A Procrastinar mañana

Procrastinar….. Retrasar… Postergar….. Dejar para después……. No hacer hoy lo que «debería» de hacerse hoy, etc. Pues a veces esto de postergar no es «tan» malo.

Que a veces esto de dejar las cosas para después tiene su «puntito de gracia»:

• Es el dejarlo para después cuando ahora vas a emplear el tiempo para darte un placer,
• Es el no saber por qué narices apuntaste esto ayer para hacer cuando ahora no te parece tan importante,
• Es el llevo toda la mañana corriendo y el teléfono no para de sonar. Este ratito es para mí, para echarme un cigarrito, o ponerme un rato mi musiquita, o comerme un bollo o el darme una vuelta……. El ratito de «¡¡ éste tiempo va por mí, machot@ !!,
• Es el voy a dejar de hacer esto para llamar por teléfono a esa persona que hace tanto tiempo que no sé de ella y nunca encuentro tiempo,
• …….

    Y por tantos cientos de motivos más que nos hacen agobiarnos, estresarnos y acelerarnos sin motivo. Que en el Nuevo Año seáis felices aunque sólo sea porque siendo felices conseguiréis tener la mente libre de preocupaciones y mas apta para centrarse en lo que quieres hacer y solo lo que quieres hacer. Que os vaya bien.

¿Tener Disciplina? ¡Son rutinas! (2ª parte)

Tener Disciplina:

>> Es tener Hábitos (1ª parte)

>> Es tener Rutinas (2ª parte)

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     Hace muchos pero que muchos años mi madre (aún sin tener yo motivación) me enseñó el hábito de bañarme cada día y por años me estuvo bañando hasta que, dialogando los dos, decidimos que el tener yo ya 7 añazos era suficiente para hacerlo sólo. Aún así, a pesar de haber estado experimentando la ducha durante años, mi madre me dio dos duchas-lecciones más enseñándome “cómo ducharse uno eficazmente”: primero te mojas todo el cuerpo, luego te enjabonas hombros y cuellos, luego los brazos… Recuerdo que había aprendido estas pautas con el ejemplo y que me duchaba muy bien, pero que tardaba 50 minutos el completar todos los pasos de la ducha.

      Ahora me ducho también de forma eficaz pero tardando mucho, pero que mucho, menos tiempo y lo que es más importante, hago de forma automática este proceso sin ser consciente del paso que estoy dando en cada momento. Muchas veces se que me he metido en la ducha y que he salido al rato bien duchado pero he realizado de forma no consciente cada uno de los pasos. Me ducho de forma automática con mi atención puesta en las noticias de la radio o en mis pensamientos, sueños y divagaciones.

    De forma automática también desayunamos, nos vestimos, conducimos, nos maquillamos o afeitamos, apagamos el fuego después de cocinar, cerramos el agua antes de salir de viaje, metemos los múltiples cargadores y analgésicos antes de emprender un viaje. Todas estas acciones las hacemos sin pensar, sin apenas darnos cuenta. Son rutinas.

Son rutinas pero todas necesarias de hacer durante el día.

     Daros cuenta que definimos a Rutina como aquella actividad que realizamos de forma regular y periódica.

     El Hábito es la acción de aprender o adquirir una nueva habilidad para poder conseguir interiorizarla como rutina.

Por ejemplo, si te has comprometido que quieres incorporar el ejercicio en tu vida y deseas salir a andar todos los días por lo menos media hora.

El cambio vendrá por tus rutinas.

La motivación es lo que te hace empezar y desechar excusas para no empezar,

el hábito es obligarte todos los días a dejar las zapatillas delante de la puerta de la casa para recordarte que quieres salir a andar,

y la rutina es la repetición de este hábito de tal forma que a lo largo de un tiempo (los especialistas dicen que son necesarias tres semanas; los machacados 21 días para convertir un hábito en rutina) ya no será necesario que dejes al lado de tu puerta las deportivas porque ya habrás interiorizado esa acción de salir a andar de la misma manera que aprendiste de pequeño a lavarte las manos antes de comer o a lavarte los dientes tras cada comida.

Habrás comenzado creándote un nuevo hábito hasta convertirlo en rutina en las que harás las cosas instintivamente, sin razonarlas.

Sólo dejarás de hacer, algunas de, estas rutinas cuando estés de vacaciones o también nombrado como “salir de la rutina y, por tanto, descansad del automatismo diario”.

→ Rutinas particulares que “tengo” que hacer en mi trabajo:

• Imputar horas al terminar la semana,
• Llamar a un cliente del Servicio Técnico para comprobar que está satisfecho con la nueva instalación de un producto que se le ha hecho,
• Documentar una incidencia tras contactar con el afectado.

    Otras rutinas que pueden servir, y mucho, en tu trabajo:

• Crear la rutina de revisar el buzón de correo únicamente 3 veces al día,
• Dejar los correos de la bandeja de entrada clasificados,
• Acostumbrarse de hacer la llamada o de escribir el correo de forma directa; ir al asunto en cuestión sin perder tiempo en asuntos secundarios o triviales.

→ Rutinas de mi vida no profesional:

• Salir a correr al menos 4 días a la semana,
• Revisar regularmente tuits de gente “Altamente productiva”,
• Leer todos los días de un libro de ficción,
• Cocinar para mañana,
• Llamar a la familia

Conseguir mejorar en la productividad es incorporar nuevos hábitos, deshacerse de otros e integrarlos en tu vida hasta que se conviertan en rutina.

En el siguiente enlace podéis comprobar las rutinas diarias creadas por mentes brillantes en distintos estadios de nuestra historia y que, viendo los resultados de calidad que engendraron, puede que fueran hábitos o rutinas extravagantes pero al menos les hacía sentirse cómodos: desde el despertarse por la mañana con un disparo de Victor Hugo hasta el permanecer despierto en la cama Charles Darwin resolviendo problemas antes de dormirse.

Here’s How The World’s Most Brilliant People Scheduled Their Days

¿Tener Disciplina? ¡Son hábitos! (1ª parte)

La gente que me rodea hay veces que comentan que para mí el organizarme es fácil y que ellos no tienen tanta disciplina como yo. No es cierto. Muchas de las personas que ahora poseen mucha productividad se interesaron en productividad porque al principio eran  personas con alto grado de desorden en su vida, mal uso de la  memoria para archivar  o con gran cantidad de tareas sin terminar.

Yo tampoco he sido una excepción (leed “¿Qué hace Antonio?» si quereis saber cómo era yo con 25 años).

La disciplina no es mas que una serie de rutinas diarias conociendo mis propios límites (¿cuantas pelotas en el aire eres tú capaz de soportar?) y con la virtud que he conseguido de no auto-engañarme. Estas cualidades me permiten ser franco conmigo mismo (¿para qué engañarme?) y no estar con excusas de por qué no he hecho tal tarea.

Yo sé del trabajo que tengo que hacer y al que no debo justificar a nadie sino a mí mismo. Cuando se quiere hacer algo, se consigue sacar tiempo y energía porque te sobra.

Todos hemos nacido siendo coachs de nosotros mismos. Hemos aprendido a escuchar nuestro propio yo para ir orientándonos hacia las cosas que importan en la vida. Si decides aplazar cosas, no hacerlas, planificar y no actuar, raramente se deberá a causas externas; cuando se quiere hacer algo, quizá se haga algo más tarde, pero al final lo hacemos.

Os describo mi “disciplina” para que veáis que no soy especial. A esta disciplina, algunos, les llamarán hábitos:

• Termino el día anterior con el día planificado de lo que tengo que hacer mañana. Dejo preparado todo lo necesario para salir de casa: ropa que me voy a poner, comida, llaves de casa, dinero necesario. De esta forma tengo la seguridad que dispondré de todo lo necesario sin peligro a que algo se me olvide.

• Las citas fijadas con hora, las tengo programadas en Toodledo para que me suene un recordatorio en el móvil una hora antes o diez minutos antes, dependiendo del tipo de cita que tenga. De esta forma evito que no sepa en qué hora vivo y dispongo de una hora para dejar todo cerrado antes de asistir a una reunión.

• Tengo claro que tengo que por hacer muchas tareas pero que solo puede hacer las 4 o 5 más importantes. No me preocupo del resto de tareas no programadas esta semana a no ser que haya cambio en los acontecimientos que me fuerce a programarlos de nuevo.

• Todos los días toco los 5 proyectos en los que estoy metido. Únicamente hago la excepción de si un día no toco uno de los proyectos es porque considero beneficioso dedicar más tiempo hoy a otro proyecto para darle un empujón y comprometiéndome que mañana no tocaré este proyecto para dedicarme a otro proyecto  por  el doble de tiempo.

• Al descubrir que la mayoría de proyectos grandes los podía dividir en “trozos más pequeños” y manejables en el tiempo, decidí dar el paso y hacerlo con en el resto de mis otras tareas.

A mí por ejemplo me resulta más provechoso, más productivo, dedicar cada día 15 minutos a la limpieza de una habitación de mi casa que dedicarme 2 horas a limpiarla entera el sábado.

.: Puedo recibir una visita inesperada el sábado con lo que ya tendría tres cuartas partes de la casa ya limpia,

También me resulta más cómodo cocinarme cada día para el día siguiente que dedicar todo el domingo a hacer múltiples platos.

.: Si tengo un imprevisto el domingo, en 20 minutos ya se que soy capaz de gestionar una única cómida o llevarme (excepcionalmente) algo precocinado. No encuentro necesidad de perder horas un domingo en preparar algo que me resulta tan fácil hacer cada día dedicándole poco tiempo.

Como me he comprometido a publicar una entrada en mi blog el jueves, todos los días voy dándole forma.

.: Tiene la ventaja que puede salir un imprevisto el miércoles con lo que no me daría tiempo a publicar el jueves ya que tengo parte de la entrada del blog ya hecha.

• Dejo la lástima y la queja de que soy un desastre, que otros hacen las cosas más rápido o mejor que yo para cosas importantes. Hay que ser flexible y quererse a uno mismo. NO hay ningún problema si algún día decides tirarte 2 horas sentado en el sofá o saltarte tus obligaciones “penosas” por algo gratificante. Disfruta, leñe. “Hasta Superman la mayoría de las veces era Clark Kent”.

• El control de tiempos. Te lo estés pasando bien o peor, un minuto dura exactamente lo mismo (compruébalo si quieres). Es asombroso las tareas que hago en 10 minutos cuando antes era de la opinión de “para solo 10 minutos que tengo, ya lo dejo para otro día”.

• Procrastinar y Multitarea. Sí, ¿por qué no?. Flexibilidad. Hay muchas tareas que no necesitas tener “atención plena” para realizarlas y que, además, puedes hacer a la vez.

Si os han parecido útiles estos consejos, id incorporando hábitos nuevos en vuestras vidas hasta que se conviertan en rutinas.

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¿Qué podeis hacer en vuestras vidas para que resulte más cómoda? Esto es, ¿qué hábitos debéis incorporar y de cuales os debéis deshacer para llevar una existencia más cómoda (y más feliz, que es de lo que verdaderamente se trata)?.

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Tener Disciplina:

>> Es tener Hábitos (1ª parte)

>> Es tener Rutinas (2ª parte)

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Tus objetivos, tus secretos.

Comenzábamos el año diseñando los nuevos proyectos que íbamos a hacer. Muchos de estos proyectos eran incluso los mismos de años pasados: dejar de fumar, hacer más deporte, pasar más tiempo con la familia, aprender inglés,….

También a mitad de año te surgen nuevas metas que emprendes con entusiasmo e ilusión. Demuestras tanta ilusión que se lo cuentas a toda la gente de tu alrededor por ejemplo a amigos, vecinos y a la familia. Normal ¿no?

Dicen que es bueno contar el objetivo que deseas realizar a la gente que rodea porque al hacerlo público te comprometes con ese objetivo y te esfuerzas más en realizarlo ante la expectativa de comunicar que has fracasado al intentarlo.

Pues parece que hacemos mal al contar al público nuestros objetivos. Resulta que no hay que contarle a nadie nuestros objetivos. La explicación es que hicieron estudios que dieron como conclusión que las personas que contaban sus intenciones en público de hacer un proyecto, ya rebajaba su probabilidad de darlo por finalizado.

La explicación viene porque si haces pública la intención de conseguir alguna meta, tu cerebro te está escuchando (nuestros mayores enemigos podemos ser nosotros mismos) y entiende que ya tienes el proyecto en marcha con lo que no se esfuerza igual que si estuvieras convencido y motivado como para emprender un proyecto desde cero. Que pones menos esfuerzo en conseguirlo.

El cerebro entiende que ya estás consiguiendo tu meta (se crea una falsa ilusión) cuando ni siquiera has empezado y hacemos menos esfuerzo en conseguir la meta. Se ha comprobado que separando a la gente en dos grupos, entre los que han hecho público sus objetivos y los que los han mantenido en secreto, el grupo de personas que lo han hecho público creen que han conseguido más de lo que realmente han hecho creyéndose que están más cerca de lograr sus objetivos que el grupo que lo ha mantenido en secreto cuando en realidad los dos grupos se encontraban a la misma distancia de conseguirlos.

Los que lo hicieron público se crearon la falsa ilusión que habían progresado más que aquellos que lo habían mantenido en secreto.

Cada vez que le cuentas a alguien tus planes, te está restando motivación y te alejas de conseguir tu meta. Lo que reduce tu compromiso

Cuando estás narrando al público la meta que quieres conseguir, creas esta falsa ilusión y al sentir satisfacción al narrarlo, te ves con parte del camino ya recorrido.

«El cerebro confunde el decir con el hacer”

Contar lo que planeas disminuye tu motivación

Por tanto, el hacer públicas nuestras metas tiene precisamente el efecto contrario de lo que queremos conseguir.

Si realmente estás comprometido con lo que quieres lograr, probablemente sea mejor mantener tus objetivos en secreto.

Os dejo un enlace de la exposición que hizo Derek Sivers en una conferencia TED en Oxford explicando por qué no hay que hacer públicas tus metas.

Ahora, mi opinión personal es que nos dejamos influenciar demasiado por estudios psicológicos y estadísticas. Cuando uno está motivado, dispone de suficiente energía como para llegar a la meta aunque se le pongan muchos obstáculos en medio. Cuando te has comprometido con un objetivo y actúas de forma honesta (esto es, no auto engañándote) lo mantengas en privado o no es indiferente. Una vez fijada una meta, mas fácil o más difícil, la alcanzarás sin importar comentarios negativos del exterior, baches del camino o los «pepitos grillos» de tu conciencia. A donde te diriges es a donde vas.

 

[ Imagen: «lapolab» via photopin cc ]

Lista corta de tareas: decidir pero menos.

Hay personas altamente productivas que han escogido un hábito, que puede parecer raro, en su rutina diaria. Este hábito es el de vestirse siempre con el mismo tipo de ropa.

Una de estas personas es por ejemplo el presidente de Estados Unidos, Barack Obama. Al preguntarle al presidente Obama sobre el motivo de llevar siempre el mismo vestuario, su respuesta fue la siguiente:

«Necesitas eliminar de tu vida los problemas del día a día que absorben partes significativas de su jornada a mucha gente. ‘Verás que solo llevo trajes grises o azules’, dice. ‘Estoy intentando recortar decisiones. No quiero tomar decisiones sobre qué voy a comer o llevar. Porque tengo muchas otras decisiones que tomar’. Él mencionó investigaciones que muestran que el simple acto de tomar decisiones degrada la habilidad de uno para tomar otras decisiones. Es por eso por lo que comprar es tan agotador. ‘Necesitas concentrar la energía que usas para tomar decisiones. Necesitas crearte una rutina para ti mismo. No puedes estar distraído a lo largo del día por lo trivial«

Entrevista en Vanity Fair.

 

Otras formas de tomar menos decisiones es la que nos enumera nuestro compañero Omar Carreño en su artículo:   «Así simplifico».

Con nuestra lista de tareas debe suceder lo mismo: las decisiones a tomar deben ser mínimas. De un simple vistazo debemos tener claro cuales son nuestras tareas más importantes del día.

Llevamos periódicamente una lista de tareas de cosas por hacer. Este listado de tareas frecuentemente se nos hace excesivamente largo al incluir la mayoría de las cosas que se nos pasan por la cabeza. Una lista larga de tareas pierde su utilidad ya que es difícil de gestionar. La lista de tareas recoge por prioridades las cosas que te has comprometido a hacer y en un listado largo se pierde la perspectiva de cuál es la próxima tarea a realizar. Además tiene el inconveniente que este listado debe ser dinámico; deben entrar y salir tareas continuamente con lo que perdemos la visión de lo que queremos hacer, si lo más nuevo o por el contrario lo más antiguo entre la multitud de tareas pendientes.

Y por muy productivo que seas, al ver un listado con tantas cosas pendientes será motivo de estresarte al pensar todas las cosas que aún tienes pendientes por hacer y seguidamente vas a pensar que efectivamente no eres productivo dado que tu listado de tareas no desciende.

Remedio:

• Deshazte de tareas innecesarias. Todos siempre tenemos cosas pendientes por hacer: pintar el pasillo de casa, hacer un plano de instalación de un edificio, ordenar las fotos del móvil, ……. En definitiva, son muchas tareas que no deberías de apuntar porque lo único que harán será colmar tu lista de tareas ToDo y angustiarte por tantas cosas que tienes por hacer. No apuntes la tarea “pintar el pasillo”; no es necesario que esto esté reclamando continuamente tu atención. No es algo útil que tengas que recordar, olvídate de esta actividad. Ya te lo recordará tu mente cuando vayas a hacer obras en casa; o lo mismo te lo recuerdan los familiares cuando vayan a tu casa 😉

• Usa la lista “Tareas NO Semanales”.  Comúnmente este es el listado “Algún Día” de cosas que tienes pendientes por hacer. Yo lo empleo como un listado de cosas que tengo que hacer pero NO esta semana. Me sirve como un listado de incubación que reviso cada 3 semanas y descubro que hay tareas que considero ya no importantes hacer y por tanto las saco de la lista.

• Solo quiero ver las tareas prioritarias y agendadas para hoy. Soy un gran fan del papel pero este es uno de los inconvenientes que tiene el empleo de papel: si hay cambios en tu planificación o cambias de prioridad tareas frecuentemente, tu papel se convierte en un listado caótico de cosas tachadas. La solución es emplear una aplicación informática de productividad como pueden ser Remember the Milk, Facilethings, Evernote, Wunderlist o Toodledo. En una app informática puedo ponerle una fecha de recuerdo que solo me muestra una actividad a partir de la fecha que yo he señalado. Yo uso Toodledo y solo me muestra lo que quiero ver: actividades atrasadas, las actividades de hoy y las de mañana. Y las actividades con alta prioridad. No necesito mas.

• Marca el tiempo y energía estimado que te va a llevar una tarea. De un vistazo puedo ver las tareas que puedo hacer en el tiempo del que dispongo. Lo mismo para mi nivel de energía.

• Describe claramente en qué consiste la tarea. Es habitual que describamos pobremente la tarea en un momento y al cabo de semanas no tengamos claro cual era el verdadero motivo de incluirlo en el listado.

• El listado de tareas es mi mapa del rumbo que va a llevar mi día. Quiero tener claro cuales son mis 3 ó 4 tareas más importantes del día (TMI)

De igual forma, acorto mi listado de:

• Tareas de Tiempo de Tránsito.
• Tareas rápidas-cortas de imprevistos.
• Tareas divertidas.
• Tareas Personales.
• Labores de casa.

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Otras entradas en el blog «La Parcela de Antonio» de Listas de Tareas:

• «Un listado de Imprevistos». Describe como a lo largo de mi día se llena mi Listado Rápido de tareas.
• «Prioriza: Hazte con un buen LISTADO To-Do Diario». De entre todas tus tareas pendientes, te ayuda a seleccionar las más importantes (TMIs).

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Pero es importante que el método de Productividad que empleéis no os aparte de «hacer» cosas. Si os hacéis con un buen listado ToDo ya tenéis gran parte del trabajo del día hecho porque no tendrás que perder ni tiempo ni energía en decidir en cada momento a lo que te vas a dedicar en las horas siguientes.

Que tengáis buena semana. Productiva, Feliz y variada (que la rutina sólo sea de hábitos y no de monotonía).

Un Repaso de GTD en 13 webs.

Iniciarse en GTD o en Productividad Personal. Os voy a hacer pasar por, algunas, de las 13 mejores webs de productividad. Y 13 personas tras ellas. Todas estas webs son buenas pero no están todas.

Vamos a hacer un intensivo, un rápido, un fast track de GTD y Productividad. Para iniciarse en GTD…. y continuar.

Os facilito una serie de artículos que son de una calidad para mí impresionante. Leerse el libro de David Allen puede resultar aburrido para algunos pero ¿el leerse estos artículos? Gozareis.

1 – Iniciarte.

Lo primero es informarse qué es esto de GTD.

@bertop: Sistema GTD explicado cada uno de los 5 pasos y con ejemplos prácticos.

2 – Pensar si tienes ganas de meterte en Productividad.

@DanielGrifol: La motivación tiene que estar dentro de ti.

3 – Y comprometerte.

Ser productivo tiene un precio, ¿estás dispuesto a comprometerte?

@JeronimoSanchez: Tener disciplina y compromiso.

4 – Hacerte con el material imprescindible de Papel y Lápiz.

Solo los iniciados usan alguna aplicación informática. Yo considero importante iniciarse solo con papel y lápiz para coger la técnica de “como” apuntar notas. Os va a ser de gran utilidad para apuntar más adelante en vuestros móviles u ordenadores las tareas. Así distinguiréis qué tareas son importantes y cuales no merecen la pena apuntar, adquiriréis el hábito de soltar todo de vuestra mente (que siempre será mucho más fácil apuntarlo en papel que tirar por ejemplo de una aplicación en el móvil).

@ElCanasto: 9 razones para usar papel y lápiz

 5 – Recopilar y Procesar.

Después de seleccionar vuestras “bandejas de entrada” o “cestos”:

• • Hay que guardar todo lo que te interese fuera de tu cabeza. “La mente es buena para pensar pero pésima como agenda”.
  • Las bandejas de entrada tienen que ser las menos posibles.
  • Vaciar estas bandejas de entrada de forma regular.

@Marladif: Procesar en GTD.

6 – Organizar.

Tienes que contar con un Sistema de Organización fiable.

@JordiFortunyBad: Los 3 requisitos que debe cumplir un sistema de archivo.

7 – Revisar.

Realizar regularmente revisiones de tu sistema para cuestionar como van tus tareas.

@OptimaInfinito: La importancia de la revisión semanal.

8 – Tener una serie de actividades que te mantengan productivo.

Del tipo de cuando usar la técnica Pomodoro, como evitar las interrupciones o cuando procrastinar.

@DavidTorne: Sistemas y Técnicas de Productividad

9 – Planificarte.

Del listado de cosas por hacer, decidir a qué te vas a dedicar y asignarle un tiempo.

@iago_fraga_tdo: La diferencia entre Planificar y Programar tareas.

10 – Y Priorizar.

@ajmasia: “Priorizar significa tomar la mejor decisión en cada momento”.

11 – Escucha a los que se iniciaron en Productividad antes que tú.

No se puede aprender sin escuchar y adaptar lo aprendido para coger lo que nos es útil. Lo de Personal que tiene la Productividad es para señalar que sólo es válido lo que a ti te funciona. Sin reglas prefijadas.

@Albarbero & @FacileThings: Conocer GTD para saber las mejoras que puede hacer a tu vida.

12.- Y tu vida cambiará.

Vas a interiorizar hábitos que, voluntariamente, te van a obligar a hacer cambios en tu entorno hasta provocar cambios en ti.

Llegará un momento en que adoptarás hábitos de sueño, de alimentación, de realizar ejercicio, de diseñar rincones en tu hogar para transformarlos en más útiles y confortables;  las viejas palabras Orden, Organización, hacer tu vida más simple o minimalismo adquirirán nuevos conceptos. Tu vida y el empleo del tiempo habrá cambiado.

@OmarBlogAR: Hábitos productivos que mejoran tu vida.

13 – Y os tocará explicar qué es esto de GTD.

Habéis adquirido una serie de hábitos nuevos que a la gente de vuestro alrededor le sorprenderá. Os tocará explicar que es esto de GTD. Buena suerte… la necesitas.

@alejandrovazque: GTD está entre la autoayuda y la Virgen de Lourdes.

¿Os he dicho que no están en este artículo recogidas todas las webs de Productividad que me parecen importantes su lectura? Un momento, ¿no recordáis si os lo he dicho? ¡Veis como la mente no es buena recordando cosas! Empezad con GTD ya.

Ahora es cuando pido que si os ha gustado este artículo fresco de verano me lo compartáis en las redes sociales o me pongáis algún comentario porque ¿no seréis capaces de haberos leído el artículo completo y después dejar la página sin dejar rastro? ¿eres de verdad capaz?

[Imagen: pierre pouliquin via photopin cc]

Productividad para Familias (III): El Jefe no es de la Familia.

Productividad para Familias:

» I  – Cuestionarse todo.

» II – Tus Prioridades.

» III – El jefe no es de la Familia.

Decíamos en el artículo anterior que una vez establecidas cuáles son tus prioridades es importante tenerlas presentes en todo momento para centrarte y no apartarte de ellas ante la presencia de nuevas tareas.

En los tiempos que vivimos en los que es tan fácil estar continuamente comunicados con nuestra oficina a través de tablets, portátil, teléfono,… tenemos la tentación de no separar las tareas que son personales y las que son de trabajo. Se acuñó hasta el término de “omnidisponibilidad” en aquellos trabajos que por su característica podían estar continuamente queriendo contactar contigo.

También hablamos de  diferenciar los distintos roles que jugamos en casa y en la oficina, con nuestra familia y con nuestros compañeros. Esto es, nos hemos comprometido que el tiempo que estoy con la familia es únicamente para la familia y que si ha sido necesario llevarse algo de trabajo a casa, lo hacemos nada más llegar a casa para olvidarte del trabajo y ponerte en “modo familiar”. Ya hemos interiorizado esta idea y la hemos hecho nuestra.

La omnidisponibilidad no asegura una jornada “común” de 40 horas. Existen dos países europeos en las que se hicieron leyes para asegurar la “salud laboral y mental» del trabajador. Primero fue Alemania (noticia de Telegraph) y después en Francia (noticia iProfesional) donde se prohibía atender dispositivos que te conectaran al trabajo. Ni llamadas telefónicas, ni SMS, ni WhatsApp, ni correos electrónicos… ni en el ordenador, ni en el móvil ni en la tablet. A las 18:00 horas el trabajo tiene prohibido inmiscuirse en la vida privada del empleado. Es una manera legal de evitar que el trabajador se queme (¿te interesa el tema del «trabajador quemado»?, te dejo un enlace a una monografía de burn-out)

En mi caso ha habido días que he hecho más trabajo efectivo en mi casa tras finalizar mi jornada que en la misma oficina. Recomiendo ver el vídeo «¿Por qué no se trabaja en el trabajo?» del artículo de Productividad.

Hemos tomado medidas para dedicar nuestro tiempo libre (recordemos, tiempo no laboral) a la familia pero ¿qué hacer cuando nos interrumpen factores externos: compañeros, el propio jefe, correos de rápida respuesta o notificaciones en el móvil?

La solución no es complicada, es más fácil de lo que parece. La solución pasa por “educar” a tus compañeros de empresa y jefe que tras la salida del trabajo solo contactaremos entre nosotros si hay verdadera urgencia. De igual forma, hice con mis familiares y amigos: les “eduqué” para que esperaran a mi horario no laboral para todas esas cosas que no urgen o no son importantes. Pues toca “educar” a la gente que te rodea para respetar tus horarios (al igual que tú también te debes acostumbrar a no interrumpir a otros y esperarte a mañana para que resuelvan tus dudas “tan urgentes”).

× Razones para que tu prioridad sea la FAMILIA:

Las razones para dejar tu oficina tras la jornada laboral son muchas:

• Sé consciente que tienes tanto trabajo pendiente que si estuvieras 16 horas en la oficina, éste trabajo pendiente llenaría tus 16 horas de trabajo (Aquí puedes leer un artículo de El Canasto de cómo la práctica con GTD te puede ayudar).
• No es habitual que todos los días haya una emergencia que te obligue a quedarte también hoy. El quedarse unas horas más en la oficina puede dar la imagen que eres un profesional no capaz de sacar tu trabajo en el horario habitual como hacen el resto de tus compañeros (a reflexionar).
• Asertividad: decir “No”. Ante cualquier ofrecimiento que te hagan d llevar más trabajo, plantéate honestamente si vas a ser capaz de asumirlo o te va a tocar decir “No” con firmeza si no te quieres ver forzado a echar más horas.
• Consigue hacerte un horario flexible. Acorde a tus horarios y a los de tu familia. A la mayoría de las empresas le importan los resultados no el que tú hagas más horas a la semana. Si hablas con los recursos humanos o con tu jefe es posible que no te pongan pega a adaptar tus horarios. Si pides las tardes del martes libre porque quieres acompañar a tu hijo a los partidos de fútbol, puede que no te pongan pegas en recuperar esas horas durante la semana o en trabajar el viernes por la tarde.
• Haz piña con el resto de compañeros para adaptar vuestros horarios y hacerlos mas flexibles para que todo el mundo salga beneficiado sin que repercuta en dejar el trabajos pendientes. Te sorprenderá que el primer empleado que tome esta opción tendrá multitud de seguidores.
• Omnipresencia puede ser tu amiga. Puedes optar a salir más pronto del trabajo si te comprometes a estar localizable por teléfono para el resto de empleados.

Y lo más importante: Descanso y Descanso. Tu cerebro es una máquina que necesita ocuparse por un tiempo a otras tareas como un ordenador necesita liberar  procesos antes de que sea necesario reiniciarlo.

× Razones para que tu prioridad sea la OFICINA:

• En ella te sientes una persona importante y valorada.
• Es más descansado estar en la oficina que con tu familia que te exige hacer la compra, leer cuentos a los niños, etc.
• Demuestras a la empresa y a compañeros que eres una persona comprometida y que renuncias a la familia porque para ti la empresa es importante.
• No tienes familia ni tienes vida social.
• Internet es más rápido en la oficina que en casa y, ¡tienes tantas cosas que consultar!

Con esta termina la serie de 3 entradas sobre la Productividad cuando te encuentras en familia. Si no tienes familia lo puedes sustituir por lo más prioritario para ti, por aquella actividad que no te gusta perder ni aplazar.

Si te ha gustado este artículo, demuéstralo compartiéndolo y haciendo partícipe a otros que te ha gustado. O también puedes poner un comentario más abajo que yo me alegrar de leeros y de saber otras opiniones. Buena semana. Disfrutad…….

 

[ photo credit: ((carola)) via photopin cc ]

Productividad para Familias (II): Tus prioridades.

Productividad para Familias:

» I   – Cuestionarse todo.

» II  – Tus Prioridades.

» III – El Jefe no es de la Familia.

Hay dos características en las personas altamente Productivas que llaman mi atención:

• La capacidad de mantenerse concentradas, con la atención plena puesta en el foco, durante mucho tiempo.
• La “casualidad” de rodearse de gente que les apoya y complementa. De colaboradores y pareja  dignos de envidia.

Sobre mantener el foco,  tener atención en la tarea que estás emprendiendo, hay mucha literatura escrita sobre ello y poco puedo aportar pero fijaros en la concentración que son capaces de conseguir las personas productivas y el largo espacio de tiempo que pueden estar trabajando sin distraerse o buscando excusas..

De lo que creo que no se habla suficiente es de la gente que rodea a la persona productiva y, en algunos casos, también de la gente que rodea a quien ha conseguido éxito en sus vidas. Son parejas que no deben por qué saber nada de nuestra productividad pero que nos complementan y negocian bien con nosotros permitiéndonos una mejor organización.

La familia, de tus primeras prioridades, ¿o no?

Todos los que apostamos por la Productividad Personal hemos tratado de convencer a nuestro alrededor de las excelencias que tiene el aplicarla a todas las facetas de nuestra vida y hemos sucumbido, en muchas ocasiones, al intentar explicar en qué consiste el tema. Generalmente detrás de una persona productiva suele haber  un hombre o mujer que le permite sus “excentricidades”. Se trata de aquella persona que complementa tus horarios para cuidar de los niños. Si asumes que tu prioridad es cuidar de los niños, adaptas tus horarios con los de tu pareja para el cuidado de los niños. Esto es, si has decidido que el cuidado y el estar con tus hijos son tareas importantes, que sí es prioritario, lo harás por encima de otras actividades. La más frecuente sería al terminar la jornada de trabajo estar tentado a salir una hora más tarde para finalizar algún tema profesional o asistir a alguna reunión y debas elegir entre quedarte en la oficina o acudir a casa con tus hijos. ¿No habéis tenido nunca la tentación de llamar (y asumir) que tu pareja siempre estará disponible para el cuidado de sus, también, hijos? Seguro que esto es alta causa de separación. Si no tener claras tus prioridades choca con ser productivo, el organizarse mal y asumir que tienes un compañero, un socio, un partner o una pareja que va a asumir “obligatoriamente” lo que tú no has sido capaz de planificar me parece un grave error.  Me refiero a esa persona ajena a nuestro trabajo que es compañero. Con él hay que hacer equipo y trabajar y razonar como tal.

Pero, ¿tengo que elegir entre trabajo o familia?

Muchos de vosotros pensaréis que ante la disyuntiva de tener que elegir entre familia o trabajo (que es lo que hace llevar el dinero a casa y pagar las facturas) es más pragmático elegir el trabajo. Error. Principalmente porque elimina el orden, el equilibrio entre tu vida personal y profesional.

Si de verdad deseamos Conciliación Laboral no debemos tratar solo con los Recursos Humanos de la empresa para “alternar” vida y profesión sino que deber partir de nosotros el diferenciar bien ambas actividades y complementarlas y aunque poseamos actitudes profesionales buenas como ser buen gestor, empático o excepcional administrador, ese rol «profesional» con nuestros seres queridos, deja de ser válido en nuestro hogar.

Estando en casa debemos ponernos en el chip familiar olvidando toda tarea que nos recuerde al trabajo, el evitar echar un vistazo al correo o el “educar” a tus compañeros para que no te llamen al móvil en tu tiempo de descanso. Yo os recomendaría que si os marcháis del trabajo con algo pendiente por hacer lo hagáis inmediatamente nada más entrar en casa: de esta forma te lo quitarás de en medio  y ya no tienes excusa para liberar tu mente del trabajo y pasar a ponerte en “modo familiar”.

¿Y que pasa cuando tu familia se encuentra sin pareja o compañero? Cada vez abundan más las familias monoparentales  de solteros, separados, divorciados, viudos. Pues no pasa nada, tu familia es mas pequeña al tener un miembro menos pero la “prioridad familia” es igual de importante. Tendrás que adoptar nuevos hábitos para el cuidado de niños o mayores a base de pedir ayuda a familiares que te echen una mano, personas que las atienda por un pago de dinero, a vecinos a los que puedas recurrir en caso extraordinario que te tengas que acercar más tarde por tu casa,… Puede que sea más difícil para las familias monoparentales hacerse con la planificación del hogar por ejemplo con niños pero, si le preguntáis a algún miembro de una “pareja ideal” a lo mejor hasta os envidia. 😉

En resumen, ¿tienes niños que atender? Pues a aplicar la máxima de productividad “si hay que hacerlo, hazlo ya”.

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[photo credit: Jose Téllez via photopin cc]

Productividad para Familias (I): Cuestionarse todo.

Inicio  una serie de post sobre los cambios que se generan en tu vida al aplicar Productividad en ti y en tu entorno. Serán una serie de divagaciones, y algún que otro delirio, de como yo la vivo, la sufro y me enorgullezco de aplicarlo por los beneficios que me aporta. Aprovecho también estas líneas para pedir disculpas de antemano por el proselitismo que pueda hacer: no busco seguidores, busco hacer convencidos.

 

Productividad para Familias:

» I     – Cuestionarse todo.

» II   – Tus Prioridades.

» III – El Jefe no es de la Familia.

Nos ha tocado vivir en un tiempo en el que la rapidez con la que suceden las cosas y la competitividad que exige estar a la altura de tus semejantes, en lo personal y profesional, se torna verdaderamente difícil.

Fijaros cuanta gente anda por los transportes, las calles y la oficina con excesiva prisa y, peor aún, con estrés. Hay gran cantidad de gente que sufre la pena del estrés no por debilidad física sino porque sus circunstancias así lo requieren. Hay gente con este mal pero también entre nosotros hay una serie de gente que parece inmune a esta sobrecarga de trabajo y al cumplir puntualmente con sus deberes en lo personal (las características de las personas productivas las podéis encontrar pinchando en  [Personas Productivas])

Yo ya os he contado como con 25 años y después de haber desembarcado hace poco en el mundo empresarial noté que el “trabajo” no podía ser sólo la maldición de “te ganarás el pan con el sudor de tu frente” y de ser capaz de gestionar múltiples tareas a la vez y rapidito para ponerte con otras tareas nuevas. Yo, una persona considerada buen trabajador, no podía estar con gran cantidad de tareas-sin-hacer y estresado como si de vulgar bróker de bolsa se tratara (conóceme en ese estado caótico pinchando en [¿Quien Soy?])

La Productividad Personal me ha permitido hacer las cosas importantes en menos tiempo del que antes le dedicaba.

Me ha permitido:

• Seleccionar las tareas para mí mas prioritarias,
• Hacer en un mismo plazo de tiempo, más de estas tareas prioritarias.
• Y hacer cada una de estas tareas prioritarias en menor tiempo de la forma:
  • aprovechando mis tiempos de máxima energía,
  • ausentándome física o mentalmente, en mi lugar de trabajo.
  • minimizando mis interrupciones y ladrones de tiempo.
• Disfrutar del tiempo libre de descanso sin “tentarme” a emplearlo en hacer más tareas.

Pero por encima de todo me ha permitido diseñar una carrera profesional orientada a lo que me quiero dedicar (mas o menos, no quiero engañaros: las circunstancias y los vaivenes que da la vida son los que marcan tus necesidades primarias) y a una vida personal más completa al disfrutar de mis aficiones, mi familia y amigos y de tiempo de descanso

Hace algún tiempo hice un recuento de a qué dedicaba mi tiempo en las 8 horas de oficina que hago cada día y me sorprendí de la gran cantidad de tiempo diario que dedicaba a trabajar con el uso del mail o del teléfono (Los resultados de mi estudio los puedes leer pinchando en [La Aritmética de mi Productividad]): si quería hacerme más productivo tenía que pararme un momento a reflexionar qué herramientas, actitudes y hábitos podía escoger para ser más eficiente en el uso del correo o del teléfono.

Pues en la vida personal sucede lo mismo. Parece que una vez que salimos de la oficina ya solo disponemos de tiempo libre sin obligaciones y para poder holgazanear, pero es que resulta que tenemos también tareas:

• Ocuparse de los ascendientes o descendientes.
• Ocuparse de la pareja (peor aún si estás iniciando una relación o haciendo preparativos de boda!!!)
• Las tareas domésticas del hogar(decía mi madre, que era ama de casa, al finalizar el día: ”Me voy a sentar ya porque si más horas tiene el día más cosas tendría que hacer”)
• Ocuparse de uno mismo: realizar vida social, organizar las vacaciones, hacer deporte.

¿Y si aplicáramos Productividad Personal a nuestra vida en lo realmente Personal consiguiendo ser eficientes en conseguir dedicar nuestra mayoría de tiempo sólo en tareas fundamentales (aquellas que sirven a nuestros propósitos, a nuestras metas marcadas) y también poder realizar las tareas secundarias en un tiempo record?

 

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Miedos: El Despreocuparse como hábito de vida.

Hablaba la semana pasada que hay dos hábitos de vida que considero fundamentales retomar que son la reflexión y la despreocupación.

La reflexión nos permite planificar mejor nuestra vida al analizar y cuestionarnos si vamos en el rumbo correcto en todo momento (¿quieres leer el artículo «Reflexión es hábito de vida»?)

Las preocupaciones nos vienen por:

a.- Una novedad que te inquieta porque te saca de tu zona de confort, esa zona conocida y familiar donde ya tenemos la vida hecha y que podemos permanecer en ella durante meses. Que en nuestra casa se salga la lavadora nos puede producir un «grave» problema a salvar

El doctor psiquiatra Hannibal Lecter nos enseñaba «Empezamos a codiciar lo que vemos cada día». Cierto. También nos preocupa lo que nos hace salir de la normalidad aunque sea un pequeñez como que el niño se ponga malo con fiebre.

b.- El miedo. Hay personas que están empezando a sentir miedo por todo. Ayer escuché en el noticiario que ya está siendo un problema en la educación de los niños la sobreprotección de los padres al «detectar»  fuentes de peligro donde no las hay.(Vídeo de @antena3com: Sobreproteger a los hijos puede provocarles problemas psicológicos)

Estamos programados para sentir miedo en situaciones reales de peligro, el problema es que ahora sentimos miedo irracional ante situaciones que no nos va a ocasionar ningún peligro real y nuestra mente actúa en consecuencia para protegernos con estrés y ansiedad.(¿Quieres leer el artículo «¿Eres capaz de reconocer tu estrés?«)

Estas preocupaciones desaparecerán cuando nos acostumbramos a ellas.

Aparece en «Inteligencia Emocional», de Daniel Goleman, la investigación que nuestra inteligencia se bloquea cuando sentimos miedo.

Con esto no quiero decir que haya miedos que nos provoquen preocupaciones innecesarias pero reflexiona de cuantas cosas nos preocupamos sin que sucedan, de cuantas cosas tenemos miedo y ya una vez pasadas hemos comprobado que no eran para tanto y que era inútil el tiempo dedicado a esta preocupación. Se trata de ese tipo de miedo del que la posibilidad de que se de escapa de nuestro control y en ocasiones, con poca probabilidad de que suceda: os parece un miedo «racional» preocuparse por que te muerda un tiburón o que se caiga tu tejado por el peso de la nieve. ¿No os parece poco probable que suceda?. Puedo entender el miedo a realizar una presentación ante tu cliente y jefe pero, ¿sentir miedo porque el portátil explote precisamente el día de la presentación?. Poco probable, ¿verdad?

Os estoy hablando de ese miedo del cual el que suceda (o no) escapa de nuestras acciones: que el avión se estrelle, que estando en un país extranjero empiece una huelga de pilotos y te quedes «tirado» en el aeropuerto, que un familiar tenga un grave problema de salud, etc. Si el problema no depende de nuestro control entonces ¿para qué preocuparse?. Adquirimos este hábito de «amargarnos la vida» pensando que sucederán cosas poco probables o que escapan a nuestro control.

Luego tenemos la preocupación aplazada (procrastinada). Se trata de aquella preocupación que tenemos vagando por días en nuestra mente pero que nunca tratamos de realizar ninguna acción como si el no tratar el problema, éste fuera a solucionarse solo. Se trata de la estrategia del avestruz de esconder la cabeza para no ver el problema y que este no nos asalte a nosotros. Porque en este caso sí tienes control sobre la situación y el no hacer algo para resolverlo sólo es no tachar de tu mente el problema con lo que inevitablemente continuarás preocupado.

Resumen,

1. Si ya de por sí estamos preocupados con las cosas que nos suceden todos los días, aumentamos el número de preocupaciones con asuntos que escapan de nuestro control el interceder para resolverlos. Debemos deshacernos de preocupaciones (muchas veces supuestas preocupaciones).
2. Reflexiona de cuantas cosas nos preocupamos sin que sucedan, de cuantas cosas tenemos miedo y ya una vez pasadas hemos comprobado que no eran para tanto y que era inútil el tiempo dedicada a esta preocupación.
3. La mente tiene una capacidad que ante situaciones desconocidas siempre se pone en la peor de las situaciones.

La práctica de la reflexión y el hábito entrenable de no preocuparse innecesariamente nos hará conseguir una mente más ordenada al estar libre de usarla en procesos secundarios que mantienen nuestra mente ocupada. ¿No aspiramos a mantener la mente calmada como el agua? Reflexión y Despreocupación nos ayudará a conseguirlo.

[photo credit: Landahlauts Antífama via photopin cc]