es de la Familia.

Productividad para Familias:

» I  – Cuestionarse todo.

» II – Tus Prioridades.

» III – El jefe no es de la Familia.

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Decíamos en el artículo anterior que una vez establecidas cuáles son tus prioridades es importante tenerlas presentes en todo momento para centrarte y no apartarte de ellas ante la presencia de nuevas tareas.

En los tiempos que vivimos en los que es tan fácil estar continuamente comunicados con nuestra oficina a través de tablets, portátil, teléfono,… tenemos la tentación de no separar las tareas que son personales y las que son de trabajo. Se acuñó hasta el término de “omnidisponibilidad” en aquellos trabajos que por su característica podían estar continuamente queriendo contactar contigo.

También hablamos de  diferenciar los distintos roles que jugamos en casa y en la oficina, con nuestra familia y con nuestros compañeros. Esto es, nos hemos comprometido que el tiempo que estoy con la familia es únicamente para la familia y que si ha sido necesario llevarse algo de trabajo a casa, lo hacemos nada más llegar a casa para olvidarte del trabajo y ponerte en “modo familiar”. Ya hemos interiorizado esta idea y la hemos hecho nuestra.

La omnidisponibilidad no asegura una jornada “común” de 40 horas. Existen dos países europeos en las que se hicieron leyes para asegurar la “salud laboral y mental” del trabajador. Primero fue Alemania (noticia de Telegraph) y después en Francia (noticia iProfesional) donde se prohibía atender dispositivos que te conectaran al trabajo. Ni llamadas telefónicas, ni SMS, ni WhatsApp, ni correos electrónicos… ni en el ordenador, ni en el móvil ni en la tablet. A las 18:00 horas el trabajo tiene prohibido inmiscuirse en la vida privada del empleado. Es una manera legal de evitar que el trabajador se queme (¿te interesa el tema del “trabajador quemado”?, te dejo un enlace a una monografía de burn-out)

En mi caso ha habido días que he hecho más trabajo efectivo en mi casa tras finalizar mi jornada que en la misma oficina. Recomiendo ver el vídeo “¿Por qué no se trabaja en el trabajo?” del artículo de Productividad.

Hemos tomado medidas para dedicar nuestro tiempo libre (recordemos, tiempo no laboral) a la familia pero ¿qué hacer cuando nos interrumpen factores externos: compañeros, el propio jefe, correos de rápida respuesta o notificaciones en el móvil?

La solución no es complicada, es más fácil de lo que parece. La solución pasa por “educar” a tus compañeros de empresa y jefe que tras la salida del trabajo solo contactaremos entre nosotros si hay verdadera urgencia. De igual forma, hice con mis familiares y amigos: les “eduqué” para que esperaran a mi horario no laboral para todas esas cosas que no urgen o no son importantes. Pues toca “educar” a la gente que te rodea para respetar tus horarios (al igual que tú también te debes acostumbrar a no interrumpir a otros y esperarte a mañana para que resuelvan tus dudas “tan urgentes”).

× Razones para que tu prioridad sea la FAMILIA:

Las razones para dejar tu oficina tras la jornada laboral son muchas:

  • Sé consciente que tienes tanto trabajo pendiente que si estuvieras 16 horas en la oficina, éste trabajo pendiente llenaría tus 16 horas de trabajo (Aquí puedes leer un artículo de El Canasto de cómo la práctica con GTD te puede ayudar).
  • No es habitual que todos los días haya una emergencia que te obligue a quedarte también hoy. El quedarse unas horas más en la oficina puede dar la imagen que eres un profesional no capaz de sacar tu trabajo en el horario habitual como hacen el resto de tus compañeros (a reflexionar).
  • Asertividad: decir “No”. Ante cualquier ofrecimiento que te hagan d llevar más trabajo, plantéate honestamente si vas a ser capaz de asumirlo o te va a tocar decir “No” con firmeza si no te quieres ver forzado a echar más horas.
  • Consigue hacerte un horario flexible. Acorde a tus horarios y a los de tu familia. A la mayoría de las empresas le importan los resultados no el que tú hagas más horas a la semana. Si hablas con los recursos humanos o con tu jefe es posible que no te pongan pega a adaptar tus horarios. Si pides las tardes del martes libre porque quieres acompañar a tu hijo a los partidos de fútbol, puede que no te pongan pegas en recuperar esas horas durante la semana o en trabajar el viernes por la tarde.
  • Haz piña con el resto de compañeros para adaptar vuestros horarios y hacerlos mas flexibles para que todo el mundo salga beneficiado sin que repercuta en dejar el trabajos pendientes. Te sorprenderá que el primer empleado que tome esta opción tendrá multitud de seguidores.
  • Omnipresencia puede ser tu amiga. Puedes optar a salir más pronto del trabajo si te comprometes a estar localizable por teléfono para el resto de empleados.

Y lo más importante: Descanso y Descanso. Tu cerebro es una máquina que necesita ocuparse por un tiempo a otras tareas como un ordenador necesita liberar  procesos antes de que sea necesario reiniciarlo.

× Razones para que tu prioridad sea la OFICINA:

  • En ella te sientes una persona importante y valorada.
  • Es más descansado estar en la oficina que con tu familia que te exige hacer la compra, leer cuentos a los niños, etc.
  • Demuestras a la empresa y a compañeros que eres una persona comprometida y que renuncias a la familia porque para ti la empresa es importante.
  • No tienes familia ni tienes vida social.
  • Internet es más rápido en la oficina que en casa y, ¡tienes tantas cosas que consultar!

Con esta termina la serie de 3 entradas sobre la Productividad cuando te encuentras en familia. Si no tienes familia lo puedes sustituir por lo más prioritario para ti, por aquella actividad que no te gusta perder ni aplazar.

Si te ha gustado este artículo, demuéstralo compartiéndolo y haciendo partícipe a otros que te ha gustado. O también puedes poner un comentario más abajo que yo me alegrar de leeros y de saber otras opiniones. Buena semana. Disfrutad…….

 

[ photo credit: ((carola)) via photopin cc ]

Productividad para Familias (II): Tus prioridades.

Productividad para Familias:

» I   – Cuestionarse todo.

» II  – Tus Prioridades.

» III – El Jefe no es de la Familia.

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Hay dos características en las personas altamente Productivas que llaman mi atención:

  • La capacidad de mantenerse concentradas, con la atención plena puesta en el foco, durante mucho tiempo.
  • La “casualidad” de rodearse de gente que les apoya y complementa. De colaboradores y pareja  dignos de envidia.

Sobre mantener el foco,  tener atención en la tarea que estás emprendiendo, hay mucha literatura escrita sobre ello y poco puedo aportar pero fijaros en la concentración que son capaces de conseguir las personas productivas y el largo espacio de tiempo que pueden estar trabajando sin distraerse o buscando excusas..

De lo que creo que no se habla suficiente es de la gente que rodea a la persona productiva y, en algunos casos, también de la gente que rodea a quien ha conseguido éxito en sus vidas. Son parejas que no deben por qué saber nada de nuestra productividad pero que nos complementan y negocian bien con nosotros permitiéndonos una mejor organización.

La familia, de tus primeras prioridades, ¿o no?

Todos los que apostamos por la Productividad Personal hemos tratado de convencer a nuestro alrededor de las excelencias que tiene el aplicarla a todas las facetas de nuestra vida y hemos sucumbido, en muchas ocasiones, al intentar explicar en qué consiste el tema. Generalmente detrás de una persona productiva suele haber  un hombre o mujer que le permite sus “excentricidades”. Se trata de aquella persona que complementa tus horarios para cuidar de los niños. Si asumes que tu prioridad es cuidar de los niños, adaptas tus horarios con los de tu pareja para el cuidado de los niños. Esto es, si has decidido que el cuidado y el estar con tus hijos son tareas importantes, que sí es prioritario, lo harás por encima de otras actividades. La más frecuente sería al terminar la jornada de trabajo estar tentado a salir una hora más tarde para finalizar algún tema profesional o asistir a alguna reunión y debas elegir entre quedarte en la oficina o acudir a casa con tus hijos. ¿No habéis tenido nunca la tentación de llamar (y asumir) que tu pareja siempre estará disponible para el cuidado de sus, también, hijos? Seguro que esto es alta causa de separación. Si no tener claras tus prioridades choca con ser productivo, el organizarse mal y asumir que tienes un compañero, un socio, un partner o una pareja que va a asumir “obligatoriamente” lo que tú no has sido capaz de planificar me parece un grave error.  Me refiero a esa persona ajena a nuestro trabajo que es compañero. Con él hay que hacer equipo y trabajar y razonar como tal.

Pero, ¿tengo que elegir entre trabajo o familia?

Muchos de vosotros pensaréis que ante la disyuntiva de tener que elegir entre familia o trabajo (que es lo que hace llevar el dinero a casa y pagar las facturas) es más pragmático elegir el trabajo. Error. Principalmente porque elimina el orden, el equilibrio entre tu vida personal y profesional.

Si de verdad deseamos Conciliación Laboral no debemos tratar solo con los Recursos Humanos de la empresa para “alternar” vida y profesión sino que deber partir de nosotros el diferenciar bien ambas actividades y complementarlas y aunque poseamos actitudes profesionales buenas como ser buen gestor, empático o excepcional administrador, ese rol “profesional” con nuestros seres queridos, deja de ser válido en nuestro hogar.

Estando en casa debemos ponernos en el chip familiar olvidando toda tarea que nos recuerde al trabajo, el evitar echar un vistazo al correo o el “educar” a tus compañeros para que no te llamen al móvil en tu tiempo de descanso. Yo os recomendaría que si os marcháis del trabajo con algo pendiente por hacer lo hagáis inmediatamente nada más entrar en casa: de esta forma te lo quitarás de en medio  y ya no tienes excusa para liberar tu mente del trabajo y pasar a ponerte en “modo familiar”.

¿Y que pasa cuando tu familia se encuentra sin pareja o compañero? Cada vez abundan más las familias monoparentales  de solteros, separados, divorciados, viudos. Pues no pasa nada, tu familia es mas pequeña al tener un miembro menos pero la “prioridad familia” es igual de importante. Tendrás que adoptar nuevos hábitos para el cuidado de niños o mayores a base de pedir ayuda a familiares que te echen una mano, personas que las atienda por un pago de dinero, a vecinos a los que puedas recurrir en caso extraordinario que te tengas que acercar más tarde por tu casa,… Puede que sea más difícil para las familias monoparentales hacerse con la planificación del hogar por ejemplo con niños pero, si le preguntáis a algún miembro de una “pareja ideal” a lo mejor hasta os envidia. 😉

En resumen, ¿tienes niños que atender? Pues a aplicar la máxima de productividad “si hay que hacerlo, hazlo ya”.

¿Te ha gustado este post? Pues indícamelo compartiéndolo. También agradezco que dejéis vuestros comentarios mas abajo.

[photo credit: Jose Téllez via photopin cc]

Productividad para Familias (I): Cuestionarse todo.

Inicio  una serie de post sobre los cambios que se generan en tu vida al aplicar Productividad en ti y en tu entorno. Serán una serie de divagaciones, y algún que otro delirio, de como yo la vivo, la sufro y me enorgullezco de aplicarlo por los beneficios que me aporta. Aprovecho también estas líneas para pedir disculpas de antemano por el proselitismo que pueda hacer: no busco seguidores, busco hacer convencidos.
 

Productividad para Familias:

» I     – Cuestionarse todo.

» II   – Tus Prioridades.

» III – El Jefe no es de la Familia.

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Nos ha tocado vivir en un tiempo en el que la rapidez con la que suceden las cosas y la competitividad que exige estar a la altura de tus semejantes, en lo personal y profesional, se torna verdaderamente difícil.

Fijaros cuanta gente anda por los transportes, las calles y la oficina con excesiva prisa y, peor aún, con estrés. Hay gran cantidad de gente que sufre la pena del estrés no por debilidad física sino porque sus circunstancias así lo requieren. Hay gente con este mal pero también entre nosotros hay una serie de gente que parece inmune a esta sobrecarga de trabajo y al cumplir puntualmente con sus deberes en lo personal (las características de las personas productivas las podéis encontrar pinchando en  [Personas Productivas])

Yo ya os he contado como con 25 años y después de haber desembarcado hace poco en el mundo empresarial noté que el “trabajo” no podía ser sólo la maldición de “te ganarás el pan con el sudor de tu frente” y de ser capaz de gestionar múltiples tareas a la vez y rapidito para ponerte con otras tareas nuevas. Yo, una persona considerada buen trabajador, no podía estar con gran cantidad de tareas-sin-hacer y estresado como si de vulgar bróker de bolsa se tratara (conóceme en ese estado caótico pinchando en [¿Quien Soy?])

La Productividad Personal me ha permitido hacer las cosas importantes en menos tiempo del que antes le dedicaba.

Me ha permitido:

  • Seleccionar las tareas para mí mas prioritarias,
  • Hacer en un mismo plazo de tiempo, más de estas tareas prioritarias.
  • Y hacer cada una de estas tareas prioritarias en menor tiempo de la forma:
    • aprovechando mis tiempos de máxima energía,
    • ausentándome física o mentalmente, en mi lugar de trabajo.
    • minimizando mis interrupciones y ladrones de tiempo.
  • Disfrutar del tiempo libre de descanso sin “tentarme” a emplearlo en hacer más tareas.

Pero por encima de todo me ha permitido diseñar una carrera profesional orientada a lo que me quiero dedicar (mas o menos, no quiero engañaros: las circunstancias y los vaivenes que da la vida son los que marcan tus necesidades primarias) y a una vida personal más completa al disfrutar de mis aficiones, mi familia y amigos y de tiempo de descanso

Hace algún tiempo hice un recuento de a qué dedicaba mi tiempo en las 8 horas de oficina que hago cada día y me sorprendí de la gran cantidad de tiempo diario que dedicaba a trabajar con el uso del mail o del teléfono (Los resultados de mi estudio los puedes leer pinchando en [La Aritmética de mi Productividad]): si quería hacerme más productivo tenía que pararme un momento a reflexionar qué herramientas, actitudes y hábitos podía escoger para ser más eficiente en el uso del correo o del teléfono.

Pues en la vida personal sucede lo mismo. Parece que una vez que salimos de la oficina ya solo disponemos de tiempo libre sin obligaciones y para poder holgazanear, pero es que resulta que tenemos también tareas:

  • Ocuparse de los ascendientes o descendientes.
  • Ocuparse de la pareja (peor aún si estás iniciando una relación o haciendo preparativos de boda!!!)
  • Las tareas domésticas del hogar(decía mi madre, que era ama de casa, al finalizar el día: ”Me voy a sentar ya porque si más horas tiene el día más cosas tendría que hacer”)
  • Ocuparse de uno mismo: realizar vida social, organizar las vacaciones, hacer deporte.

¿Y si aplicáramos Productividad Personal a nuestra vida en lo realmente Personal consiguiendo ser eficientes en conseguir dedicar nuestra mayoría de tiempo sólo en tareas fundamentales (aquellas que sirven a nuestros propósitos, a nuestras metas marcadas) y también poder realizar las tareas secundarias en un tiempo record?

 

[photo credit: alpuerto via photopin cc]

Educación para la empresa: Desaprender

En torno a mi vida personal, estoy viendo a círculos de personas que han cogido el hábito de desaprender lo aprendido de sus padres para imitar lo que aprendieron sus abuelos.

  • Parto natural en lugar de acudir a un hospital “convencional”,
  • Educación con progenitores (“homeschooling” ) en lugar de la escuela “tradicional” (al parecer la tradicional no da libertad al niño de aprender jugando  y de estudiar matemáticas en el momento que lo demande).
  • Bollería y Panadería artesana en lugar de la fabricada en serie y exportada precocinada para su rápido consumo.
  • Confección de prendas y abalorios “hazlo tú mismo” (DIY)

Seguro que nuestros abuelos, allá por los años 50, envidiarían el futuro de nuestros días dónde tanta tecnología y progreso nos iba a facilitar tanto el trabajo que nuestro problema sería en qué consumir tanta cantidad de tiempo libre. Qué chasco se llevarían los pobres si vieran que compramos las patatas peladas o la cebolla ya cortada sólo por falta de tiempo.

El progreso y los avances son buenos, lo malo es el mal uso que hacemos de ellos:

Cuando comencé a trabajar hace años, una persona que admiro mucho me dio el siguiente consejo: “tú haz tu trabajo y no olvides que son compañeros de trabajo no amigos”. Era parte de la filosofía caduca y que aún veo mucho a mi alrededor de :

  • No dejes que nadie te pisotee”,
  • Yo cumplo mi horario: la empresa no tiene derecho a pedirme que me quede una hora más de mi jornada”,
  • Yo tengo mayor antigüedad que tú: a la hora de elegir, tengo preferencia en todo antes que tú

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Tenemos que aprender a desaprender. Esto es, a quitarnos las ideas que hemos heredado sin cuestionarlas.

Tenemos estas creencias tan grabadas en nuestro comportamiento que nos cuestamedium_116972725 deshacernos de ellas y nos parece imposible pensar de otra manera ante la llegada de algo nuevo. Ésta es la principal causa que nos bloquea, nos causa miedo, ante la llegada de algo nuevo en nuestro entorno laboral: aprender un nuevo idioma, sentirse mayor-viejo ante la llegada de nuevos compañeros, hacer un trabajo de forma distinta a cómo lo estábamos haciendo ahora.

Desaprender es necesario. Consiste en deshacerse de las ideas preconcebidas que nos lastran a avanzar y evolucionar. Es deshacerse de la frase “eso es así porque sí y siempre se ha hecho así”. La empresa está formada por personas y como personas que son son buenas en unas cosas y malas en otras. Cada uno tiene su ritmo natural de aprendizaje y su resistencia a desaprender. Esta capacidad de desaprender no es propia de ninguna jerarquía, la sufren desde conserjes a consejeros delegados.

En el mundo de las Tecnologías de la Información este desaprendizaje se hace más evidente. La necesidad de estar en formación continua exige adquirir nuevos conocimientos capaces de sustituir a los anteriores. La rápida adopción de nuevos modelos sin aferrarse a lo inamovible es lo que nos hace evolucionar a nosotros como profesionales y por tanto a la empresa.

GTD no es sólo una metodología de organización que lista una serie de conductas y de hábitos a adquirir para conseguir productividad personal sino que, más importante, deshacerse de viejos hábitos, de hacer las cosas distintas a como las hacíamos. Al fin y al cabo, de mismos hábitos se consigue mismos resultados. Si quieres conseguir resultados distintos tienes que partir de hábitos distintos. Causa-efecto.

La capacidad de desaprender se nos ha hecho necesaria tanto en la vida personal como profesional. Aprende a cuestionarte si todo lo que haces es válido y si no se podría hacer de otra forma más óptima aunque al principio el adoptar esta nueva forma de hacer las cosas nos conlleve un esfuerzo, tiempo y energía.

JOyG

Comparte conmigo la siguiente reflexión: ¿de qué necesitamos desprendernos para aprender nuevas cosas y por tanto ser mas flexibles en valorar nuevos comportamientos vistos en otros?

photo credit: alvazer via photopin cc

Trabajo en Equipo III – El hoy del Trabajo Colaborativo

» Trabajo en Equipo I – Aptitud para ser Grupo.

» Trabajo en Equipo II – Distribución de la Información.

» Trabajo en Equipo III – El hoy del Trabajo Colaborativo.

Trabajo Individual

Solemos olvidar que estamos en permanente evolución y que no necesariamente hemos alcanzado la cota de progreso en todos los campos. Aún nos queda (¿mucho?) por mejorar.

Hace un año José Miguel Bolívar de Optima Infinito  nos presentaba el siguiente artículo “El método de productividad ‘Getting Things Done’ (GTD), que funciona con éxito en Silicon Valley, llega a España

Le comentaba que estaba asombrado por el artículo ya que había oído a mi alrededor hablar (y practicar) GTD desde hace tiempo. Las palabras de @jmbolivar fueron casi proféticas:

“GTD es muy conocido entre determinados colectivos, como los informáticos o emprendedores en general pero fuera de ahí… a nivel de organizaciones, te sorprendería lo desconocido que sigue siendo. No creo que llegue ni al 10% de ellas”

Un año después (poco tiempo ha pasado) ¿creéis que ha cambiado mucho la visión que tiene la empresa de lo que es Productividad?

Se sigue pensando que la Productividad Personal es gestionar el tiempo para terminar las cosas más rápido y así disponer de más tiempo para hacer más cosas: estrés para terminar tareas y estrés por ver el trabajo que aún queda por hacer.

Vamos a hacer un juego. Imaginaros que por una semana tenéis completo poder para hacer a vuestra empresa más productiva según vuestra experiencia. ¿Qué haríais?  Lo siguiente son las respuestas más votadas que he recibido:

  • Conseguir la flexibilidad Laboral y Conciliación Familiar. “Trabajo mejor pudiendo entrar a las 10 h habiendo solucionado un asunto en el banco que entrar a las 9h. y estar todo el día preocupado (esto es, con la mente ocupada en otras labores “nada productivas”) en cuando podré ir al banco”. De igual forma para atender a la familia, averías en casa, teletrabajo,….. Supongo que habrá “aún” mucho empleado que abuse de esta confianza que deposita la empresa. Yo conozco managers muy organizados y productivos cuyos mandos superiores no le han dejado llevar a cabo sus ideas . ¿No es para desmoralizarse?.
  • Reuniones más cortas y con menos gente. “Hay veces que va gente a la reunión que solo va por ser parte integrante de un departamento pero que resulta que después de la reunión no tiene ninguna responsabilidad adquirida”.
  • Presencialismo de oficina. “Hay veces que si me dejaran me daría una vuelta por el barrio de la oficina para liberar carga negativa”. Pero se insiste e insiste no sólo en permanecer en la oficina sino al lado del teléfono que te corresponde.

Hace unos años en Madrid se hicieron parques industriales como la Ciudad de las Comunicaciones y la Ciudad de las Finanzas donde podías contar con todos los servicios necesarios para tu vida: peluquero, guardería,  restaurantes con varios tipos de comida, canchas de baloncesto, oficinas de banco,……. No requería que el trabajador “perdiera” tiempo haciendo gestiones: el Hermano Mayor te suministraba todo.  Me encantaría saber si esto ha causado más felicidad en los trabajadores (y por tanto más motivación y como consecuencia, más productividad).

No todo es negativo. He visitado varias empresas donde se han incorporado servicios que yo envidio:

  • Salas de café más divertidas y alegres. Alguna con videojuegos.
  • Salas de relax. Con sillones y tumbonas donde prima el respeto al descanso o concentración del compañero.
  • Actividades fuera de la oficina. Senderismo, barbacoas,…..
  • Actividades grupales en la empresa. Sesiones de coaching, juegos, risoterapia,…

Las personas, las unidades individuales que forman las empresas, pueden desarrollar un cierto sentido de victimización para justificar su inactividad, excusar su ineficiencia e intentar racionalizar un bajo rendimiento. Pero a su vez, cuando estas mismas personas aceptan su responsabilidad sobre la forma en la que hacen las cosas logran imponerse a su propia victimización para superar obstáculos.

Considero que deben ser los Recursos Humanos de la empresa los primeros en evolucionar y diferenciar de dónde provienen estos comportamientos, cuáles son sus principales indicios, cómo podemos hacer para revertir las conductas nocivas y fomentar las positivas. Para ello es preciso unos “nuevos” Recursos Humanos que conozcan las necesidades que precisan las empresas de hoy.

El modelo de gestión tradicional está siendo reemplazado por formas más participativas, más colaborativas y más humanas de hacer empresa. Las organizaciones de empresa están integrados por personas, y las personas tienen comportamientos, emociones, deseos, e inteligencia emocional. Si en lugar de minimizar estos factores, los comprendemos y los incluimos en la gestión, empatizamos con ellos, pronto comenzaremos a presenciar increíbles mejoras.

La productividad no solo es cuanto se produce, sino qué relaciones laborales mantenemos en el contexto profesional.

Los tiempos de la gestión “Yo ordeno y mando” deberían haber acabado por completo y no haber dejado huella en el campo humano para no estar heredándolos de una generación a otra.

Aún estamos creando la nueva empresa que queremos y que dejaremos en herencia a nuestros hijos.

Buena Semana. Y Productiva. Disfrutadla………….

photo credit: mielconejo via photopin cc

Trabajo en Equipo II – Distribución de la Información.

» Trabajo en Equipo I – Aptitud para ser Grupo.

» Trabajo en Equipo II – Distribución de la Información.

» Trabajo en Equipo III – El hoy del Trabajo Colaborativo.

jerarquiaSe denomina Proyecto en GTD al resultado que requiere más de una acción para ser completado.

Cuando el resultado necesita más de una persona, ya le podemos llamar Equipo de Trabajo.

En servidores con sistema operativo Windows, las ideas iniciales de Grupos de Trabajo de Red evolucionaron para crear Dominios de Trabajo y Unidades Organizativas.

Un Dominio Windows es un conjunto de recursos organizados para el acceso en una red informática.

La explicación breve de Unidad organizativa es que se tratan de conjuntos que incluyen los dominios. Esta unidad organizativa está definida por estructuras jerárquicas y lógicas dentro del dominio que pueden comprender grupos de trabajo, equipos de impresión u otras unidades organizativas. Luego existe la definición de Directiva de grupo que son los permisos que existen entre los pertenecientes a ese grupo y lo que pueden hacer en otras unidades organizativas distintas a la suya (la confianza).

Un rollo técnico, vale, pero funciona también al pasar este modelo a personas en la vida real.

 ¿Desde hace cuanto tiempo tenemos las oficinas segmentadas en parcelas llamadas departamentos, jefaturas, plantas, áreas,…..?

¿Cuales de las siguientes estructuras son equipos de Trabajo en una empresa?

* Toda la empresa en sí enfocada en un objetivo común.

* El Equipo del departamento de Arquitectura de red,

* El equipo de Desarrollo de Pruebas del departamento de Arquitectura de red.

 ¡Todos son equipos de trabajo!

Esto es, puede haber tantos equipos como estructuras jerárquicas o lógicas se requieran. Semejante a como trabajan ordenadores en una red informática.

 Pero en la empresa (y en lo personal) ¿es lo mismo Equipo de Trabajo que Grupo de Trabajo?

¤ Grupo de trabajo

Es un conjunto de personas que realizan dentro de una organización una labor similar.

    • Suelen estar próximos físicamente.
    • Suelen tener el mismo jefe.
    • Realizan el mismo tipo de trabajo pues tienen una formación y cualificación semejante.
    • Cada participante del grupo es responsable individual de su trabajo.
    • Cada participante realiza su trabajo individualmente sin necesidad de requerir información de otro participante.

¤ Equipo de Trabajo

Es un Grupo de Trabajo en un Entorno Colaborativo. Esto es, un conjunto de personas que utilizan todas sus características para ponerlas en común por un mismo objetivo. Cada equipo no fabrica el mejor coche sino la mejor pieza que debe tener un coche para que se pueda nombrar como “mejor coche”.

    • El trabajo conseguido es el resultado de todos sus miembros.
    • Cada miembro del grupo de trabajo realiza una función. Y cada miembtro complementa el trabajo de otros miembros del equipo.
    • Hay colaboración entre los miembros del equipo.
    • La jerarquía es secundaria. Hay un Cabeza de Equipo con una serie de Responsables y Coordinadores. Cada miembro tiene una serie de responsabilidades y todos se necesitan entre ellos para finalizar el trabajo.

    Veamos cómo se distribuyen lógicamente los miembros del equipo según el trabajo a realizar. La distribución de recursos (personas) está condicionado por el tipo de información que tienen que compartir entre sus miembros.

Cada miembro del equipo puede estar formado por una única persona o por un grupo de trabajo.

1.- Bus o Lineal.

busEl equipo de trabajo más básico. Todas las personas sentadas ante la misma mesa haciendo un trabajo individual que cuando requiere de nueva información que obra en poder de otro miembro se levanta y le pregunta. Fácilmente pueden delegarse entre ellos o sustituir a un miembro del equipo. Cada miembro del equipo realiza su trabajo de forma independiente sin depender de otros.

Ejemplo de Lineal: Cinco personas con el mismo objetivo común de encontrar una persona por el mundo hablando cada una de ellas un idioma. Si falta uno de los miembros del equipo, el trabajo se continuará haciendo y cuando se incorpore el miembro que faltaba (o un sustituto) continuará por donde lo había dejado.

2.- Estrella.

Seis miembros del equipo preguntando a la misma figura central que es la que tiene el

estrella conocimiento (nodo raíz). El trabajo se sacará adelante siempre que esté operativo el miembro de la figura central (nodo raíz). Por el contrario, si el nodo central no está operativo (problemas médicos, sobrecarga de trabajo, persona poco colaborativa que no difunde su conocimiento por temor, a veces, que no sepan más que él), el trabajo no resulta en éxito.

Cuando eres ajeno al equipo y realizas una consulta al equipo y te responden “El que está no sabe y el sabe no está” ya te están avisando que están en formación de estrella sin la presencia del nodo raíz en el equipo.

3.-  Anillo o Circular.

anilloLa información fluye en un sentido del anillo de forma que cuando uno termina su trabajo, el proyecto pasa inmediatamente al siguiente miembro de su lado.

Ej: Confeccionar un Documento de Instalación de Equipamiento donde cada miembro completa el trabajo realizado por él mismo. Es el trabajo típico que se hace en una cadena de montaje.

4.- Doble Anillo.

La información no espera a que termine cada miembro del equipo sino que puede rdoble anilloequerir
información que tenga otro miembro del equipo. El trabajo va pasando varias veces por cada miembro del equipo hasta que todos sus miembros dan el visto bueno al trabajo realizado ya que no hay nada nuevo que incorporar. La información va en anillo en ambos sentidos.

5.- Árbol o Jerárquico.

arbolEs el trabajo que requiere pasar por distintos departamentos para llegar a éxito. Se puede hacer trabajo en paralelo hasta conseguir finalizarlo. Por ejemplo, la confección de un nuevo programa informático que requiere unos pasos previos de Diseño y Arquitectura antes de pasarlo a Ingeniería.

El trabajo se detiene cuando falla uno de los miembros del equipo (y no hay sustituto para él).

6.- Malla.

La información necesaria para finalizar el trabajo está repartida entre los miembros demallal equipo de manera que ante una consulta es posible que sean varias personas del equipo las que dispongan de la misma información que el compañero. Únicamente hay colaboración entre algunos miembros del equipo de forma que la información que se requiera no esté almacenada entre todos los miembros del equipo. La Productividad Personal está delegada al bien común. Es el Entorno Colaborativo por excelencia donde prima no sólo el conocimiento técnico de cada miembro del equipo sino las Habilidades Personales de cada miembro al tener que hacer uso de autoridad, tacto, poder de negociación y capacidad de convicción.

En este entorno, hay miembros que no pueden darte la información que precisas pero te indican correctamente quien te puede dar esa información: te redirigen al que sabe.

7.- Malla Conectada.

MallaConectadaLa información del proyecto está en todos y cada uno de sus miembros. Si alguno de los miembros falla o se ausenta, el trabajo se sigue haciendo sin interrupciones. Todos se preguntan todo y la información entre miembros se trata “entre iguales”: miembros con la misma formación a los que se pueden mantener un diálogo con el mismo lenguaje que empleas ya que todos los miembros disponen de la misma cualificación y formación. Es un entorno típico de Especialización.

En resumen, dos o más personas seguro que forman un grupo de trabajo pero formar un equipo, eso, es más difícil. Para ello hay que dejar en segundo plano el bien personal, adaptarse a los tiempos de otros, relacionarse e interactuar convenientemente con el resto de miembros. Que el resultado llegue a éxito te reportará haber conseguido algo que tú, como miembro de un equipo, también deseabas. Conocer cómo vas a compartir la información con tu equipo  también te ayuda a ser Productivo.

Trabajo en Equipo es Colaborativo.

 

Trabajo en Equipo I – Aptitud para ser Grupo.

» Trabajo en Equipo I – Aptitud para ser Grupo.

» Trabajo en Equipo II – Distribución de la Información.

» Trabajo en Equipo III – El hoy del Trabajo Colaborativo.

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Eres una persona preocupada por tu productividad porque ser productivo te ha ayudado en tu trabajo y fuera de él haciendo que organices tus horas y tengas en mente una planificación. Estás satisfecho porque, aunque todavía tengas cosas por mejorar, has conseguido un nivel de productividad que ha simplificado tu vida. Has conseguido obtener mayor felicidad porque has conseguido tiempo para, por ejemplo, tu familia y tus aficiones que, antes, tenías abandonadas.

Esto es, te has preocupado en coger hábitos productivos y ya tienes controlado tu entorno.

Pero seguro que no trabajas solo (muchos emprendedores sí trabajan solos ¡al ser cada uno de ellos mismos un equipo!). Vivimos en sociedad y todo lo referente a interrelaciones humanas, empatía,  ideología y temperamento lo llevamos a nuestras relaciones en el trabajo. Tu forma de organizarte, planificar y tus horarios internos no son los mismos que los de tus compañeros como tampoco lo son tu motivación y energía y sin embargo es necesario hacerte entender con el resto de compañeros para finalizar actividades (que es tu objetivo personal).

Pero ¿la ejecución de un trabajo realizado por dos personas con un nivel  del 60% en las métricas de productividad va a resultar un trabajo colaborativo del 60%?,  ¿la producción de un equipo es la suma de sus partes? Pues no.

El trabajo es como el amor: no siempre una pareja forman uno y hay veces que 1+1 es más de 2.

Uno puede ser bastante productivo pero a la hora de formar parte de un equipo o grupo puede resultar ya no serlo tanto ya que tiene que amoldarse a otros hábitos y experiencias nuevas: la productividad de un grupo de trabajo es más que la productividad individual de cada elemento del equipo; es dar al grupo su talento y su capacidad (su esencia, su marca personal) de manera que aumente el valor del grupo. No solo es importante cumplir los objetivos individuales sino el saberse integrar en un grupo y ser colaborativo (los expertos de recursos humanos seguro que tienen claro que no coinciden “trabajo individual” con “trabajo en grupo”).

Un nuevo entorno se abre a tu alrededor:

A: Dos nuevas herramientas aparecen en tu vida productiva: las reuniones y el calendario colaborativo:
    • Reuniones “bajo demanda. Resulta poco útil fijar un día de la semana para hacer reuniones para poder compartir la información; mejor montar reuniones efectivas cuando se necesiten: reuniones aproximadas de 20 minutos da tiempo para compartir el estado actual de trabajo y orientarse de nuevo hacia un objetivo común. También funcionan muy bien la reunión entre los distintos jefes de grupo: una reunión informal de 10 minutos, estando de pie, para conocer y comunicar el estado actual del trabajo. Y mejor hacer una reunión “en vivo” o por videoconferencia o mensajería instantánea que enviar un correo explicatorio con copia a todos los interesados y tener que esperar la respuesta, que se entienda bien lo que querías decir, nuevas dudas que surjan,…..
    • Calendario de hitos importantes para superponer los distintos tiempos de actividades paralelas. Importante adquirir unos compromisos de fechas.

B: Dos Malas Prácticas aumentadas en el trabajo en equipo:

    • Que una de las partes quiera destacar por encima de las otras.
    • La no colaboración entre los grupos con mal actitud “sutil”: “lo mío funciona es tu parte lo que falla”,

C: Características del trabajo en Equipo:

    • Capacidad de interdependencia y autonomía entre los miembros.
    • Cada miembro es dueño, responsable y ejecutor de su trabajo.
    • Cada miembro colabora en el grupo dando su esencia, lo que mejor sabe hacer, para ofrecérselo al grupo.
    • Confianza entre los miembros del equipo
    • Comunicación fluida entre todos los miembros.
    • Mucha paciencia, empatía y asertividad.  Y respeto (a nivel de trato y de respetar los tiempos de otros para no interrumpir en “mal momento”)
    • Forman equipo y desechan el individualismo.
    • Delegar el trabajo especializado al individuo mejor preparado.
    • Buena Intención.

Y la figura más importante del grupo, el líder, que tiene la misión, entre otras, de asegurar que la concordia, la distribución de tareas  y la marcha del grupo sea en  positivo. Para ello el líder es integrante del grupo y debe recibir retroalimentación del resto de participantes.

Hay dos modelos que me arranca un buen líder:

1.- La paternalista. El buen líder debe ser como el padre de una familia de 12 hijos atento a escuchar todas las voces y compartir información con su igual en horizontal (la madre)

2.- La sentimental. Uno de los mayores lideres los podéis ver representando la figura de Capataz en los tronos de Semana Santa de Málaga (Pincha aquí si no sabes que es un Capataz de Tronos). Si tenéis ocasión de ver el paso de un trono de la Semana Santa, fijaros en la figura del Capataz y preguntaros: ¿hay mayor ejemplo de liderazgo, dirección y motivación que “convencer” a treinta personas, al unísono, a aguantar una tirada sobre sus hombros o espaldas de 100 kilos por más de 3 horas?.

 

Cristo de la Buena Muerte (Semana Santa Málaga – Legión España- 2012).

[ Imagen: Chema Concellon via photopin cc ]

Un listado de Imprevistos.

    Siempre os recuerdo que la Productividad va asociado a lo Personal, que  pongáis productividad en vuestras vidas pero acorde a las circunstancias que os rodean.

    TODOwallYo vivo entre interrupciones e imprevistos. Lo asumo porque ese es mi trabajo. Gran parte de mi trabajo es saber gestionar esos imprevistos.

    El domingo por la tarde planifico las tareas que tengo que hacer durante la semana y las tareas del  día siguiente.

De esta manera comienzo la semana laboral igual que el resto de días, con dos listas:

  • Listado Semanal: las tareas que me he propuesto hacer en la semana.  Distribuyo estas tareas entre las distintas Listas Diarias que hago cada día.
  • Listado Diario: un listado con las tareas que tengo que hacer en el día conforme a las actividades de la agenda que tienen fecha acordada y con actividades del listado semanal.

    De esta forma, consigo comenzar  el día teniendo planificado  el trabajo que “quiero” hacer. Pero, como a todos vosotros os sucederá,  a lo largo de la actividad del día suceden cosas cotidianas que os hacen variar el trabajo planificado. Son los imprevistos e interrupciones (tareas reactivas).

    Pues es en este quehacer diario, en lo personal y en el negocio, donde se generan unas nuevas series de actividades que pueden sabotear el trabajo diario y apartaros del objetivo que hoy os habíais propuesto. Se trata de los imprevistos que requieren vuestra atención:  el compañero que se acerca a tu mesa y te solicita información, la llamada de teléfono que te pide organizar una nueva reunión con tres nuevos participantes, la llamada del administrador de tu comunidad para poner un  nuevo contador de agua en tu casa, nuevas citas o recordatorios  con otros, devolver llamadas de teléfono,… Son tarea que necesitan alguna acción pero no inmediata. Si me tuviera que poner en el momento con todas estas interrupciones tardaría mucho más en hacer cualquier trabajo o me obligaría a retomar un trabajo varias veces.

    Estas nuevas tareas que me surgen yo no las incluyo ni en el Listado Diario ni en el Listado Semanal; todo esto lo añado en un nuevo listado: en el Listado  “Rápido.

    La metodología GTD tiene la “Regla de los 2 minutos”: Cuando entre una nueva actividad que te va a llevar poco tiempo, hazla en el momento que decidas procesar.  Esto es, no dejes de hacer el trabajo con el que estás sino que apúntalo (recopila) y en el momento de procesar hazlo sin necesidad que generes una próxima acción.

Insisto: no hacer la nueva actividad en el mismo momento que tienes conocimiento sino cuando tú hayas decido procesar tu bandeja de entrada.

    Para esto he creado mi Listado Rápido: es un listado donde recopilar las tareas de los imprevistos diarios;  aquellas tareas que voy a tardar menos de 15 minutos en hacerlas y que no voy a hacer en el mismo momento que tenga conocimiento de ella sino más adelante en mi programación diaria.

    La incorporación de este nuevo listado, Listado Rápido, me ha permitido mejorar en mi productividad por dos características:

  1. Me permite vaciar la mente al no tener que depender de ella para que me recuerde cosas.
  2. El llevar un Listado Rápido es parte de mi Sistema de Organización y  confío en que todo quedará registrado.

Os recuerdo que la base de GTD es liberar tu memoria porque confías en tu sistema y sabes por tanto que “No necesitas tener memoria porque tienes GTD”.

Ven

En este Listado Rápido apunto lo siguiente:

  • Todo lo que me viene a la cabeza mientras estoy concentrado en un trabajo.

Si estoy haciendo un documento y me acuerdo que tengo que llamar a un cliente, lo apunto en el listado PERO no dejo de hacer el documento con el que estaba.

  • Para gestionar las interrupciones.

Si estoy todavía haciendo el documento y viene mi jefe para pedirme que le informe de tal proyecto, lo apunto en el Listado Rápido PERO no dejo de hacer el documento con el que estaba.

  • Para todo lo digno de ser apuntado.

Si voy a una reunión de la planta A a la planta B y me encuentro con 5 personas que me piden diversa información: lo apunto en el listado “Rápido” para asegurarme que no se me olvide.

¿Cómo llevar  a la acción el recopilar y procesar la Lista Rápida?

Este proceso de recopilar información lo anoto detrás de mi inseparable hoja de tareas diarias. De tal forma que llevo una cuartilla de folio donde en una cara llevo apuntadas las tareas que planifiqué el día anterior que iba a hacer hoy y por la otra cara del folio llevo el Listado Rápido.

Al procesar estas tareas, sigo estas normas (muy personales):

  • Tengo el Listado Rápido dividido en 2 mitades: a la izquierda las cosas de TRABAJO y a la derecha lo PERSONAL.
  • Proceso en el mismo momento de anotarlo: si el encargo debe hacerse hoy, le dibujo una flecha ante la tarea. Si debe hacerse otro día, al procesar o bien lo apunto en mi agenda en el día que quiero hacerlo o bien lo apunto en el Listado Diario del día siguiente que hago al final de mi jornada.
  • Estas tareas con una flecha delante las hago hoy: antes de salir del trabajo y si son personales antes de irme a la cama.
  • De estas Tareas Rápidas que tengo que hacer hoy, si veo que estoy inmerso en una actividad que, por estar tan concentrado, se me olvide el hacerlas, uso en mi teléfono Android una aplicación de “cronómetro de cuenta atrás” llamada Siesta . Es tan fácil de usar como abrirla y marcar cuando quieres que suene: a los 15 minutos, después de 1 hora, etc.…. De tal forma que cuando suena esa melodía de mi móvil se produce en mí el Efecto Pavlov que hace que me obligue a mirar el Listado Rápido y hacer la actividad. (Nota.- No subestiméis la app Siesta: es muy útil cuando es martes, te duele una muela y sólo puedes pedir cita para tu dentista los martes pero estás con mil y una cosas en el trabajo e ilógicamente nunca encuentras tiempo para hacer la llamada de 5 minutos (caso real)).

Conclusiones,

  • La Lista Rápida es la bandeja de entrada de todo lo recopilado en el día y que sea rápido (menos de 15 minutos).
  • Esta lista comprende una parte de contexto de Trabajo y otro Personal
  • Es una lista muy dinámica: entran y salen tareas continuamente.
  • La Lista Rápida yo la necesito porque estoy en el extremo (el  extremo malo) de una línea de atención al cliente donde las interrupciones por correo o por teléfono son constantes. Que cada uno lo adapte a su trabajo diario.

No confundir el Listado Rápido  con una nueva tarea que cambie tu planificación diaria: éstas las incluyo en el Listado Diario como una tarea más.

El Listado Rápido lo tengo por necesidad:

O te mantienes Productivo o las tareas te consumen a ti al robar tu tiempo útil.

<Oye, ¿a lo mejor quieres tuitear esta frase? Pues pincha aquí >

Fijaros también que soy muy fan del papel como herramienta altamente productiva y  por su versatilidad. Por este listado de cosas rápidas que voy apuntando y que debe ser muy dinámico (entran y salen tareas rápidamente) no creo que abandone este hábito en mi vida. Ni falta que me hace.

¿Qué trucos usáis en vuestro trabajo diario para tener el control de vuestras tareas? ¡Cuéntamelas! Compártelas, me interesa….

[photo credit: Dr Case via photopin cc]

Mis eternas tareas “Algún Día”.

  Todos nosotros tenemos gran cantidad de tareas que no necesitamos hacer inmediatamente pero que queremos anotar para hacerlas en otro momento más idóneo. Apuntamos estas actividades en la lista de tareas “Algún Día”.

    El problema es que utilizamos esta lista “Algún Día” para volcar en ella todo lo que se nos pasa por la cabeza obteniendo un listado de “cosas por hacer” inoperativo.

Características de las tareas del listado “Algún Día”:

  • Pequeñas tareas (algunas de estas pequeñas resultado de haber descompuesto tareas grandes).
  • No importantes.  Son tareas que “sólo nos gustaría hacer”.
  • Sin ninguna prioridad marcada
  • Ni fecha tope para realizarlas.

Estos son los pasos que recomiendo hacer para que este listado no se nos vaya de la mano:

  •  Revisa tu listado “Algún Día” una vez al mes y no tengas miedo de borrar de él las tareas que ya no te aporten nada.
  • Describe bien la información de cada tarea. Si vas a hacer alguna de estas tareas dentro de 2 meses,  necesitarás tener bien claro qué es lo que querías conseguir con esta tarea.
  • Anota la tarea con una fecha tope  en la que te gustaría tener finalizada esta tarea. Te servirá de recordatorio para impedir que esta tarea se enquiste en tu listado y nunca la hagas.
  • Que este listado sea activo y dinámico: que entren y salgan rápido de él las tareas. No tiene justificación que una tarea esté parada por meses en este listado.

Yo cada semana llevo un listado de las tareas que quiero hacer semanalmente;  en este listado semanal apunto 5 tareas que he escogido del listado “Algún Día” que voy haciendo entre semana  (los fines de semana, no quiero dedicárselos a estas tareas). Si tengo dudas de cuales 5 tareas escoger entre todas del listado, no quiero perder tiempo y elijo 5 al azar.

Infografía

    Que tengáis una buena semana y ordenada; no perdáis el control sobre vuestras tareas y ¡disfrutadla!

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GTD mal empleado (humor, creo)

    Bien, ya estoy preparado para incorporar el GTD a mi vida: he leído multitud de libros y blogs de “Organizarse con Eficacia” y “Gestión del Tiempo” (gestión también eficiente). He organizado el despacho (anteriormente sala de estudio y recopilatorio de CDs ) de tal forma que haya un sitio (y uno sólo) donde archivar facturas y manuales de equipos (he ejercido de instalador de equipos de comunicaciones y estos manuales ya no se encuentran con facilidad por estar “obsoletos según fabricante”. ¡ No me desprendo de estos ni de coña !).

     Así que ya tengo organizado el ESPACIO de mi despacho y parcelado el TIEMPO que voy a dedicar a incorporar el GTD a mi existencia. Ojeo la única lista que dispongo y en la que está claramente diferenciada las áreas Personal y Profesional que tengo que atacar y estoy contento porque tengo terminadas todas (!!) las tareas URGENTE-TMI (“!Qué grande eres, coño!”, me digo) pero mi alegría noto que se va disipando: tengo apuntadas gran cantidad de tareas, algunas con fecha de febrero,  bajo el epígrafe de “Hacer algún día” o con prioridad baja. Realmente cuando anoté estas tareas de nula prioridad me di un margen para finalizarlas de cuatro meses pero he ido apuntando tantas tareas de este tipo que me encuentro hoy con 32 tareas por realizar. Eso me obliga a discernir cual de todas ellas son las 3 ó 4 más importantes para arrancar con ellas.

  • GTD no es sólo formación. No es un deporte para espectadores.
  • GTD no es hacer listas muy organizadas. Es no dedicar más tiempo del necesario por la tarea.
  • GTD es no perder ninguna actividad. Tengas o no memoria, debes tener GTD para no olvidar nada.
  • GTD es priorizar en tu vida. Cada tarea sólo es lo importante que tú la quieras hacer.
  • GTD no es estático. Si una tarea no está muerta, ella también evoluciona hasta la próxima acción.
  • GTD no es multitasking. Es dedicarte a una sola tarea en cada ocasión.
  • GTD no es tu mejor amigo. Si hay una tarea que no te apetece ahora hacer, te jodes. Esta tarea en la que estás inmerso es la tarea que mejor te conviene terminar antes por importancia , porque no te gusta que te llamen procrastinador y porque mañana te va a provocar ansiedad ver que llevas días sin atacar esta tarea.
  • GTD no es sólo vida profesional. GTD es hacer más útil el tiempo del que dispones. Sería un error aprovechar el tiempo “profesional” y relajarte en lo personal.
  • GTD es un aprendizaje. Es hacer tuyo una rutina de hábitos y sobretodo no lastrarte con viejos hábitos,  pero todo comienza en un nivel básico. Nadie corre maratones sin haber corrido antes carreras de 5 kilómetros.
Reflexión: cualquier sistema de organización que te “obligue” a dedicar excesivo tiempo solo en organizar la tarea en lugar de hacer propiamente la tarea es un sistema que se está empleando mal. De ahí la brillantez de unos pocos en seguir usando lápiz y papel. No hay sistema más bueno que otro. El bueno es el sistema organizativo que te vale a tí y en este momento. Quizá dentro de unos meses el sistema que emplees sea otro pero no habrás cambiado por mejorar el sistema sino porque hayas evolucionado y seas más eficiente en emplear el tiempo real que requiere la tarea.

Mike Murdock

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